[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧

mail-01 (by 異塵行者)

「維持電子郵件的收件匣處於清空的狀態」,根據「Web Worker Daily」這篇文章的說法:「10 Tips: My Personal Journey Toward Maintaining Inbox Zero」,雖然沒有什麼科學論據支撐,不過在該文作者長期的親身實踐下,他認為透過一定的操作流程讓自己的收件匣(Inbox)保持清空狀態,可以在處理郵件時更有效率和組織(或者說因為更有效率和組織,所以才能保持收件匣清空的習慣),而最直接的好處就是我們可以花更少的時間在郵件上面,但又能把所有應該完成的回信與交辦順利完成。

本來最近這類簡單摘譯外國文章的日誌,我會寫在自己另外一個部落格上「電腦玩物的集郵日記」,但是因為我看完這篇文章後非常喜歡文章裡提到的方法,所以決定直接在電腦玩物上和各位讀者分享,也歡迎在郵件處理上有所心得的朋友,在本文留言裡一起討論交流。

  • 摘譯外文來源:10 Tips: My Personal Journey Toward Maintaining Inbox Zero
  • 寫在前面:基本上我所謂的摘譯,可以看做是我自己的讀書心得筆記,所以我並非真的逐字逐句去翻譯原文,我只是把該篇文章提出的10個技巧項目列舉出來,但解釋的部份加上我自己的理解與平常的心得經驗而已(所以不無誤讀可能),歡迎讀者繼續指教。
  • 以下我的討論會針對我自己常用的郵件服務:Gmail。但其實技巧應該是適用所有郵件軟體或網站服務的。

 

  • 01.Archive or delete mercilessly毫無眷戀的封存或刪除

第一步作者要我們能夠「毫不留情」的刪除或封存「收件匣」中的郵件:那些你不會回覆的、那些你沒時間閱讀的、那些已經存放很久的(再放下去你也沒時間處理),通通都從收件匣清空。而那些看過、處理過的郵件,當然也要立刻從收件匣清空,有些需要稍後處理的郵件可以歸入下面會介紹的各種資料夾與排程中,但也都要從收件匣移除。

所謂「清空收件匣(inbox)」的意思,並不是要你非把所有郵件都刪除不可,或許有些重要郵件你必須保存下來,留待以後搜索查詢。在Gmail中,郵件可以存放在收件匣目錄中,也可以存放在你設置的不同「標籤(label)」資料夾中,所以這裡的意思只是要你把一進入郵件系統後通常第一眼會看到的「收件匣」清空而已。

而清空收件匣時,我們可以利用直接「刪除」郵件的方式,也可以利用「封存(Archive)」郵件的方式,這樣一來郵件都會從「收件匣(inbox)」消失。而如果使用封存的方法,那麼在Gmail裡你還是可以在不同「標籤(label)」中看到那些封存郵件。

mail-02 (by 異塵行者)

 

  • 02.“Must Respond” folder設置「必須回覆」資料夾

在Gmail中可以利用「標籤(label)」功能來設置不同的郵件存放資料夾,作者提到他會設置一個叫做「必須回覆」的資料夾,所有需要回信的郵件,但現在無法立刻簡單回信者,通通先歸入「必須回覆」資料夾中,然後從收件匣清空。以後有時間時只要直接到「必須回覆」資料夾就可以快速處理這些郵件。

在Gmail裡面,我們可以利用按住郵件列表中該郵件項目最左邊緣(在勾選方塊的左邊),然後將該郵件拖曳到側邊欄中我們想要存放的標籤(label)。用拖曳的方法,可以直接讓該郵件從收件匣中移除,但會存放到你所指定的資料夾裡。

mail-03 (by 異塵行者)

 

  • 03.“To Read” folder設置「稍後閱讀」資料夾

該文作者也提到他會設置一個「稍後閱讀」的資料夾,他有特別提到這個「稍後閱讀」的意義,作者認為那些有趣的轉寄信、無關緊要的新聞、你其實這時候沒有很感興趣的雜事,這種郵件都不是用來放進「稍後閱讀」的,而是沒有時間閱讀的話就直接刪除!

