Google 試算表多人協作避免填錯、檢查錯誤與還原的5個技巧



很多朋友會利用 Google 試算表在工作上一起收集資料、一起收集統計報表。但是當多人在複雜的試算表中操作時,人多「手雜」,如何避免:

  • 有人不小心填錯儲存格?
  • 有人沒看清楚規則,填入錯誤資料?
  • 這個儲存格之前的資料是什麼?是誰修改了資料?
  • 真的填錯了如何還原正確資料?
  • 如何讓大家更容易正確的在試算表上統整資料?

最近幾封讀者來信,都提到類似問題。

我想便寫一篇文章,統整幾個相關的方法,如果有朋友想到其他方法,也歡迎補充。




1. 如何避免不小心填錯格?保護儲存格的編輯



Google 試算表中也有保護儲存格、保護工作表的功能:「如何 Google 試算表多人共用不出錯?保護儲存格工作表範圍技巧」。

當一份 Google 試算表多人協同合作時,管理者可以設定哪些儲存格要對哪些人「保護起來」,這樣就可以避免 A 單位的人不小心改了 B 單位的資料,但 B 單位的人可以修改自己 B 單位的欄位。





2. 如何檢查填錯的資料?利用「驗證資料」功能


另外一種錯誤,可能是人在填寫的時候沒有搞清楚規則,導致填寫了錯誤類型的資料,例如應該填寫數字方便統計,結果居然填寫了中文數字。

這時候,可以在特別重要、不能填錯的儲存格上點擊右鍵,選擇[驗證資料],可以設定幾種驗證:

  • 直接設定幾個選項,讓對方用選的,答案才會統一。
  • 設定一定要填寫數值,甚至一定要填寫介於多少?大小於多少?等數值。
  • 一定要填寫某類型文字,利用一定要填寫電子郵件。
  • 一定要填寫日期,甚至檢查是否在特定日期後的日期。

設定驗證後,如果對方填錯,可以發出提醒,或是禁止輸入。





3. 如何發現是誰修改或填錯?顯示某一格的編輯紀錄


如果某一格被修改了,可以在 Google 試算表的那一格上點擊右鍵,選擇[顯示編輯紀錄]。

這時候可以看到這一格完整的編輯過程:

  • 原始資料是什麼?
  • 曾經被誰修改了什麼內容?

這樣無論是要及時修改回來,或是找到填錯資料的人,或是單純對照新舊資料,也都更加容易。





4. 如何快速還原正確資料?版本記錄對照與還原


利用 Google 試算表的「版本紀錄」功能,可以在版本紀錄中,查看某一個時間點,「誰」做了「哪些修改」。

只要點擊那個時間點的版本,就會看到每一個使用者用顏色標明其修改過的儲存格。

一方面可以當作檢查,另一方面也可以快速還原到某個時間點的版本狀態。






5. 如何更容易正確的收集資料?利用 Google 表單


有時候複雜的統計表格,還是要讓大家在 Google 試算表中協同合作。

但有時候,如果需要只是讓大家一起收集資料,例如要調查收集大家的通訊錄?或是要收集大家的活動支出?還是要收集某些條列時的資料報告?

這時候,讓大家可以快速填寫、正確填寫,並且最後資料統整在一起的方法,或許是利用「 Google 表單」。

利用 Google 表單設計出要收集的資料格式「問卷」,讓大家不是在試算表上亂填,而是透過問卷更快速的填寫,但最後資料一樣可以全部彙整到 Google 試算表做統計。






以上,是我目前在 Google 試算表中多人編輯資料時,避免填錯、檢查錯誤、還原錯誤的幾種可能運用的技巧,提供大家參考。



(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 試算表多人協作避免填錯、檢查錯誤與還原的5個技巧

留言

  1. 哈哈 Esor老師上完課還能發文章 太神啦

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  2. 我的電子表格里“顯示編輯紀錄”不能使用,找不到這個菜單項,不知道是什麼原因

    回覆刪除
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    1. 個人測試目前只有 G Suite 的帳號有這功能,一般用戶不知道會不會有

      刪除
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