如何和家人用 Evernote 溝通合作,7年累積的案例經驗談



最近幾次的 Evernote 課程、時間管理課程,遇到愈來愈多組夫妻檔學員,常常是其中一人聽過課程後,下一次邀請另一半一起前來。

上個周末的 Evernote 子彈筆記課程,就遇到一對組合,是家族的哥哥、弟弟,以及哥哥的老婆一起來上課,他們說希望能夠產生一種對時間管理、工具運用的共識,朝著家族共同的目標努力。

確實,在這幾年來,我的時間管理方法,以及 Evernote 上的運用,是無法脫離家人而存在的。甚至可以說,因為是與家人一起運用,所以讓這些方法與工具,產生了加成的效果。




老婆用 Evernote 解決什麼問題?


也因為上個週末遇到的家族學員,讓我興起回顧一下這幾年,到底是如何和老婆一起運用 Evernote 的過程。

老婆目前也是 Evernote 的重度使用者,最近我問了她的心得,她說主要是工作上可以幫她彙整許多雜亂資料(她的工作需要整理許多紙本文件、電子郵件、報價文件,也有許多產品照片,以處理客戶問題、大量會議、大量電話為主),整理成一則一則任務筆記後,這樣無論是老闆、客戶隨時需要什麼資料,她都能快速找到,並且不混亂。

我記得結婚前約會的時候,通常還是我自己做旅遊筆記,有時分享給老婆參考而已。

老婆和我開始共用 Evernote,並且她也開始深入使用的契機,是我們要「準備婚禮」的 2014 年那幾個月。

共用筆記的操作教學,可參考:「進擊的 Evernote 協作平台:免費版共用記事本無限制!」。




和家人共用的契機:準備婚禮


那時候為了婚禮,有大量的瑣事、資料需要彼此共用,像是老婆去談到的喜帖資料,我去預約的婚攝資料等等,因為分工合作,所以彼此有大量的資訊要交換。而 Evernote 就成了我們交換資訊的好地方。





另外,我建立了一則「婚禮待辦清單」的專案筆記,把上述雜七雜八的瑣事資料,用記事連結,連到「婚禮待辦清單」的專案筆記,並且排出每個月的行動清單。

那一次處理先天雜亂專案的經驗,也確立了我用專案目錄管理整個專案流程的固定用法。(教學:Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法




那時候,這個整理方式,真的幫助我們:

  • 節省整理時間。
  • 不漏掉關鍵步驟。
  • 隨時都能找到資料。

也讓整個婚禮籌辦的流程沒有太多的壓力與焦慮。





在大大小小的有趣旅行中,慢慢變成習慣:


因為經歷過在婚禮專案中,透過 Evernote 一起合作的效率,

後來組成家庭後,各式各樣的旅行專案,我們也開始習慣用 Evernote 共用筆記來規劃。

一起收集旅遊地點,剪貼各種機票、訂房資料,老婆列出購物清單,我排出行程表,這些已經是我們每次長途旅行固定的合作流程。






彙整繁雜資料、統整共同目標:


老婆與我開始意識到,有些類型的專案,很適合透過 Evernote 共用管理:

  • 資料很龐雜,但需要家人一起收集、共用時。
  • 有共同的長期目標,想要持續溝通合作時。

當這些「大事」降臨我們家,我們就會開設一個共用記事本,來開始進行這件大事的合作,例如:





目前這樣的合作都很愉快,我們的分工也很明確:

  • 主要的整理者還是我,我會去統整任務筆記,並排出有邏輯的專案目錄。
  • 老婆會把自己需要的資料丟進共用記事本,再由我整理。
  • 老婆則可以在共用記事本中,查找不同家庭專案裡的資料。

例如家裡某個家電出問題,老婆會去我們的裝修記事本中搜尋,找到家電筆記,裡面會有說明書、使用經驗,或是師傅聯絡電話。(例如:實踐簡單但符合需要的生活物品整理系統,不需庫存目錄的方法





以「任務」為溝通討論單位:


除了這樣的大專案,許多生活中的小事,我們也習慣用 Evernote 來幫助溝通。

例如過年時,我整理了大掃除計畫表,用 Evernote的 workchat 傳給老婆,讓她可以同步調整。





我不太喜歡即時通的低效率溝通,東一句西一句討論其實很沒有效率,所以我會列出計畫筆記,直接把計畫分享給老婆討論,要修改就改在共用的計畫筆記上。

老婆也慢慢習慣這樣的方法,有時候她要交代事情給我,也是整理成一則筆記,筆記中有完整資料,直接分享給我。

這也變成我們專屬的溝通方式,現在生活中有什麼大小任務,老婆反而會直接問我:「你整理成任務筆記了嗎?」

她也不喜歡分散式的討論,因為聚焦、整理成任務筆記,才不會混亂,才節省時間,而且溝通更明確,不會一直原地打轉無法推進。

什麼是我這裡說的「聚焦的任務筆記」呢?簡單的說,就是一個要完成的具體成果,他的所有行動步驟、想法規劃、各種資料,都整理在一則筆記當中,用「這一則筆記」來溝通討論,最有效率。(可參考:如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單





家庭共用筆記的整理原則:


Evernote在這樣的共用中,也不是沒有缺點,「無法多人同時編輯同一則筆記」,是老婆和我覺得最大的缺點。

不過在家庭資料的收集、整理,並且大家都能方便找到, Evernote 則有很大的優勢。

七年來的使用,我們也建立了幾個關鍵的整理邏輯,讓這套合作溝通的系統更好用:

  • 以生活中的任務為核心,統整任務的碎片,幫助家人共享資料。
    • 例如我們有一則報稅任務筆記,統整每一年的報稅資料與流程。
    • 但絕對不是亂丟資料。
  • 以生活中的任務為單位,進行溝通,避免事情變得瑣碎混亂。
    • 例如一則幼兒園任務筆記,規劃要準備的物品清單、對學習的期待目標、註冊辦手續流程。
  • 凝聚生活中的大目標,利用共用記事本長期累積、長期追蹤管理。
    • 例如我們的「孩子成長日記」、「廚房料理專案」都是已經一起進行好幾年的記事本。
  • 共用記事本時,建立一則專案目錄筆記,方便索引整個目標的關鍵任務、流程與資料。




對我來說,Evernote 是我和老婆之間重要的溝通工具,在這裡面:

  • 有我們長期一起經營的家庭目標。
  • 有我們一起經歷的大大小小任務。
  • 以及是我們找到家庭資料的工具。
  • 也是我們平常溝通、傳遞任務的即時通。

我覺得這裡累積的溝通,比即時通更有力量。




如何說服家人一起共用?


也有些朋友、學員會問我,他們自己學會 Evernote 或某一套工具管理系統後,也很希望跟家人一起共用,我當年是如何引導老婆也跟我共用一套工具系統呢?

我反思自己的流程,大概是下面這幾個步驟:

  1. 我自己先能掌握 Evernote (或某個工具系統)解決問題。
  2. 透過解決共同問題時,先分享自己解決的結果,讓對方也能快速解決。
    1. 例如一開始,我都是共用單則整理好的旅行筆記給老婆直接使用。
  3. 遇到一個困難的大專案,就是一個契機,可以開始導入共用系統的練習。
    1. 例如對我來說,當年婚禮專案,就是我們開始共用的契機。
    2. 我遇過很多學員,會在懷孕、新家裝修專案上,開始共用的契機。
  4. 先設定家庭目標,然後以目標為導向來共用工具。
    1. 為了解決育兒問題,所以我們共用記事本,並建立系統。而不是單純用來收集一些育兒資訊而已。
    2. 可參考:如何跟家人一起做好家庭時間管理?

分享這樣的經驗,給大家參考。

當然,能夠遇到願意和我一起使用同樣的管理方法、工具的家人,同樣是十分幸運的事。但這裡面也一定有一些我們自己可以努力促成的地方。

這篇文章是工具的運用,背後的心法,則歡迎參考我的新書《時間管理的30道難題》,裡面也提到了許多從個人到家庭,不同階段的管理任務的挑戰,以及我的解決之道。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何和家人用 Evernote 溝通合作,7年累積的案例經驗談

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