那麼哪些郵件才是作者認為應該放進「稍後閱讀」的呢?作者說是那些很重要的數據資料、一份很長的工作報告、內容豐富但會對你有所幫助的資料,或是某個重要的工作內容討論,但是可能你目前沒有太多時間好好閱讀這些郵件的內文(但對你來說必須要閱讀),那麼這時候就將它們移出收件匣,放入「稍後閱讀」中。

 

  • 04.Tasks將需要額外處理的郵件排入工作清單

如果有些郵件不僅需要寫回信,也不僅需要好好閱讀其長篇內容,而且還需要你額外花時間去先做好其它準備工作然後才能處理這封信(例如別人交代的某項工作),那麼這時候可以善用「任務清單」,迅速將應該完成的事件排入自己的工作表。這樣一來同樣達到初步清除、處理完畢收件匣的動作,而且排入工作表的任務也可以避免遺忘,並且納入自己的工作流程順序中。

Gmail裡面就有自己的Tasks功能(Gmail 新增功能完整的 Tasks 工作表,幫你簡單打點生活大小事),凡是需要回信、閱讀之外的處理動作的郵件,都可以快速排入Gmail Tasks當中,以後有時間時,你可以依據這份Tasks工作表,把自己需要處理的事情按部就班完成。

mail-04 (by 異塵行者)

 

  • 05.Filters設置自動過濾功能

Gmail有自動過濾郵件的功能,可以依據寄件者、郵件標題的不同,自動將郵件歸入不同的資料夾中,也可以設定歸類後直接在收件匣裡清除或封存。詳細設定可以參考「如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器,並加上顏色標籤?」。利用自動過濾的方式,可以幫自己節省很多整理郵件的時間,也可以更容易的保持收件匣清空狀態。

 

  • 06.Turn off notifications關掉新郵件自動提醒視窗

平常不需要使用提醒新郵件的工具。作者認為提醒新郵件的工具很煩人,而且實際上導致你會不小心變成一直在關注和處理郵件,但這樣反而讓自己被郵件掌控,是不夠有效率的。事實上,絕大多數時候我們不需要立刻回覆電子郵件也沒有關係,電子郵件本身的設計也就有延遲回覆的作用存在。

 

  • 07.Process in chunks用一段特定的時間處理郵件

作者認為不需要時時去看自己有沒有新郵件,那麼應該什麼時候去處理郵件最好呢?作者認為比較好的方式就是讓自己養成「用某一段特定時間」處理郵件的習慣,這個特定時間不是指說每天早上八點處理郵件這樣的固定方式,其更重要的意義應該是在於「該處理郵件時專心而快速的處理完所有郵件,然後在其他時間就不要管郵件的事」。

作者提到例如你已經工作了兩個小時,接下來大概還要再花兩個小時才能完成工作,於是現在你可以用當做是休息緩衝的方式,花個15分鐘快速把自己的郵件處理完畢。這裡的處理指得就是清空收件匣,讓應該稍後處理的郵件分門別類即可,如果真的遇到需要馬上處理的郵件才馬上處理,但過了那15分鐘,就要繼續專心工作,這就是「用一段特定的時間處理郵件」,而不要時時花心思在郵件上,甚至造成重要工作中斷。

 

  • 08.Canned responses設置罐頭訊息

Gmail裡面的「研究室」可以開啟「罐頭訊息」功能,讓你設定常常回覆的同樣話語,以後回信時就能快速選擇填入,加快處理回信的速度。

mail-05 (by 異塵行者)

 

  • 09.Unsubscribe取消訂閱

你可能還是會訂閱許多電子報、資訊來源,但是如果當你發現自己常常跳過這些來源,或者花太多時間在這些資訊上卻獲益不大,那麼可以像清空收件匣那樣,毫不留情的將它們取消訂閱(或是直接設為垃圾郵件、用自動過濾直接刪除)。

 

  • 10.Be realistic認清現實,你有多少時間處理郵件?

