從近藤麻理惠的整理魔法,思考 5 個時間管理的關鍵啟示



怦然心動的人生整理魔法》是我很多年前閱讀的一本書,作者近藤麻理惠被稱為日本的整理教主、整理女王。最近她又因在 Netflix 上播出的收納整理教學影集,再次受到很熱烈的討論。而在這之前,麻理惠的整理術在日本、歐美就已經非常知名,且擁有許多支持者。

雖然在很多物品,像是衣服、書籍、文件等的整理上,我並非真的採用近藤麻理惠的整理技巧。

但從《怦然心動的人生整理魔法》中汲取的某些關鍵反思,經過我自己的驗證後,也成為我在做各種人生管理時的思考基礎。

我翻開自己多年前為《怦然心動的人生整理魔法》這本書做的讀書筆記,列出我信服的幾個書中觀點,並帶出自己將其驗證在不只衣物整理,也是在生活整理、工作整理、時間整理時,所引發的各種心得,整理成這篇文章,跟大家分享。




  • 無效整理:一個一個場所整理
  • 有效整理:把所有東西拿出來再統一整理

為什麼整理好了,又會很快回到混亂的狀態呢?有可能我們只是在清理眼前的雜亂。

所謂「一個一個場所整理」的意思是,只是把客廳整理好、臥室整理好、書桌整理好、書架整理好,但可能文件、書籍、衣服、各種雜物仍然儲存在不同地方,沒有「固定的位置、規則」,所以當東西繼續增加時,很快的書桌又慢慢變亂、臥室又慢慢變亂

近藤麻理惠說,如果能夠做一次「徹底的整理」(她稱之為:「節慶的整理」),也就是從所有場所,把某樣東西全部拿出來,然後統一一次決定好這樣東西以後的儲存位置、擺放規則、要丟什麼、要留什麼。那麼接下來即使新的東西又出現了,我們已經知道這樣東西就是要放在哪裡,那麼就不會那麼容易恢復雜亂。

只要一次完成「節慶的整理」,接下來「日常的整理」就只是把用完的東西放回原位而已,你甚至不覺得是在整理。

時間管理其實也是這樣,如果能夠做一次徹底的任務整理,為所有任務、資料設定好統一、集中的儲存、排程位置。那麼雖然各種雜事、任務會不斷增加、變化,但統一集中的位置會讓我們很快找到需要的資料,明確的排程會讓我們不遺漏關鍵的任務。並且這個流程會愈來愈簡單。

小從郵件整理來看,在「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件」這篇教學中,我提到如果能夠做一次「徹底清空收件匣」的動作,並且以後新郵件寄來,只要做好刪除、封存、排入待辦清單的動作,那麼收件匣就很難回到混亂的狀態,隨時都能輕鬆找到需要的郵件任務,整理起來也非常簡單輕鬆。

大從任務雜事的整理來看,我在「連假後雜事大爆炸,試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術」這篇文章也分享過,東處理一點、西處理一些,只會讓事情變得更加雜亂,也讓自己的大腦壓力不斷增加,只覺得事情永遠做不完,並且不知道現在該做什麼事情。但是關鍵並非事情大爆炸,而是我們沒有用簡單、無壓的方法來好好管理他們:「清空大腦、排入流程、列出清單、拆解行動」,其實也就是一次節慶式的整理。




  • 無效整理:把東西放得很整齊
  • 有效整理:為東西找到定位

延伸上一段的核心思考,所謂的整理,終極的目的並非只是讓眼前環境看起來很「整齊」,而是要為所有東西都找到「定位」。或者,更具體地來說,是要為自己的生活、工作、流程找到「定位」。

當妳清楚自己的定位,那麼整理就真的會變成很簡單,並且很難回復雜亂的狀態。

只要決定一次就好。決定所有物品定位的效果,不但無謂的購物行為和過度的庫存會減少,東西也不會再增加。

這就像時間管理、任務排程、列出每天行動清單中,最重要的事情是什麼呢?

最重要的事情是,清楚自己目前應該投入的專案有哪些?清楚自己的目標是什麼?清楚知道自己有哪些時間?只要能夠掌握住自己應該專注的專案、目標是什麼,那麼面對再多瑣事、意外,我們都會知道應該如何處理他們。

我會知道,去避開那些干擾目標的雜務,會懂得哪些瑣事可以勇敢捨棄,也知道當時間僅有這麼多時,優先投注在哪個目標上,是我真正想要創造的價值。這就像前一陣子,我撰寫「實現年度計畫的系列教學文章」,就是要幫自己的目標找到真正的定位。

如果我的東西都有定位(而非只是看起來很整齊),這時候當要增加一個東西時,我會知道這個東西的定位在哪裡,也可能發現這個東西沒有我可以存放她的位置,那這有可能表示我不需要、暫時不能處理這個東西。

