老師主管必學技巧:檢查 Google 文件試算表誰看過、誰沒看?


老師可能遇到這樣的問題:出了課前預習的作業,把相關文件檔案寄給大家,但是沒辦法確定誰有看過?誰沒看過?上課前幾天,想要提醒一下還沒看過的同學,只好全部都提醒一次,但還是無法確定會不會有些同學依然沒有打開來看?

主管可能遇到這樣的問題:發了一份統計試算表給下屬,希望大家確定上面的內容是否都無誤,有些下屬一直沒有提供修正意見,但不知道他們是看過後真的覺得沒問題,還是其實根本還沒打開來看?這時如何準確控管這樣的狀況呢?

也不只是老師、主管,如果我們有一份希望同事、夥伴都看過的文件、簡報、試算表,但如果用電子郵件把檔案一個一個寄給他們,其實真的不知道他們有沒有打開檔案來看。這時候怎麼辦呢?

於是 Google Drive 的企業版、校園版( G Suite )提供了上述問題的解決方法。




如果你有 Google Drive 企業員工帳號、教育版帳號,我們可以來試試看有沒有出現這個功能。

首先,打開一份由 G Suite(企業版、教育版)帳號建立的 Google 文件、簡報、試算表,右上方應該會看到一個[上升箭頭]的按鈕。

擁有這份文件[編輯權限]的人,點擊這顆[上升箭頭]按鈕,就可以查看:

  1. 「誰」「看過」這份 Google 文件、簡報、試算表,最近一次查看大概哪個時間點。
  2. 可以知道哪一天有多少人數瀏覽這份文件。
  3. 可以知道目前註解、討論的每日數量。
  4. 可以知道「誰」變更了這份文件的共用權限。

尤其第一點、第四點,對於老師、主管來說,就是很有用的檢查功能。




之前的 Google 雲端硬碟,會通知、記錄誰編輯、註解了這份文件,但如果對方只是單純「打開來瀏覽」,則沒有特別的記錄。(可參考:聰明的文件管理方法! Google Drive 即時文件編輯活動動態

而這個內建 G Suite 的功能,就可以讓你知道某個明確的使用者(檢視者),最近一次是多久前查看了這份文件。




在「文件檢視趨勢」,則可以知道這份文件、簡報、試算表每一天有多少人打開來查看。




在「註解趨勢」則可以看到文件每天註解、答覆的數量。




而在「共用記錄」,則可以快速檢查這份文件的權限修改狀態。(可參考:Google Drive 共用檔案潛規則,與救回他人誤刪檔案




最主要的,查看誰看過、誰最近沒看過這份文件的功能,還提供了一個快速通知的選項。

可以直接[選取所有未含檢視時間的列],也就是選取所有沒有看過記錄的使用者,可以立刻用郵件通知他們查看。




當然,這樣的管理是雙向的,使用者這邊,也可以[隱藏]自己檢視文件的記錄。

但是預設是「開啟」的。

無論是不是 G Suite 的使用者,都可以到文件的[工具]-[活動資訊主頁],在「隱私權設定」中,可以:

  • 取消自己全部文件的檢視記錄,也就是其他人查看時,你的記錄都是沒看過。
  • 取消自己單獨針對這份文件的檢視記錄。

但是你可以隨時回到隱私設定這裡,再次[開啟],那麼之前的檢視記錄就會出現。





最後,說明一下,這個 G Suite 的功能,除了上述效果,也有一些限制:

  • 如果是文件共用網址,匿名檢視者不會顯示。
  • 無法知道誰看了多久。
  • 無法知道誰看了幾次。只會顯示前一次看過的大概時間。
  • G Suite 使用者發起的文件才有這個功能,其他共用來的文件沒有這個紀錄。

有需要的朋友,可以好好利用。

大家還可以繼續參考:[強大檔案版本控管還原! Google 雲端硬碟必知的版本管理教學]、[Google 雲端硬碟空間滿了?清理出新容量七步驟教學]、[新版 Google 雲端硬碟網頁上線,非用網頁版不可的 11 個功能]等教學。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:老師主管必學技巧:檢查 Google 文件試算表誰看過、誰沒看?

留言

  1. 感觉自身行为受到 了监管。不过上有政策,下有对策。只是打开一下文档就可以了,别人也可以不看的啊,应付老总而已罢了。

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  2. Office365有類似的功能嗎?

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