最後一個重點其實總結了前面所有的技巧,為什麼作者認為「清空收件匣」很重要?為什麼要毫不留情的把大多數郵件刪除?為什麼要把需要回信或認真閱讀的郵件放入稍後處理資料夾?這都是因為我們不一定總是有時間花在處理郵件上,如果我們能夠認清現實,知道我們現在最重要應該去做的事情,那麼我們就應該強制限縮自己閱讀郵件的時間,懂得利用分類來進行取捨。有多少的時間,就做多少的事情,而不要明明沒有時間卻還想雄心壯志的完成不可能任務。

 

  • 小結:

以上,就是我閱讀「10 Tips: My Personal Journey Toward Maintaining Inbox Zero」一文後的心得,我也自己推薦自己寫的一篇「Google Reader 閱讀器發揮最大效率的13個簡單關鍵技巧」給大家比較參考。Google Reader和Gmail都是我日常生活裡很重要的工具,而如何讓這些工具運用起來更加得心應手,確實有著許多表面功能或工具之外還可以研究的技巧(或觀念),也歡迎大家繼續補充討論。

留言

  1. 關於第 2、3 點「設置『必須回覆』資料夾」與「設置『稍後閱讀』資料夾」,我的類似做法是「研究室」中的「醒目星號」功能,通常我會用:

    紅底! 表示緊急、重要或需特別注意的郵件,
    黃色☆ 表示重要性較普通的郵件,
    綠底ˇ 表示已處理完成的郵件,
    藍底i 表示含有可參考資訊的郵件。

    可能是我平常要處理的郵件不算多,這種方法還滿適合我的。

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  2. 嗯嗯 您的方法也不錯
    其實看別人的技巧更重要的是學裡面的精神,

    所以能夠用不同的方式(適合自己的方式)去演繹相同的精神,
    我覺得這樣更棒喔^^

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  3. 第二和第三點是我想不到卻十分效率的方法。三

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  4. 作者已經移除這則留言。

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  5. 作者你好
    很喜歡你撰寫和介紹的文章,除了軟體的介紹外,您經常介紹資訊管理的觀念,個人非常受用。
    在這個資訊爆炸的時代,不希望漏掉太多重要資訊,卻也無法花太多時間閱讀資訊,利用工具來幫忙成了一個解決方法。但有工具而沒有正確的觀念來引導使用,還是無法發揮工具的功用的。期望您能引進更多的個人資訊管理的觀念。

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  6. 很高興你的回覆

    我自己也是正在學習和研究這樣的方法
    有任何心得當然都會立刻與讀者分享

    也歡迎你多多來交流意見喔

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  7. 當然有科學根據囉。就像桌面清空總是讓人工作時比較不會分心、有效率一樣,電子郵件的收件夾也該如此。真心推薦大家養成維持收件夾清空的習慣。

    我自己沒有用到那麼多「功能性」的標籤。我只用分類封存,用星號標記當作未完成/待辦事項。

    另外,處理電子郵件對我來說是小有成就感的事情,所以三不五時會check一下。

    想寫類似的文章分享給自己的朋友很久了,謝謝你轉譯這篇文章。
    (轉貼至http://post.13h.tw/10-7241)

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  8. 最近在想如何紀錄像異塵行者所寫的好文章般的好網頁,該像黃逸杉的般直接copy到Posterous好,還是紀錄在Diigo好呢?
    前者會產生大量重覆的網絡資源嗎?
    請給點意見啊!

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  9. 回Terry:
    我轉貼的對象大部分是我Facebook和Plurk的朋友,加上我自己的意見,而且他們幾乎很少會來「電腦玩物」,所以個人覺得雖然有重複但沒有浪費網路資源

    會全文轉貼另一個原因是Posterous的轉貼按鈕直接讀取了整個頁面,我就懶得截斷了。根據異塵行者的創用CC授權,全文轉貼是可以的,只要姓名標示-非商業性-相同方式分享即可。

    至於Diigo我沒有使用過,但我會試用之,謝謝你提到這個服務

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  10. 回黃逸杉:
    謝謝你的回應,對我很有幫助!

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  11. 我自己是覺得大量重複的網路資源並沒有什麼不好,或者應該說,總比資訊被封閉和壟斷阿

    所以我確實用創用CC授權,讓大家在非商業性的情況下,可以自由的全文引用、改寫、複製轉貼我的文章,

    只要使用時註明原文作者和文章來源,就不需要事先或事後知會我~:D

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  12. 贊同您的意見,謝謝分享意見

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  13. 電子郵件空間無限大,幹麼刪信

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  14. 刪信有刪信的好處,
    例如搜尋重要信件時更方便(只刪除不重要信件)
    又或者是保持一種好事情處理完畢的動力


    當然不刪信也有不刪信的好處,

    所以這邊我覺得就看用戶自己如何取捨囉
    沒有什麼對錯

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  15. 推到噗浪的鈕好像壞了耶...

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