[整理術-9] 最節省時間、不出錯、找得到的 4 個整理步驟
我常常會收到讀者關於「整理」的問題，可能是資料的整理，可能是筆記的整理，更多時候真正的問題核心在於人生怎麼整理。
一個好的整理系統，就是讓物品、資料、任務擺放在「有效的位置」，「需要的時候」可以「快速的取用」，甚至「不怕遺漏」。這是我們希望建立的整理方法。
我在「 Evernote 子彈筆記術（相關課程與書籍）」當中，也建立了一套這樣的整理邏輯，並在 Evernote 中用來整理專案、任務、資料，甚至也用來整理想法，還可以整理家居物品。後來我延伸到 Google 雲端硬碟上面的檔案整理，都採用相似的整理邏輯。
雖然我們都希望「整理好」，但整理畢竟不是我們的目的，如果我們很花時間整理，反而適得其反。
今天這篇文章，我就從自己的整理系統出發，來分享最節省時間的四個整理步驟。
- 第一個步驟：以用途為集中點（有效的位置）
- 第二個步驟：建立我們的使用邏輯順序（需要的時候）
- 第三個步驟：盡量隨手就整理（不怕遺漏）
- 第四個步驟：一個整理後的快速索引工具（快速取用）
1.建立有效位置：以「用途」為「集中點」
整理時常常會在如何分類花上許多時間，而太細碎的分類不僅整理時花時間，未來要找出來其實也要花上不少時間。更可能花了時間整理，以後反而找不到。
所以最節省時間的整理系統，第一個步驟，就是分類時以用途為集中點。
我在整理時會先確認用途，而不是直接去找收納的箱子。
- 分類的出發點，就是這個物品、資料，甚至人生想法，未來想要如何使用？
- 而確認用途後，相同用途的東西盡可能放在一起，就是建立集中點。
例如我在整理一份文件資料，我要去想的整理出發點，就是我要在什麼任務當中使用這份文件資料？這時候，這份文件資料的整理方式，就是想辦法去跟那個任務連結整理在一起。而「集中點」的意思，就是跟這個任務相關的所有資料，都集中在這個任務的同一個地方。
1.1「用途」是思考的關鍵
用途如何設定，是思考的關鍵。
例如我自己喜歡把各式各樣的紙本文件資料掃描，放進我在Evernote中的任務筆記當中（操作可參考：我如何用 Evernote 高效率整理紙張資料庫？6 種整理邏輯建議）。
但不是說明書歸一類、單據歸一類，這看起來也是用途，可是仔細想想，這種需求發生時，觸發點不是說明書本身，而是冷氣機發生什麼事的時候，除濕機發生什麼問題的時候，所以根據真實觸發的用途，所有冷氣機的說明書、單據都集中在一則「冷氣機未來問題解決筆記」中。
這就是以真實任務使用的為集中點的整理方式。第一個關鍵是以用途做分類，第二個關鍵是同一種用途的資料集中在這個用途的分類上。
這樣一來，以後我就不是去找資料。 而是當我自然要去執行那個任務的時候，打開這個用途，我就會看到原來這個任務（用途）有這麼多可以使用的相關資料。
1.2 問題一：一個東西有兩種用途
以用途為集中點可能會遇到兩個問題，第一個問題，如果一個東西有兩個用途怎麼辦？
在數位資料、文件裡面，例如 Evernote 可以用記事連結，把同一個資料連結到不同的任務筆記、用途集中點。
如果是Google雲端硬碟，最近也推出了捷徑的功能，這是一個很棒的功能，同樣的一個東西，如果有兩種、三種以上的用途，就用捷徑放進每一種用途的資料夾當中。（操作教學可參考：Google 雲端硬碟「新增捷徑」整理法，一個檔案分類多個位置）
現實世界的物品比較麻煩，我們就只能選擇頻率最高的用途，當作物品的分類集中點。
1.3 問題二：一個東西沒有用途
另外一個可能的問題是，如果以用途當做分類集中點，但是這個東西卻想不到用途的時候怎麼辦呢？
這時候有兩種解決辦法。
第一種解決辦法，一個沒有用途的東西，真的是我們需要收納的嗎？不是應該斷捨離的東西嗎？
第二種解決辦法，當然有一些東西是單純想收藏的。例如我想要收藏模型，不過收藏本身其實也是用途。或者有時候看到一些資料想要收集，因為有研究學習的目的，這時候研究學習的主題也是用途。有沒有根據這個用途設定集中點來分類整理呢？
2.需要的時候：建立使用邏輯順序
整理最怕的就是，後來忘記自己當初怎麼整理的？
這時候，如果整理可以建立一個自然的順序，而不是強制的分類，那麼這個自然的順序，就可以幫我們更不容易忘記，或是忘記時也可以自然找到需要的東西。
整理最有效的自然順序，就是在前面的用途集中點上，根據「使用的邏輯」來進行排序。
這樣子就不用特別記住怎麼整理的，因為使用的邏輯是依照自然順序發生的，我只要自然的使用，下一步就會拿到我需要的東西。
