2012年4月17日 星期二

每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法

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通常我喜歡把早上的時間拿來吸收新資訊(例如:早上上班前一個小時,我如何快速閱讀掌握關鍵新聞?),以及完成一件有趣的工作(例如寫好一篇部落格文章:我如何完成一篇部落格文章?方法、流程與工具:準備篇)。進入公司後,我會開始檢查今天預定的待辦事項,開始進入執行工作流程。
是的,一大早我不看郵件,難道和大家一樣,我有點抗拒進入電子郵件收件匣裡?
不過,我不是害怕面對堆積如山的信件,正好相反,我是刻意要求自己不要被隨時在新增的郵件干擾了日常工作排程,所以我會讓自己在起碼執行完第一件工作後,先讓自己「真的完成什麼」後,才打開信箱,快速安排新的任務。
真的去完成一些事情,比你一直累積更多任務要重要。
我在處理郵件信箱上,也是秉持著這種「GTD待辦清單處理法」的原則,在這份待辦郵件清單裡有輕重緩急的區別、有明確的排程、有最少的干擾,以及可以快速檢索的方式,並且與我的其他工作系統連動,是的,目前能夠滿足我的上述需求的郵件系統只有「Gmail」。

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我如何把自己的「Gmail」收件匣打造成一份清楚有效的待辦清單?又如何善用一些功能讓這份清單在使用上更有效率?下面我就分享一些自己的心得。



  • 1.兩種權重的收件匣
待辦事項清單中有所謂的重要、不重要的權重區別,Gmail的收件匣也有。

打開Gmail收件匣的「優先顯示重要郵件」功能,你會獲得兩個收件匣,分別是位在上方的「重要郵件」,和位在下方的「其他郵件」。Gmail的「優先收件匣」功能會幫你自動判斷、分類哪些郵件對你來說是重要的。

於是我打開信箱後,首先快速瀏覽「其他郵件」的「標題」,如果時間不夠,我會挑出可能重要的郵件後,一次把這邊的其他信件全部刪掉,看都不看。

然後,在「重要郵件」分類裡的信件,就是我真正需要專注的待辦清單,我會開始一封封打開來「處理」,至於怎麼處理更有效率?後面我會繼續提到。
經由兩種權重資料夾的自動分類,首先就自動過濾掉每天新郵件裡一半以上的可能干擾,讓我專注於真正重要的內容上。
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  • 2.自動過濾「非待辦」郵件
所謂的新郵件,我覺得可以區分兩種類型(這裡不包含垃圾郵件,因為Gmail一開始就會幫你把真正的垃圾郵件清除掉):
    • 待辦郵件:要馬上處理、要馬上閱讀的信件內容,可能是你的工作伙伴、家人,未來合作客戶寄來的信件。
    • 非待辦郵件:其實不處理或不閱讀也沒關係的信件。
各種新聞通知、各種次要的來信,都可以歸類到「非待辦」郵件,這些郵件不需要你非行動不可。

所以當我發現某類郵件變成我的「非待辦」郵件後,我就會利用Gmail的「過濾篩選」功能,在一收到這些郵件時就自動移出收件匣,分類到其他資料夾裡,讓我不需要在「收件匣(待辦清單)」中看到它們。

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  • 3.處理完成的郵件都移出收件匣
前面提到了,我的「收件匣」等於「待辦清單」。

那麼當任務(郵件)處理完成後,你會把任務留在待辦清單上嗎?當然不會,因為這樣會干擾你的新工作,所以郵件處理也是一樣的道理,那些處理完成的郵件,我一定會「移出收件匣」,也就是進行「封存」的動作。

在Gmail裡這個操作更彈性,打開郵件閱讀回覆後,我確認自己處理完了,於是我利用上方的標籤分類選單,把這封郵件分類到某個儲存資料夾裡,然後把「收件匣」這樣標籤移除,這樣收件匣裡就不會看到這封已經處理完的信件了。

