太多工具拖慢生產力?最精簡專注的3個「時間管理工具模組」



我們的待辦事項分散在太多地方(郵件、即時通、某個或某些個待辦清單軟體、某個或某些行事曆上,以及某本或某幾本筆記本上),往往導致時間管理難以執行,做事容易遺漏,或是覺得管理壓力很大。

確實,很多工具都很好用,各有特色,但也各有缺點,所以每個我都想用,或是想用不同工具處理不同任務。

但是,太多的生產力工具會造成一些「反時間管理需求」的結果:

  • 會有過多的通知
  • 會需要花更多時間整理
  • 會花時間搞定不同的整理邏輯
  • 需要花更多時間去確認分散的任務
  • 而依然很容易遺漏重要的事情

我們想要提升生產力,需要多少時間管理工具才夠呢?

最近看到一篇文章:「How Many Productivity Apps Do You Need?」,提出了很簡潔明瞭的想法「一種需求只要一種生產力工具」:

  • 如果我們需要在超過一個地方確認自己的待辦清單,那我們有太多待辦清單工具了。
  • 如果我們需要在超過一個地方確認行程與時間,我們有太多行事曆工具。
  • 如果我們不能記得自己筆記、資料放在哪裡,那我們有太多作筆記、放資料的地方。

從這樣的想法出發:

時間管理最精簡,最能帶來專注,同時提升生產力,只需要 3 個工具模組。

稱呼他們為「工具模組」,是因為他們不一定是三種工具,而是「三種整理的模式」。這三種模型有可能可以透過三種工具來管理,但也可能整合在同一個工具上。

例如許多有生產力的人,一本紙本筆記本,規畫得好,也可以同時具有這三種時間管理的工具模組,這樣一來,他們要管理時間、確認事情、執行下一步行動時,只要打開筆記本就好。




專案模組:


首先我覺得應該要有一個屬於自己的專案管理工具模組。無論這個「工具模組」打算放在哪裡,但她都要能夠統整我們要做的專案的所有細節。

例如以生活的例子來說,我們要執行一個旅行專案,不要把旅館資料放在郵件,正在討論的行程散落在即時通,而是應該有一個統整的「專案工具模組」,可以統整所有來自郵件、即時通的旅行待辦事項與資料。而工作上更應該是如此。

關鍵在於,「專案模組」可以幫助我們清楚的知道自己有哪些目標,統整每個目標的流程,知道每個目標的進度如何,以及快速確認不同目標的下一步行動是什麼。

時間管理都是從「專案模組」開始,即使是那些你不覺得是專案,好像是雜事的事情也是一樣。

有時候你可能會想,很多事情是別人的專案、客戶的專案、公司的專案,我只是那個被丟了其中某些事情去做的人?或者我的事情看起來就是零零散散,背後好像沒有統一的目標?其實,這些看似雜亂的事情,一樣可以建立專案模組,例如:

  • 我常常處理各種客服郵件,我就建立一個客服專案,在這個專案中整理待處理、已處理、常見、特殊客服案例,整理所有行動與資料。
  • 我的工作就是處理各種行政雜事,那就建立一個行政雜事專案,在這裡統整所有待處理、已處理、常見與特殊行政案例,同樣整理所有行動與資料。

「專案模組」是時間管理最需要先建立的模組,無論你要用什麼工具,只要能滿足下列條件,就可以建立有效的「專案模組」:

  • 這個模組可以收集所有要做的事、要處理的資料,無論他們來自哪裡,都能夠在這個專案模組中統整。
  • 可以根據專案、目標做分類,而不是所有事情混在一起。
  • 可以根據專案目標,排出專案下所有事情的執行流程、優先次序。




時間模組:


有了「專案模組」,接著也需要「時間模組」,但要先有專案模組,時間模組才有意義。

雖然時間的需求可能來自四面八方,例如你會有公司的行事曆,社群、即時通上有不同活動通知,甚至不同管理工具上可能有不同的任務時間通知。有時候你感覺這是不可避免的,因為別人就是從不同的工具上要求我的時間。

但仍然應該要為自己建立一個最終統一的時間模組。

在這個統一的時間模組上,可以同時看到自己所有被占用的時間,包含公司的會議、自己的活動。也可以同時看到所有專案、任務的截止日期,甚至是我需要保護的時間資源。

「依靠通知」通常是無效的,不僅容易被忽略,而且真的通知時,往往已經太晚。

「依靠各式各樣不同的工具通知我」,更是容易造成混亂與遺漏的源頭。

我們依靠「時間模組」,除了建立統一的時間通知,更要掌控的是自己時間的資源,讓自己有一個統一的視野,知道哪些時間已經被占用?哪些需要保護?現在最應該把時間投注在什麼事情上?