例如工作上的資料文件，它的邏輯順序就是專案的執行流程。一件事情有前後要去執行的步驟，如果一開始我的資料文件就可以用使用順序的邏輯去排序，那麼自然我在執行的過程中，一步一步做，自然就會看到下一步的資料在下一步的地方。我就不用特別的記住當時資料被分類在什麼哪裡。
實際的方法，就像是Evernote中，把資料、記事連結，照著專案與任務的執行順序排序，建立專案的目錄筆記。（實際操作可參考：Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法）
或者像是 Google 雲端硬碟，也可以建立一則目錄文件，把所有檔案連結到目錄文件，照著工作的使用順序排序。（操作可參考：如何分類整理 Google 雲端硬碟？不靠資料夾的五個整理技巧）
3.不怕遺漏：隨手就整理
拿到一份資料、一個東西需要分類，前面說的使用邏輯順序有時候也需要調整，但不要等到大掃除的時候再來整理，或是等到專案都進行到一半才要一鼓作氣整理。
因為「當下整理」，最節省時間。
為什麼？以後才要一鼓作氣整理會產生幾個問題：
- 忘記當時怎麼拿到這個東西？
- 為什麼拿到這個東西？
- 忘記這個東西有哪些用途？
- 忘記當時決定的使用順序？
於是以後才要整理，等於要花更多的腦力跟時間，去回想、去整理。而當累積很多東西、資料才要一次整理的時候，因為整理數量太龐大，更會被搞得昏頭轉向，也會承受很大的壓力，於是時間又會再被拉長。
盡量隨手整理，反而是最節省時間的。出現一份資料文件，當下就把它放進任務的集中點，放進使用邏輯順序的位置當中。當下拿到一個物品，就把它放進未來使用這類物品的集中櫃子。
如果能隨手把資料、東西，放進用途的集中點，插入使用邏輯順序的位置中。
以後我們甚至可以忘記自己拿過這個東西、拿過這個資料，因為他們都已經被放進有效的位置，到時候我們執行任務到了這個步驟的時候，自然就會看到他。
4.快速取用：準備一個索引工具
整理不是結束在整理好，而是要能快速取用才完整。
整理希望讓東西收納後可以暫時看不見，但要快速取用時卻又希望東西最好全部都看得見，兩者中間平衡的橋樑，就是索引工具。
那麼如何讓自己未來快速的找到那個東西呢？可以準備一個索引工具。例如我們把很多書裝進箱子，為了怕以後忘記，最好在紙箱上面貼一個索引表，寫下這個紙箱內有哪些關鍵的書籍。以後自己才不用每次都翻箱倒櫃的找東西。
或者可以利用數位工具來建立索引，像是 Evernote 的專案目錄，Google 雲端硬碟的目錄文件，就是一個索引工具，讓我們先看到索引表，就能按圖索驥找到需要的東西，比直接找那個東西更快。
事實上，我也會利用Evernote建立實體物品的索引工具，把收納的物品拍照，筆記下好關鍵字，把用途用標籤分類整理。到時候我要使用什麼用途，我要解決什麼需求的時候，可以在Evernote這個很大的物品索引資料庫當中：
- 先用標籤過濾出用途
- 接著下關鍵字搜尋
索引我需要的東西，快速找到他。（可參考：Evernote 家居收納整理方法一年後心得）
結論：
這就是可以幫自己建立一個看起來能快速找到東西，但是又最節省整理時間的四個步驟。
- 第一個步驟，我們不是在整理物品，而是在整理我們的用途，並且利用用途當作整理的集中點。
- 集中後的整理邏輯，就是使用順序的邏輯。根據使用順序來整理的時候，我們只要專注在使用，自然就會看到下一步所需要的東西。
- 要把一個東西放進他的使用邏輯順序當中，最好是隨手就整理。 因為隨手整理最節省時間。
- 最後如果擁有一個索引工具，不論是實體的標籤紙，還是數位的 Evernote，只要按圖索驥，我們就可以快速的找到我們需要的東西。
我在 2019 年的《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統》用同樣一套整理邏輯，來整理專案系統。
而在 2020 年即將出版的新書《時間管理的30道難題：為什麼列出待辦清單更拖延？幫你克服拖延、養成習慣、達成目標！》，其實許多人生問題與時間難題，同樣可以呼應這一套整理心法，為我們整理出人生的系統。
建立一個清晰、有效、方便的整理系統，可以幫助我們更容易使用東西，更快速的找到資料，更不怕遺漏關鍵內容，以及整理出人生的方向。好的整理系統是一個可以提升效率、真正具有生產力的系統。
有興趣的朋友可以一起搭配參考，我的整理術系列文章：
我想命個名：超．時間管理學
回覆刪除你覺得怎樣？
似乎沒有特別感覺XD
刪除作者名稱可以考慮更換正式些，不然會有種匿名者寫書，廉價感 :)
刪除這本新書，光看書名就想買來讀了，期待
感謝回饋^^
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