這樣一來,我在「收件匣」中看到的郵件,一定就是那些還需要處理的真正重要郵件,這種作法可以讓執行更加專注有效率。
而當清空收件匣的當下,也會有額外的成就感。
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  • 4.等待回應、稍後處理郵件放入工作表暫存
其實,不僅是處理完成的郵件要移出收件匣,我自己也會把一些不是最重要的等待處理郵件移出收件匣。
因為,我要務必讓自己的收件匣裡永遠只有那些真正重要且必須處理的信件,讓我迅速知道自己該做什麼。
於是,那些還需要等待一段時間才要處理的信件,或是現在沒空必須稍後處理的郵件,還是說回覆後必須等待對方繼續回應的郵件,我會放入「工作表」。
Gmail右下方工作表,提供你一個「追蹤郵件處理進度」的功能。
我把「工作表」裡的清單區分成「今天要做」、「明天再做」兩個基本類型,這其實不是說真的要今天或明天做,只是一種「權重緩急」的區分,提醒我後續要「追蹤」哪些郵件的處理進度。

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  • 5.你需要的不是頻繁郵件提醒與複雜郵件分類
我覺得真的不需要郵件提醒工具,不會一有新郵件就非看不可,一定是完成一兩件工作進度後,才去查一下信箱,安排新的工作流程。

我也不會給郵件太繁複的分類。
不管是郵件提醒,還是熱衷於郵件分類,這都會讓你浪費太多時間在不必要的事情上面。我們必須懂得捨棄不必要流程,才能保留最快速的執行效率。
為什麼不需要繁複的郵件分類?很簡單,你分類得再好,難道你要找出一封郵件時是去一頁一頁翻出郵件嗎?
當然不是,一定是用「搜尋」的嘛!
既然是用搜尋的,那跟你分類得細不細就關係不大了,只要有大致上的分類即可,例如我就只區分「工作」、「部落格」兩類的郵件。

但這裡有一個關鍵技巧,假如你現在正在執行一件新專案,你想快速檢索這個專案相關的郵件,是不是應該給這個專案一個分類比較快?

或許可以,但我不這樣做,相對的,我用前面提到的「工作表」,在上面開一個新專案清單來收集相關的郵件,這樣更有效率和彈性,專案完成後也更容易「解散」,不會干擾信箱的簡潔明快。

至於專案完成後需要把所有相關執行資料做一個統整記錄的結案,那我會利用「善用 Evernote 數位筆記術 的10個必備觀念」統一集中儲存。

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  • 6.把重要待辦訊息寄給自己
我在網路上看到什麼值得研究的新聞,我在手機上收到什麼有用的訊息,或是任何需要我稍後關注一下的檔案資料,我都會「寄給自己」。

寄給自己的郵件當然會出現在「重要郵件」收件匣,而這就是一份最簡單、最快速清楚的待辦事項清單。

如果你需要什麼地方集中處理「稍後要進行的工作」,那麼試著把這些工作寄給自己,用Gmail重要郵件收件匣當做待辦管理中心。

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  • 7.用「設為未讀」讓郵件重回執行排程
有些郵件閱讀後,發現這件工作「非常重要」,但我需要思考一下,或是等待一下,可能下一次再處理的話,我會把郵件重新「標示為未讀取」。

這時候,這封信就會在重要郵件收件匣中,重新成為顯眼的待辦事項。

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  • 8.快速參考往來郵件與文件
Gmail是「統整工作」的優秀工具,以下三點將會證明這一特色。

首先,Gmail郵件右方可以看到「參與者小工具」(在「一般設定」裡開啟),這裡會顯示來信朋友的相關資料,除了電話、社交訊息外,更重要的是:
    • 你們最近往來的其他郵件。
    • 你們最近共同編輯的Google Docs。
這有助於把Gmail郵件用來與工作伙伴追蹤工作進度,進入任何一封郵件,都能同時查看其他相關郵件、文件進度。

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  • 9.把Gmail通訊錄當成重要客戶記事本
接著,在Gmail的「通訊錄」中也有提供單純的筆記欄位。

我會把與這個工作伙伴相關的「重點」寫入這個欄位。什麼是相關重點呢?