就像我常常分享的「進攻型行事曆」方法,先為那些最重要的專案,找到行事曆上應該預留的定位,這樣有新的事情要加入時,我才知道有沒有剩餘的足夠空間可以安排。




  • 無效整理:只有分類與歸納
  • 有效整理:積極選擇與取捨

我們的整理,很容易陷入只是在收拾東西,只是在幫東西分類,只是要把眼前的櫃子、環境變得看起來乾淨。但這些其實都不是真正的整理,而且這樣的整理很容易又變得雜亂。

即使空間不雜亂,這樣的整理也容易讓我們自己變得雜亂:要花很多時間整理,並且以後很難找到需要的東西,甚至不知道自己有哪些東西。

你必須在開始整理之前,去面對和思考自己理想的生活方式。再以深思熟慮過的答案為基礎,最後進入判斷的步驟。

真正的整理,不是在分類與收納,而是在「做判斷」。所謂的做判斷也不是單純的丟東西、留東西而已,不是在東西上做主張,而是為自己做判斷,為自己作主,從自己真正想要實踐的生活、工作流程出發,決定哪些任務、資料、工具應該留在自己的流程上,並且他們應該放在流程的哪個位置。

時間管理,當然也是如此。她並非要我們把所有的任務都整理好、排程好,而是要先決定自己想要什麼、變成什麼、完成什麼,然後把可以幫自己達成目標的東西留下來、排程好。

這永遠都是一個「主觀選擇,打破「我需要」的人生工作整理困局」的過程,如果陷入只是在整理任務,而沒有先整理自己,那麼就很難找到時間管理中真正讓自己擁有成就感的那條路。

以小見大,妳也可以試試看我的手機整理法,也是這樣的流程:「如何重新整理自己的手機 App ?我的「主動選擇」刪減 App 法」。




  • 無效整理:要丟掉什麼
  • 有效整理:要留下什麼

在斷捨離觀念風行的影響下,我們大多知道整理就是要丟掉東西,於是常常會在丟掉東西的過程中,花掉許多時間,產生很多糾結。但在丟掉了一些東西後,卻好像也沒有獲得心靈的寧靜。

《怦然心動的人生整理魔法》書中,近藤麻理惠自己做了一個很有意思的反思:

過去我只把焦點放在「要丟的東西」上,都在專攻「障礙物」,卻沒有好好珍惜真正應該重視的「要留下的東西」。

有時候,很多時候,只要明確自己真正重視的東西是什麼,那麼其他障礙物就可以直接去除。反而花很多力氣想要去除障礙物,如果不知道真正要珍惜的是什麼,那還是一樣會感到空虛。

就像我常常在討論「專注」問題,寫過一篇文章:「為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考」,提到用隔離干擾等方式來獲得專注,其實效果不一定顯著,還要花很多時間去跟自己內心糾結。

而最有效的專注方法其實很簡單,確定自己要做某件事、拆解出下一步行動、開始去做,開始行動,就會專注。這樣還省下那些要為自己控制環境、隔離干擾的工夫。




  • 無效整理:需要更多空間整理
  • 有效整理:在擁有的空間留下真正需要的東西

從前面反思到此,也因此我們會發現,整理需要的往往不是更多的收納空間,而是要反思我們自己目前真實的情況,為自己設計出符合期望與現實的生活流程,然後讓自己在其中找到最能價值實現的行動方式,最後就知道該怎麼整理、該留下什麼東西、該如何擺放東西。

從這個角度來看,任何整理,也確實都是一種人生整理。如果不從人生整理的角度來看,又如何實現真正有效的整理?

沒有一間房子的收納空間是太少的,只是你擁有太多不需要。

在時間管理上也是如此,擁有更多時間不一定會讓我們就更專注、就實現更多事情,很有可能只是讓我們打發更多時間而已。

如果我們能夠明確知道自己的問題所在,並且嘗試去解決問題,找到我們自己的定位,那麼:「不是沒有時間,不是沒得選擇,只是沒做選擇」。

時間管理的問題往往不在沒有時間,而在於我們是否已經充分利用現有時間,去實現了某些對現在的我來說有價值的事情了呢?




以上,是我整理自己多年前閱讀《怦然心動的人生整理魔法》的筆記,摘錄幾段原文(放大置中的段落),從家居收納的思考,反推到時間管理的思考,其實,這些都是人生整理。

或者應該說:

任何整理都應該從我自己出發,從我的人生出發,然後找到最適合自己的整理方式。

時間管理,同樣也是人生整理,對這個主題有興趣的朋友,還可以延伸閱讀:[如何練習自律?不是用犧牲、克制與紀律,而是確認我想要]、[大掃除結束後,用 Evernote 「標籤」讓生活雜物更有「定位」]、[整理是建立你的行動流程,不只是整理物品]等文章。


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留言

  1. 好棒的思考與應用。之前沒有想過這樣的整理法可以運用到時間管理乃至人生的很多面向上,謝謝刺激新思維。

    有另一個叫做"我的家空無一物"的日劇(也是書改編的,有中譯本),也是在講整理的,推薦給您~

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    1. 感謝妳推薦,我對這個日劇也有印象,有機會找找看書或日劇來看看

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  2. Esor 這類型的心得文章可以集結成一本書,這是屬於你的智慧財產 :)

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  3. 這段期間正想減少對電腦和手機的依賴,這個正好合用。

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  4. Esor的每篇文章我看完都覺得收獲滿滿; 感謝你的分享!

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  5. 超喜歡整理魔法這一系列的理論 真的受到超多啟發 Esor的應用也讓人有醍醐灌頂之感XDD

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  6. As for me, here you can read quite useful advices on definition essay writing. You can use it in your academic future

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