2016年1月26日 星期二

[革命郵件 App 03] Google Inbox 帶來五個高效能習慣


Google Inbox ,是 Google 用來管理 Gmail 郵件的一個創新的郵件服務,他同時擁有網頁版、 Android 與 iOS App ,在 2014 年 10 月登場, 2015 年 5 月全面開放中文版使用。

我自己使用至今已經一年多,更常常在電腦玩物推薦大家使用,這過程中很多朋友會問我:「為什麼在已經很好用的 Gmail 之外,還需要另外一個 Google Inbox 管理郵件?」或許就在我自己長期使用一年多之後,可以再來寫一篇真正重度且長期使用者的心得總結。

以功能面來說, Google Inbox 不是功能最豐富或強大的郵件服務,在我的「革命郵件 App 」系列文章中,可以和 Evernote 與其他雲端服務整合的 CloudMagic 要強大得多,微軟的 Outlook App 還內建行事曆,而 Google 自己的 Gmail 則有雲端傳檔等好用功能。那麼, Google Inbox 有什麼?




Google Inbox 三個看似簡單卻關鍵的核心價值


在一年多的使用時間裡,我會說 Google Inbox 讓我離不開他的不是功能面的東西。

如果要比較功能那很容易就會被其他郵件 App 超越,但是 Google Inbox 卻有自己獨特的工作哲學,就像我常常說的 Inbox 是真正意義上可以用來管理時間的郵件軟體,從而他帶來的「高效能習慣」可以幫助我:

  • 1. 節省大量瑣碎工作時間
  • 2. 專注在當下的工作上
  • 3. 並且不忘記未來重要任務

Google Inbox 或許功能不比其他競爭者強大,或許還缺東缺西,但在解決上面這三個問題上,他做得最好!而這三個問題對我來說是「最關鍵」應該優先解決的問題,所以我目前個人還是繼續使用 Google Inbox 。

而下面這篇文章,我就要從 Google Inbox 可以幫我們養成的五個高效能習慣,來討論這個創新郵件服務的價值與使用方法。




習慣一、為什麼要自己做?把瑣碎的工作交給智慧型助理


Google Inbox 介面很清爽簡潔,使用起來速度很流暢快速,這都是一個好用郵件 App 必備的優點。

但是更進一步的, Google Inbox 讓使用者的「瑣碎整理動作」也可以變得更簡潔,讓我們「少做好幾個步驟」,這是 Google Inbox 和其他郵件 App 關鍵的不同之一。

因為透過 Google Now 不斷改進的智慧型助理功能,在使用 Google Inbox 時你會像是擁有一個虛擬秘書那樣,這個虛擬秘書懂得幫我們「先整理好郵件」,讓郵件以重要性、功能性分類與摘要的方式,簡潔有效的呈現在我們面前:

  • 1. Inbox 會自動幫郵件做好理財、購物、廣告、社交、電子報等分類,並且把這些次要郵件自動綁成一個群組,讓我們不用浪費時間一封一封看。
  • 2. Inbox 會自動摘要郵件裡的重點,例如購物的金額摘要、電子報的圖片摘要,不用打開郵件我們就知道有沒有值得打開的重點。
  • 3. Inbox 會自動分類重要與不重要的郵件。
  • 4. Inbox 會自動把旅行相關住宿、機票郵件排出一個行程表。

上面這些看起來是你要請一個秘書才能幫你整理,要不然你就要自己花時間手動整理的動作,在 Google Inbox 中都可以[自動化]完成,我不用動手,並且他完全免費。

光是這一點,我覺得就節省了我的大量時間,本來花 30 分鐘處理信箱,現在可能真的只要 5 分鐘就在手機上搞定,因為 Inbox 已經做好分類、摘要,我可以快速刪除不重要郵件,快速處理重要郵件。

這也是我轉到其他郵件 App 後即使他們功能再厲害,我都很難習慣的原因,因為沒有人可以像 Google Inbox 那樣聰明且全自動的幫我整理郵件!這部分請參考我之前的完整介紹:






習慣二、在不需要的時候也不需要看到額外郵件


Google Inbox 的設計之間環環相扣,當智慧型助理幫我把次要郵件都分類好,並且重要郵件凸顯出來後,我可以快速把次要郵件一次全部歸檔或刪除,然後開始專心在重要郵件上。

但是重要的郵件也不一定是全部都要當下處理,有些郵件可能需要等到幾天後某一個時間,或是等到我到達某一個地方時才需要處理,甚至是那時候需要提醒我追蹤這封郵件,這時候 Google Inbox 的「郵件延遲+提醒功能」就能派上用場。

我可以在一封郵件上往左滑動,或是點擊鬧鐘圖示,設定一個延遲處理的時間,這樣一來這封郵件會暫時從我的收件匣中消失,等到我指定的時間後才出現,這可以帶來幾個好處:

  • 1.目前用不到的郵件,不會出現在收件匣干擾瀏覽。
  • 2.看不到,就幫助我暫時忘記未來的煩惱(這非常有用)。
  • 3.不會忘記重要的郵件處理時間。

所以 Google Inbox 是真正的時間管理軟體,而且更進一步的, Google Inbox 的提醒不只是針對時間,還可以針對地點,在我到達某個地點時彈出郵件提醒(例如到某個地點開會時),這就是很多郵件 App 做不到的提醒功能。

