如何讓需要的東西在需要的地方出現?我的五個關鍵整理方法


東西要放在需要的地方,這樣需要的時候,自然看到這個東西,便能夠更有效、更迅速的使用到他。例如為了提醒自己明天出門時不要忘記帶某個包裹去寄,今天我就先把這個包裹放在出門一定會看到的門口。

這個道理大家都知道,但如果是「資料、檔案、任務」這些東西,什麼是需要他們的地方?我們如何讓需要的資料、檔案、任務,在需要她們的地方自動出現呢?

如果可以做到,那麼這可能會是一個更輕鬆地整理流程,也是一個更輕鬆地使用東西的方法。




整理可能遇到的問題,不一定是不用心整理,也不一定是有東西沒整理。

而是愈整理,愈複雜,慢慢自己的整理方法亂了套,少了系統,於是同時會用到的東西,出現在不同的地方,我們必須依靠自己的記憶與判斷去把它們一一找回來。

但到了最後,我們大多時候可能忘了自己當初把東西整理到哪裡。結果等到東西真的需要的時候,反而找不回那個東西,甚至遺忘了有哪些可以使用的東西。

所以,我會用下面五種整理方式,互相搭配,建立讓東西一定會在在需要的地方出現的系統




1. 加上時間提醒


下週會議要用的資料、下個月某任務要用到的郵件、某個時候要處理的帳單、更久之後要開始的某個計畫清單。這些東西不需要馬上處理,而是時候到了再處理就可以,這時候可以加上一個時間提醒。時候到了,自然就會看到需要的東西。

而且不管是任務,甚至是檔案、文件,我們都可以採取這樣的整理方式。

例如各種待辦清單工具有任務的時間提醒, Evernote 筆記可以加上筆記的時間提醒,或是你把需要的 Google 雲端硬碟檔案、文件插入 Google 日曆的行程來提醒。或是把 Gmail 郵件加上需要時的時間提醒

這樣時間到了,自然看到這份資料。

但不是每種資料、任務都是在某個明確時間使用,所以光只這樣整理還不夠。




2. 排入工作流程


同樣是 A 專案,有郵件資料、會議資料、行政文件、主管重要的口頭交代,應該如何整理這些資料呢?或者說,要如何整理這些資料,以後才能「順手」的使用他們呢?這時候或許也可以利用「讓需要的東西在需要的地方出現」的原則。

建立一份流程清單,可能在 Evernote 上、或是像 Todoist 這類待辦清單軟體上、還是 Trello 這類看板流程工具中。列出 A 專案的所有步驟,然後步驟 5 需要某份郵件資料,就把那份郵件的筆記連結到步驟 5 。步驟 8 需要某次會議筆記,就把那則筆記資料連結步驟 8 。

這樣照著工作流程清單一步一步做,做到哪個步驟,自然看到需要的檔案在哪裡。

如果整理時不是照著流程來整理,就是要讓腦袋記住使用的流程,但腦袋難以負擔這樣的重任。

而且一旦有了流程順序,這時候就算沒有時間提醒,或是無法事先設定一個準確的時間提醒,都沒關係。但是只要我一步一步的照著做,那麼做完第五步,我自然就會看到第六步該做什麼、需要什麼資料。這時候東西也就會在那裏出現,在我需要他的時刻自然的出現。




3. 設定重要性優先級


有些文件每天工作都用得到,有些筆記每天都要查看與補充。這時候不透過時間提醒,也不透過進入流程查看,而是要讓我第一時間就看到最重要的東西,看到今天馬上需要的東西。

就算是單純的檔案分類系統,也可以這樣試試看。

在自己的工具上,找出建立優先級別的方法。例如 Evernote 可以加上[重要]的標籤Google 雲端硬碟可以打上星號, Gmail 也同要可以加上星號。

這樣就算工作一團混亂時,也可以卻把只要掌握重要分類中的東西,事情就不會出大錯。




4. 放入不同的時間情境


有些任務我需要在早上頭腦清醒時處理,有些任務我一定要在辦公室才能處理,有些事情我可以在搭車時也能思考,有些問題我要在開會時記得提出來討論。

在自己的工具上,找出建立情境的方法,這是更進一步的整理技巧。例如 Evernote 上的標籤,可以為各種資料、任務加上要使用他們的情境。讓我通勤時可以看到當下可做的事,進入辦公室時可以看到需要處理的工作。

這時候,就好像真的把明天要帶的東西先放在門口一樣。

我可能不確定明天幾點出門(所以時間提醒不一定有效),但我出門一定要經過門口,於是我可以一定看到這些需要的東西。




5. 善用搜尋


最後,整理不可能盡善盡美,所以懂得更大程度的依賴「搜尋」,讓搜尋幫你找到你需要的整理方式,補足前面人為整理一定會漏掉的部分,相輔相成。

搜尋一個我需要的內容的關鍵字,然後相關的資料(無論散落在哪個資料夾中),都可以被一起找出來,這時候,其實就是一種自動地整理:

也是讓東西在我需要時,自動出現在需要的地方,不是嗎?




小結:


這篇文章提到的整理方法,可以用在檔案資料的整理、安排任務時的整理。幫助我記住找到東西的地方,幫助我不要漏掉必須執行的行動。也讓我能夠更安心,更不焦慮,不用擔心未來找不到、未來有所遺漏。

也將這樣子的整理方法分享給大家參考。或許你不一定使用跟我一樣的工具軟體,但是可以思考看看,在你的工具上有沒有可能也達到這幾種整理的功能。然後建立自己的整理系統。

如果你曾經在整理上卡關,整理好的東西,卻常常無法有效的利用,那麼你也可以用這五個角度來重新做一個檢驗,看看自己的整理系統是不是漏掉了哪個環節,把它補上,說不定就可以解決你的整理問題。

有興趣的朋友,還可以延伸參考:[數位工作流程大掃除:清理的意義是增加工具的價值]、[整理是建立你的行動流程,不只是整理物品]、[爆量數位資料時代的五個整理術新思維]。


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