Google 試算表多人協作避免填錯、檢查錯誤與還原的5個技巧

很多朋友會利用 Google 試算表在工作上一起收集資料、一起收集統計報表。但是當多人在複雜的試算表中操作時，人多「手雜」，如何避免：

• 有人不小心填錯儲存格？
• 有人沒看清楚規則，填入錯誤資料？
• 這個儲存格之前的資料是什麼？是誰修改了資料？
• 真的填錯了如何還原正確資料？
• 如何讓大家更容易正確的在試算表上統整資料？

最近幾封讀者來信，都提到類似問題。

我想便寫一篇文章，統整幾個相關的方法，如果有朋友想到其他方法，也歡迎補充。

1. 如何避免不小心填錯格？保護儲存格的編輯

Excel 中有保護儲存格功能：「學會 Word 限制編輯與 Excel 保護工作表，給人填寫表單不出錯」。

Google 試算表中也有保護儲存格、保護工作表的功能：「如何 Google 試算表多人共用不出錯？保護儲存格工作表範圍技巧」。

當一份 Google 試算表多人協同合作時，管理者可以設定哪些儲存格要對哪些人「保護起來」，這樣就可以避免 A 單位的人不小心改了 B 單位的資料，但 B 單位的人可以修改自己 B 單位的欄位。

2. 如何檢查填錯的資料？利用「驗證資料」功能

另外一種錯誤，可能是人在填寫的時候沒有搞清楚規則，導致填寫了錯誤類型的資料，例如應該填寫數字方便統計，結果居然填寫了中文數字。

這時候，可以在特別重要、不能填錯的儲存格上點擊右鍵，選擇［驗證資料］，可以設定幾種驗證：

• 直接設定幾個選項，讓對方用選的，答案才會統一。
• 設定一定要填寫數值，甚至一定要填寫介於多少？大小於多少？等數值。
• 一定要填寫某類型文字，利用一定要填寫電子郵件。
• 一定要填寫日期，甚至檢查是否在特定日期後的日期。

設定驗證後，如果對方填錯，可以發出提醒，或是禁止輸入。

3. 如何發現是誰修改或填錯？顯示某一格的編輯紀錄

如果某一格被修改了，可以在 Google 試算表的那一格上點擊右鍵，選擇［顯示編輯紀錄］。

這時候可以看到這一格完整的編輯過程：

• 原始資料是什麼？
• 曾經被誰修改了什麼內容？

這樣無論是要及時修改回來，或是找到填錯資料的人，或是單純對照新舊資料，也都更加容易。

4. 如何快速還原正確資料？版本記錄對照與還原

利用 Google 試算表的「版本紀錄」功能，可以在版本紀錄中，查看某一個時間點，「誰」做了「哪些修改」。

只要點擊那個時間點的版本，就會看到每一個使用者用顏色標明其修改過的儲存格。

一方面可以當作檢查，另一方面也可以快速還原到某個時間點的版本狀態。

詳細操作技巧可以參考：［強大檔案版本控管還原！ Google 雲端硬碟必知的版本管理教學］。

5. 如何更容易正確的收集資料？利用 Google 表單

有時候複雜的統計表格，還是要讓大家在 Google 試算表中協同合作。

但有時候，如果需要只是讓大家一起收集資料，例如要調查收集大家的通訊錄？或是要收集大家的活動支出？還是要收集某些條列時的資料報告？

這時候，讓大家可以快速填寫、正確填寫，並且最後資料統整在一起的方法，或許是利用「 Google 表單」。

利用 Google 表單設計出要收集的資料格式「問卷」，讓大家不是在試算表上亂填，而是透過問卷更快速的填寫，但最後資料一樣可以全部彙整到 Google 試算表做統計。

我也常常嘗試這樣的方法：［出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝 App 的記帳表格範本下載］、［我的家庭記帳方案：實作 Google 雲端記帳一個月心得］。

以上，是我目前在 Google 試算表中多人編輯資料時，避免填錯、檢查錯誤、還原錯誤的幾種可能運用的技巧，提供大家參考。

有興趣的朋友，還可參考：［Google 試算表不是只能做表格，內建到外掛10個活用案例教學］、［Glide 免費快速 Google 試算表轉 App：通訊錄、記帳、單字卡］、［Google 試算表「錄製巨集」自動完成重複操作 [影片+圖文教學]］。

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