延伸閱讀:Google Inbox 11步完成 Gmail 時間管理!一個月心得






習慣三、每天清空收件匣,專注集中當下任務


長期收看電腦玩物的朋友,應該也都知道我在管理電子郵件時奉行「清空收件匣」的原則,也就是每天我都會在工作結束前把多餘的郵件刪除、把處理完的郵件封存、把明天以後才要處理的郵件「延遲提醒」(就是前一個習慣)。

這樣一來,我的收件匣常常就保持一個清空的狀態,為什麼要這樣做呢?其實就是兩個很單純的理由:

  • 1. 就像把任務清單都勾選完成一樣,清空收件匣就是檢查自己是不是把今天的郵件都處理好了。
  • 2. 讓不重要的、次要的、以後才重要的郵件都先從收件匣消失,就能保證我專注在重要郵件上,也讓稍後進來的重要郵件更容易被看到。

我處理郵件很少錯過或漏看(除非我故意錯過),也總是會記得處理某一封重要郵件,都是仰賴這樣的一個清空收件匣的習慣。

而 Google Inbox 絕對是目前最適合執行清空收件匣習慣的一個郵件 App ,下面影片就可以看到我很快速就能把收件匣整理完畢、設好提醒。






習慣四、不需要一直看信箱!規劃自己專心工作的神聖時間


Google Inbox 最適合服膺 GTD 時間管理原則的人使用,他的很多設計與功能會讓時間管理高手滿意,並且它的功能設計透露了時間管理應該有的正確方向。

例如我常常在電腦玩物說的,要幫自己留下「神聖時間」這件事情,類似的概念也出現在 Google Inbox 的設計上。

在 Google Inbox 的設定中,可以延遲自動分類而成的各種次要郵件的出現時間。例如我喜歡設定成每天早上七點這些次要郵件才出現,這個意思是當我刪除或處理這些次要郵件後,接下來一整天的工作時段裡都不會有這些次要郵件的通知了!

Google Inbox 會自動幫我「擋下這些次要郵件」,在我的工作時間裡,他們完全不會出現在我的收件匣或發出新郵件通知,一直到第二天早上才統一出現,並且已經分類好讓我可以快速處理完畢。

這就是「幫我每天白天的上班時段」建立一個不受次要郵件干擾的神聖時間,但重要新郵件還是會通知,從而讓工作更專注在重要的事情上。





習慣五、不是一個郵件 App ,而是一套工作流程


最後,郵件軟體只是工作環節之一,還有一個關鍵就是這個工作環節如何跟整個工作流程串聯起來?變成一套簡單、順暢、同步、循序漸進的大工作系統?我在「一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略」中曾經說過 Google 的各個服務正好可以串聯成一個有效的工作系統,從任務接收、任務排程、任務處理到任務追蹤管理,都能在這個系統中完成。

而 Google Inbox App 與 Google 日曆 Google Keep 的整合,就是把任務接收的郵件系統、時間排程的行事曆系統、筆記檔案的便條系統整合在一起,我可以利用 Inbox 把需要某個時間處理的郵件排程到 Google 日曆上!

如此一來,我開始慢慢習慣把 Google Inbox 變成我的所有任務的提醒中心、時間排程中心,這部分的心得我寫在之前的「簡單有效 Google 時間管理系統: Keep+ Inbox+ 日曆」一文中。

也就是說, Google Inbox 真正用新的思維改造了郵件軟體的定義:
處理郵件不是我們的目的,管理任務才是,所以其實郵件系統一直都應該是一個時間管理系統。

Google Inbox

革命郵件 App 系列文章:
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:[革命郵件 App 03] Google Inbox 帶來五個高效能習慣

14 則留言 :

  1. 可能錯字了。
    Google Inbox 最適合服膺 GTD 時間管理原則的人使用,他的很多設計與功能會讓時間管理高手滿意,並且它的功能設計透「露」了時間管理應該有的正確方向。

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  2. 請問怎樣自訂清空郵件時的背景圖片?

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    1. 哈哈,那個不能自訂,我顯示的只是之前參加 Google 星際大戰活動時的圖片而已: http://www.playpcesor.com/2015/11/google-star-wars-google-apps.html

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  3. 您好
    請問 「Inbox 把需要某個時間處理的郵件排程到 Google 日曆上」
    這個要如何操做?謝謝
    而 Google Inbox App 與 Google 日曆、 Google Keep 的整合,就是把任務接收的郵件系統、時間排程的行事曆系統、筆記檔案的便條系統整合在一起,我可以利用 Inbox 把需要某個時間處理的郵件排程到 Google 日曆上!

    e-mail : yentkplus@gmail.com

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    1. 可以參考我另外這篇文章裡有完整教學: http://www.playpcesor.com/2015/12/google-keep-inbox.html

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  4. 本來把mail往右滑是完成,但最近改成刪除了
    很困擾啊...

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    1. 這個可以在設定裡修改,打開左方選單進入「設定」,點選自己的帳號,然後在第一個項目可以設定往右滑是設定為完成或刪除

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  5. 您好
    再請問一個問題,我在電腦上面用Inbox ,請問要如何將E-MAIL 的附件存到電腦上?
    謝謝。

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    1. 在網頁上點開附件,預覽畫面上方會有一個下載按鈕

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    2. 非常感謝你的教導,我要來用 inbox 了。

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    3. 歡迎加入 Inbox 高效率的行列

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  6. 我本身訂閱很多 newsletter,但 Gmail/Inbox 總是會把這些信分在廣告/促銷內容的分類(對我來說這是錯誤的分類),導致我還是要自行整理。這樣說來,第一點對我而言似乎不是那麼適用呢(雖然我喜歡且同意Gmail這樣能夠自動分類的機制很方便)。

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