通常一個行事曆工具,都能解決時間模組的問題。真正要要解決的是,我們要避免把通知分散在不同工具,在不同工具上有不同的時間提醒,沒有統一的時間資源管理模組,這樣就容易做出錯誤的時間資源分配。




每日待辦清單模組:


最終,我們也需要一個「每日待辦清單模組」,但同樣的,這是要先有專案模組,再有時間模組後,我們才知道如何有效的選擇每日待辦清單。

關鍵在於,這三個模組是不能彼此取代的:

  • 「每日待辦清單模組」不能取代「專案模組」:
    • 因為我們無法在每日待辦清單排出專案的流程,也沒辦法從每日清單鳥瞰專案,反而會因此把行動切碎、失去目標的聚焦。
  • 「每日待辦清單模組」也無法取代「時間模組」:
    • 因為無法看到更長期的時間分配,不知道現在應該保護多少時間才能完成未來的專案,於是那些真正重要有價值的目標,往往變得最沒有時間去做。
  • 「專案模組」與「時間模組」,也無法取代「每日待辦清單模組」:
    • 因為後者可以提供一個提升專注、減少分心,在每日執行中更快速推進有效下一步行動的工具。

當我們有了「專案模組」,了解每個目標的流程與下一步行動。

有了「時間模組」可以知道當下應該推進的未來目標進度。

我們現在就可以透過「專案模組」和「時間模組」的梳理,明確的選擇出每天應該優先採取的行動,而這個選擇的結果,就是「每日待辦清單模組」。




用三個模組,避免太多工具拖慢生產力:


利用時間管理的三個模組,我們就可以減少許多切換工具、製造混亂的時間浪費:

  • 當不斷有新的事情出現時,先透過「專案模組」來統一收集、統一排序,不要先做,但也不漏做,幫助事情進入一個不混亂的流程。
  • 當出現新的任務、新的專案時,透過「時間模組」來管理時間資源,要答應?要拒絕?要延後?幫助自己不干擾目前更重要事情。
  • 最後利用「每日待辦清單模組」來聚焦今天要優先執行的行動,當然這是來自於專案模組、時間模組中選擇的結果。

這三個模組可以在不同工具上,也可以在同一本紙本筆記本中,就看你如何搭配。

但是,如果一個「專案模組」出現在兩種工具上,這就會增加自己切換的時間,增加遺漏的可能性,並且開始製造混亂。

那如果現實中,因為公司的需要,所以不得不另外使用公司規定要用的專案工具呢?如果公司就是有一個內部的行事曆呢?

我的建議是,這並不構成我們統一管理自己的妨礙,公司的專案工具、協作工具、行事曆,我們可以視為那就是「一種郵件、一種即時通」,是事情與資料的來源。但我們依然應該為「自己」,建立個人統一的時間管理模組。

常看電腦玩物的朋友都知道,我這幾年來,正是利用「 Evernote 子彈筆記」來建立這樣的時間管理模組。

而這三個時間管理模組的內容如何整理、執行如何推動的細節,則歡迎參考我的新書《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?幫你克服拖延、養成習慣、達成目標!

也歡迎參考我在電腦玩物寫過的相關文章:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:太多工具拖慢生產力?最精簡專注的3個「時間管理工具模組」

留言

  1. 請問站長,我長期有看你的網站,也有整理出自己的系統,而我目前最弱的是時間管理模組,我想了解這塊,但我翻閱新書的第一章試看檔以及目錄,發現如你說的新書是在講心法的部分,每個章節的標題我大概都有印象你也寫過對應的文章,似乎跟我想像中想知道的時間模組內容不太一樣,這部分是否在子彈筆記那本有呢,謝謝

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    1. 是的,Evernote 子彈筆記那麼是用工具來建立模組的示範。

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