如何和家人用 Evernote 溝通合作，7年累積的案例經驗談

最近幾次的 Evernote 課程、時間管理課程，遇到愈來愈多組夫妻檔學員，常常是其中一人聽過課程後，下一次邀請另一半一起前來。

上個周末的 Evernote 子彈筆記課程，就遇到一對組合，是家族的哥哥、弟弟，以及哥哥的老婆一起來上課，他們說希望能夠產生一種對時間管理、工具運用的共識，朝著家族共同的目標努力。

確實，在這幾年來，我的時間管理方法，以及 Evernote 上的運用，是無法脫離家人而存在的。甚至可以說，因為是與家人一起運用，所以讓這些方法與工具，產生了加成的效果。

老婆用 Evernote 解決什麼問題？

也因為上個週末遇到的家族學員，讓我興起回顧一下這幾年，到底是如何和老婆一起運用 Evernote 的過程。

老婆目前也是 Evernote 的重度使用者，最近我問了她的心得，她說主要是工作上可以幫她彙整許多雜亂資料（她的工作需要整理許多紙本文件、電子郵件、報價文件，也有許多產品照片，以處理客戶問題、大量會議、大量電話為主），整理成一則一則任務筆記後，這樣無論是老闆、客戶隨時需要什麼資料，她都能快速找到，並且不混亂。

我記得結婚前約會的時候，通常還是我自己做旅遊筆記，有時分享給老婆參考而已。

老婆和我開始共用 Evernote，並且她也開始深入使用的契機，是我們要「準備婚禮」的 2014 年那幾個月。

共用筆記的操作教學，可參考：「進擊的 Evernote 協作平台：免費版共用記事本無限制！」。

和家人共用的契機：準備婚禮

那時候為了婚禮，有大量的瑣事、資料需要彼此共用，像是老婆去談到的喜帖資料，我去預約的婚攝資料等等，因為分工合作，所以彼此有大量的資訊要交換。而 Evernote 就成了我們交換資訊的好地方。

• 郵件，可以擷取到筆記。（教學：Evernote for Gmail 內建外掛，在手機也能擷取郵件與插入筆記）
• 合約單據，可以掃描到筆記。（教學：我如何用 Evernote 高效率整理紙張資料庫？6 種整理邏輯建議）
• 網路上找到的各種婚禮資料，可以擷取到筆記。（教學：關於 Evernote 網頁擷取的 9 條收集心法與教學）
• 儀式流程、開銷統計等等，也可以用一則一則筆記管理。

另外，我建立了一則「婚禮待辦清單」的專案筆記，把上述雜七雜八的瑣事資料，用記事連結，連到「婚禮待辦清單」的專案筆記，並且排出每個月的行動清單。

那一次處理先天雜亂專案的經驗，也確立了我用專案目錄管理整個專案流程的固定用法。（教學：Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法）

那時候，這個整理方式，真的幫助我們：

• 節省整理時間。
• 不漏掉關鍵步驟。
• 隨時都能找到資料。

也讓整個婚禮籌辦的流程沒有太多的壓力與焦慮。

完整的經驗教學，可以參考：「我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃？複雜專案輕鬆做的方法」。

在大大小小的有趣旅行中，慢慢變成習慣：

因為經歷過在婚禮專案中，透過 Evernote 一起合作的效率，

後來組成家庭後，各式各樣的旅行專案，我們也開始習慣用 Evernote 共用筆記來規劃。

一起收集旅遊地點，剪貼各種機票、訂房資料，老婆列出購物清單，我排出行程表，這些已經是我們每次長途旅行固定的合作流程。

可參考：「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略」。

彙整繁雜資料、統整共同目標：

老婆與我開始意識到，有些類型的專案，很適合透過 Evernote 共用管理：

• 資料很龐雜，但需要家人一起收集、共用時。
• 有共同的長期目標，想要持續溝通合作時。

當這些「大事」降臨我們家，我們就會開設一個共用記事本，來開始進行這件大事的合作，例如：

• 老婆懷胎10月的過程（不過我沒有把這個案例寫到部落格中，因為裡面有太多隱私資料）
• 裝潢新家、搬家的過程（如何用 Evernote 完成高效率搬家計畫？我的真實案例分享）
• 孩子的成長過程（我和老婆如何共用 Evernote 建立新手育兒合作筆記本）
• 我們決定減少外食，開始家庭料理、烘焙專案（如何整理學習筆記系統？不是堆積資料心得，5年食譜筆記為例）

目前這樣的合作都很愉快，我們的分工也很明確：

• 主要的整理者還是我，我會去統整任務筆記，並排出有邏輯的專案目錄。
• 老婆會把自己需要的資料丟進共用記事本，再由我整理。
• 老婆則可以在共用記事本中，查找不同家庭專案裡的資料。