例如這個客戶的脾氣、喜歡的東西,這次與他合作中發生的一些相處小細節。是的,利用通訊錄當做一個客戶關係管理資料庫,你可以在Gmail中隨時搜尋更深入的客戶資訊,並且避免忘記一些小細節。

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  • 10.利用「郵件討論串」功能統合郵件
Gmail的郵件採用「討論串」的方式呈現,只要彼此不斷回覆同一封郵件,那麼所有郵件都會整合在一起。

這個意思就是,同一件工作,可以利用不斷「回信」的功能,將所有往來資料集中在一起,這在以後的檢索查詢上都會便利許多。

而且以待辦事項原則來看,這也讓一件事情,就是一封(串)郵件。

以上,就是我自己平常將Gmail收件匣,當做待辦清單處理時的一些小心得,提供大家參考,也歡迎大家的回饋。

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15 則留言 :

  1. 奇怪,我突然找不到工作表這東西,記得古早時代有看過他的說

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  2. 左上方Gmail選單裡,就有工作表的選項

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  3. 原來LOGO下面那個是選單 orz /facepalm

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  4. 可能我太沉迷於郵件分類,
    gmail就是欠了我新資料灰的功能

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  5. esor您好,我對第10個心得有些疑問,正如在你截圖里顯示的,兩人的對話內容被google用了個“8封較舊的郵件”給省略了。若要回顧記錄,這略嫌麻煩。雖然im也要尋找聊天記錄,但介面的簡潔度比gmail的高。

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  6. 很實用的分享!謝謝~
    以個人的使用經驗來說, 熟悉快捷鍵也有助於提昇分類效率~像是
    x , e : 封存 ,
    x , # : 丟到垃圾桶 ,
    j ,k : 上/下移
    shift+t : 將選取的信件自動建立task

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  7. @淺海章魚 :
    郵件和即時通的用途不同吧?
    而且那個討論串是可以一次全部展開的,只是我預設收合而已。

    @陳小和:
    感謝回饋~

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  8. 請問esor,如果同一封email發給許多人,每個人回信會進到同一個討論串裏頭,但如果回的內容不同,就很難找到某一封email,不知您是否有同樣的經驗呢?

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  9. 會這樣沒錯,
    不過通常我會一封信同時發給很多人,就是希望把大家的回覆統一在一起,所以倒是沒有你說的困擾。

    另外,其實要找到某一封郵件時,
    我通常的作法都是:
    搜尋聯絡人的相關mail

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  10. 我一直有個疑問,像esor這麼瞭解軟體的人
    部落格的留言回覆為什麼會選擇這種版型?

    問題在1樓,等你回覆時已經排序到10樓了

    當然,每個人習慣不同,我只是一直想不透
    我以為這樣的留言版型,並不是很方便閱讀

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  11. 請問Esor可以再寫一篇談談聯絡人管理嗎?XD

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  12. @Paikuei Hsu :
    我懂軟體的操作,
    但我不懂程式^^

    只是因為Blogger內建的指定回覆,無法在我的部落格中適用,我也不會改^^ 歡迎有興趣的朋友幫忙^^

    @匿名:
    聯絡人管理的題目我也很有興趣。

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  13. 請問 esor gmail 上的 theme 是用哪一個?
    看起來是 classic 跟 soft gray 的合體,非常順眼 =)

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  14. esor,你好!
    我要跟你說謝謝!
    你的這篇文章改變了我的人生...哈!這樣說好像太誇張了!
    不過真的是讓我的gmail信箱脫胎換骨了
    原本我的收件匣幾千封信,重要信打星星還是淹沒在信海...
    看到你教分類以及"收件匣是待辦事項"這些觀念
    我終於開始著手整理信箱,昨天終於大功告成!
    (也弄了一個月,每天移一點,順便清信箱)
    好清爽的感覺!...
    大大地感謝你!
    from TC

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