如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長?專案管理的5個關鍵技巧


這一陣子到不少企業團隊分享「如何利用 Trello 專案管理」的課程,而在這樣的教學與回饋中,我常常遇到這樣的提問:

「當 Trello 使用久了,列表上的任務卡片愈來愈多,長長的列表反而覺得太雜亂,有什麼好的管理辦法嗎?」

Trello 是非常簡單好上手的專案管理服務,他很直覺,但背後依然有許多值得學習的巧門,就像我之前分享的「 Trello 團隊如何使用 Trello 」一文,裡面就有很多值得學習的策略。

那麼,如果想要解決「讓 Trello 列表與卡片不再落落長」的問題,有什麼樣的整理方法呢?今天這篇文章,就以我自己的使用與研究經驗出發,分享五個關鍵的 Trello 整理技巧。




1. 一張卡片統整一個「複雜任務」


Trello 的列表會變得很長很雜亂,可能的第一個原因是:我們把任務卡片切分得太瑣碎。

我在「 Trello 基本教學」中有提過,一張 Trello 卡片可以撰寫說明、列出待辦清單、插入附件檔案、設定時間提醒、討論重點。也就是說,「一張 Trello 卡片」足以承載一個長期而複雜的任務

例如我在「 比別人快一步的 Google 工作術新書」專案看板中,有一個任務是「製作 Google 新書封面 」,在這個任務中有我想使用的封面字體、封面圖案檔案,有我企劃的封面文案,也有製作封面的十幾個步驟,而這些都可以「集中在一張卡片」叫做「製作 Google 新書封面」,而不是分散成很多卡片。



這是 Trello 的優點,他的一張卡片就像一則應有盡有的強大筆記,也像我在 Evernote 中會用一則筆記統整一個大任務一樣,這樣就避免了任務瑣碎而雜亂的問題。(參考:瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理

例如我在 Evernote 會把「一整個月的行動清單列成一則筆記」,其實 Trello 的卡片也可以。

更進一步的, Trello 現在還有「強化功能」,可以把卡片設定成「自己的特殊任務格式」,或是在卡片中「插入多則 Evernote 筆記」,這其實都是代表 Trello 也認為一張卡片就應該「統整」(而非拆散)一個複雜任務。




2.用同一張卡片來「移交任務」


Trello 卡片變得又多又亂的第二個可能原因則是:我們忘記卡片可以「移交」到給下一個人、下一個階段繼續執行。

Trello 的本質是進度流程管理,卡片可以根據進度在左右列表中移動:

「同一項任務的卡片」本來就應該要根據需求隨時移動到不同階段,而不是在不同階段製造新的卡片

例如有一個「 Evernote 知識管理課程」的專案看板,在這個課程中有一個任務是「講師 Esor 的管理」,這個任務一開始是在「籌辦階段」要聯繫老師,接著是在「企劃階段」要規劃課程大綱,然後在「場地執行階段」要輔助講師上課,最後在「行政階段」要付費給老師。

這時候,不是在每個階段(列表)都新增一張不同的卡片,更好的方法是只有一張「講師 Esor 的管理」的任務卡片,只是在不同階段「移動」到不同列表,並且「轉交」給不同的人負責。(我在另一篇文章「如何用 Trello 規劃自助旅行?我的 Trello 行程計畫使用技巧教學」中,也分享過這個轉移任務,而非拆散任務的技巧)

這樣一來,也可以減少卡片的雜亂,而且讓任務的細節集中在一張卡片,不管移動到哪個階段,或是移轉給哪個人,都能繼續追蹤任務裡的所有流程、資料。






3. 為專案建立一個「封存列表」


第三個可能讓 Trello 列表變得雜亂難以處理的可能原因是:忘記規劃一個「完成」或「封存」的列表。

可以試著在最後面建立一個「封存列表」,然後把前面列表中「徹底完成的任務卡片」,移動到封存列表中擺放,這樣要查的時候查得到,又不會跟前面列表進行中的任務混雜,讓你明確知道自己還該做什麼?已經不用做什麼?

我在「 Evernote 的筆記整理方法」中也有類似的概念,有專門用來「封存」的記事本。這樣我可以查到需要查的筆記,但又能隔絕這些已經不需要做的事情的干擾。

那些卡片裡的待辦步驟都勾選了、沒有新的資料要增加的,就是徹底完成任務,可以放到封存列表收納。




4. 善用「團隊」而非「看板」,做團隊分工


一個 Trello 專案看板裡的列表與卡片為什麼會變得過度雜亂,第四個原因可能是:你把「專案看板」當成「團隊管理」來使用。

這是什麼意思呢?例如一個雜誌團隊,團隊裡有每一期雜誌的製作專案、有廣告行銷的專案、有記者採訪的專案,但這整個團隊只開一個看板,想用「一個看板」分享給整個團隊去管理所有專案,那這個看板當然負荷過重。

因為有許多使用者可能沒有發現 Trello 中「團隊的管理方法」。

在上述案例中,應該是要「先開設一個團隊」,把記者、編輯、行銷都先加入這個 Trello 團隊,然後在這個 Trello 團隊中根據不同專案、部門,開設不同的看板,團隊裡的每個人都能看到這些看板,也都能加入自己需要參與的看板。

你可以在 Trello 右上方的「 + 」中先建立團隊,先把團隊成員加入,然後用多個看板去區分不同團隊裡的專案,但大家也能同時查看或處理這些看板。





5. 善用「標籤」做過濾


最後,還是有可能一個獨立的專案就真的夠複雜,裡面真的必須加入很多的任務卡片,導致列表落落長,這時候,雖然現實如此,但我們可以善用「標籤」來過濾卡片



Trello 有很棒的搜尋與過濾功能,利用過濾,我可以「單獨顯示」指派給我的卡片,這樣一來,原本數十張卡片的看板,立刻過濾出真正需要我去執行的那幾張卡片。

或者我可以設定好這個看板的「顏色標籤」,例如用紅色標籤指定「最重要」的任務卡片,用綠色標籤指定「跟財務有關」的任務卡片,這時候如果你想了解整個專案的財務,只要用條件過濾,過濾出綠色標籤即可。(我在這個案例「如何活用 Trello 記帳?我的理財計畫心得與看板範本 」,也善用了標籤過濾)

善用這五個 Trello 整理技巧:統整任務、轉移任務、封存任務、團隊管理、標籤過濾,或許你就能解決 Trello 列表落落長、卡片太雜亂的問題喔!


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留言

  1. 推薦一個很好用的chrome擴充功能給Esor
    Ultimello, the features pack for Trello
    它可以把列表內的卡片照一些情境來做排序
    方便自已在不同情況下使用
    另外最好用的功能是建立卡片的之間的子母關聯
    能夠清楚知道卡片之間的因果關係

    https://chrome.google.com/webstore/detail/ultimello-the-features-pa/hahbfgjfimnmogoinnenhheepfcphnmm

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  2. 足以乘載一個長期而複雜的任
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