例如家裡某個家電出問題，老婆會去我們的裝修記事本中搜尋，找到家電筆記，裡面會有說明書、使用經驗，或是師傅聯絡電話。（例如：實踐簡單但符合需要的生活物品整理系統，不需庫存目錄的方法）

以「任務」為溝通討論單位：

除了這樣的大專案，許多生活中的小事，我們也習慣用 Evernote 來幫助溝通。

例如過年時，我整理了大掃除計畫表，用 Evernote的 workchat 傳給老婆，讓她可以同步調整。

我不太喜歡即時通的低效率溝通，東一句西一句討論其實很沒有效率，所以我會列出計畫筆記，直接把計畫分享給老婆討論，要修改就改在共用的計畫筆記上。

老婆也慢慢習慣這樣的方法，有時候她要交代事情給我，也是整理成一則筆記，筆記中有完整資料，直接分享給我。

這也變成我們專屬的溝通方式，現在生活中有什麼大小任務，老婆反而會直接問我：「你整理成任務筆記了嗎？」

她也不喜歡分散式的討論，因為聚焦、整理成任務筆記，才不會混亂，才節省時間，而且溝通更明確，不會一直原地打轉無法推進。

什麼是我這裡說的「聚焦的任務筆記」呢？簡單的說，就是一個要完成的具體成果，他的所有行動步驟、想法規劃、各種資料，都整理在一則筆記當中，用「這一則筆記」來溝通討論，最有效率。（可參考：如何讓筆記本不是散亂流水帳？先專案、改任務、後行動清單）

家庭共用筆記的整理原則：

Evernote在這樣的共用中，也不是沒有缺點，「無法多人同時編輯同一則筆記」，是老婆和我覺得最大的缺點。

不過在家庭資料的收集、整理，並且大家都能方便找到， Evernote 則有很大的優勢。

七年來的使用，我們也建立了幾個關鍵的整理邏輯，讓這套合作溝通的系統更好用：

• 以生活中的任務為核心，統整任務的碎片，幫助家人共享資料。
• 例如我們有一則報稅任務筆記，統整每一年的報稅資料與流程。
• 但絕對不是亂丟資料。
• 以生活中的任務為單位，進行溝通，避免事情變得瑣碎混亂。
• 例如一則幼兒園任務筆記，規劃要準備的物品清單、對學習的期待目標、註冊辦手續流程。
• 凝聚生活中的大目標，利用共用記事本長期累積、長期追蹤管理。
• 例如我們的「孩子成長日記」、「廚房料理專案」都是已經一起進行好幾年的記事本。
• 共用記事本時，建立一則專案目錄筆記，方便索引整個目標的關鍵任務、流程與資料。

對我來說，Evernote 是我和老婆之間重要的溝通工具，在這裡面：

• 有我們長期一起經營的家庭目標。
• 有我們一起經歷的大大小小任務。
• 以及是我們找到家庭資料的工具。
• 也是我們平常溝通、傳遞任務的即時通。

我覺得這裡累積的溝通，比即時通更有力量。

如何說服家人一起共用？

也有些朋友、學員會問我，他們自己學會 Evernote 或某一套工具管理系統後，也很希望跟家人一起共用，我當年是如何引導老婆也跟我共用一套工具系統呢？

我反思自己的流程，大概是下面這幾個步驟：

1. 我自己先能掌握 Evernote （或某個工具系統）解決問題。
2. 透過解決共同問題時，先分享自己解決的結果，讓對方也能快速解決。
1. 例如一開始，我都是共用單則整理好的旅行筆記給老婆直接使用。
3. 遇到一個困難的大專案，就是一個契機，可以開始導入共用系統的練習。
1. 例如對我來說，當年婚禮專案，就是我們開始共用的契機。
2. 我遇過很多學員，會在懷孕、新家裝修專案上，開始共用的契機。
4. 先設定家庭目標，然後以目標為導向來共用工具。
1. 為了解決育兒問題，所以我們共用記事本，並建立系統。而不是單純用來收集一些育兒資訊而已。
2. 可參考：如何跟家人一起做好家庭時間管理？

分享這樣的經驗，給大家參考。

當然，能夠遇到願意和我一起使用同樣的管理方法、工具的家人，同樣是十分幸運的事。但這裡面也一定有一些我們自己可以努力促成的地方。

這篇文章是工具的運用，背後的心法，則歡迎參考我的新書《時間管理的30道難題》，裡面也提到了許多從個人到家庭，不同階段的管理任務的挑戰，以及我的解決之道。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：如何和家人用 Evernote 溝通合作，7年累積的案例經驗談）