當時間不夠用,如何不放棄我的目標?兼職、課業與生活平衡之道



最近在大學結束了一場時間管理的講座之後,其中一位同學跑來問我一個關於如何在繁重打工賺學費的同時,還能有時間進行學習與實現自我成長的問題。他語重心長地告訴我,他不得不自己賺取學費,這個打工的需求無法放棄。而且,他也有出國計劃等人生目標,因此時間的分配成了他的一大難題。

他詢問我:在打工賺錢和做出國留學的準備之間,他該如何找出一個最佳平衡?他是否必須犧牲其中一個目標以專心於另一項?或者有什麼方法可以讓他在24小時內做更多事情?這是他當下的思考,也是他的困擾。

那個當下我們沒有很多時間可以討論,所以我提出了一個不一樣的思考模式。

我當下的回應是,我們能否將打工與學業的目標整合為同一件事情?雖然他需要自己掙取學費,但賺學費的方法有很多。例如,他可以考慮做家教或在補習班工作,這樣一來,他在賺錢的過程中也可以同時強化自己的語言能力或某種技能。 

另一方面,我也建議他進一步思考自我成長的路徑,不必局限於出國留學。例如,他也許可以在台灣進行程式碼學習,並且在寫程式的過程中,甚至可以開始接簡單的案子,這樣他在自我學習的過程中,也能在一定程度上滿足學費的需要。

當然,這些僅僅是一些可能的思考方式,並非一定適用於那位同學。

我想要傳達的重點是:我們可以思考如何讓自己想要同時兼顧的事情合二為一,而不一定只能簡單地想著花兩倍的時間去完成兩件事,或是放棄其中一件事情

透過調整目標與方法,我們有可能能讓兩者同時進行,在同一段時間內達成雙倍的效果。





目標整合

在追求工作和生活目標的過程中,時間管理總是一個重要的挑戰。我們往往在不同的目標和領域之間感到壓力,因為我們發現無法平均分配時間來達成所有的目標。因此,我們可能需要一種新的思考方式,那就是「目標整合」,這是將不同領域的目標和行動方式整合在一起的方法。

例如這麼多年來,常常有朋友問我說如何在兼顧有一個正職工作。 有很多家庭活動生活之餘,還能夠持續地進行部落格文章的寫作。 到底怎麼有時間去研究這些部落格文章上的題目呢? 

我通常最常分享的回答就是:在兼顧正職工作、家庭活動和部落格文章寫作的同時,我會將這些看似不相關的事情整合為同樣的行動。我喜歡寫日記,寫筆記,因此,在我每日的生活學習、家庭目標推進的過程中,我會透過筆記來思考,如何讓生活變得更有趣?如何讓生活目標變得更有價值的方法? 這些筆記、思考和真實實踐的過程,便可能變成我的部落格文章的題目。

雖然我這十幾年來,一直有一個正職工作,並不是專職的部落客。 但是我在工作上,也確實非常追求時間管理的工作效率,所以我常常在想有沒有什麼工具還可以幫我節省一點工作的時間?或者在面對工作上大大小小的問題的時候,我還有什麼技巧可以幫我克服拖延?做好更好的時間安排?

而這些追求,一方面成為我在工作上去改進自己工作流程的過程,但另外一方面這些經驗也就變成我的部落格文章當中的題目。 某個程度來說,通常我一邊工作的時候,一邊就是在累積許多,部落格文章題材,或者累積在我的課堂上可以分享的案例素材。

我也確實會一邊工作,一邊將自己發現的工作方法截圖或是筆記,這些截圖筆記一方面是幫我最佳化自己真實的工作流程,但是另外一方面,他們也會變成我的部落格文章當中實際可用的真實材料。 

所以這個意思是? 

我只是很認真的去研究自己工作流程的最佳化方法,可是同樣的行動,花費同樣的時間,一方面完成了我工作任務,另一方面也推進我的部落格文章寫作進度,甚至同時成為我的課程當中案例。

目標整合,是我們讓自己能夠更有彈性分配時間的一個關鍵技巧。 

所以每次遇到事情非常多的時候,我都用心思考目標整合的可能性。例如去年,我在寫《防彈筆記法》這本書的時候,我研究要用什麼樣的行銷方案來推廣這個書呢? 原本我想了十幾個以上不同的行銷方式,但如果是十幾個方式都做,其實反而會花掉我所有的時間。於是後來。 我把這些行銷背後的目標進行了整合,專注在其中一個關鍵的行動上,那就是舉辦連續10場的書籍導讀會。 

透過這個導讀會。我可以實現曝光的目標,透過這個導讀會我可以促進大家的第一波購買,透過這個導讀會我也獲得了和真實讀者接觸的機會,以及收集了大量真實讀者的問題回饋。 本來這些目標,我都設計了不同的行動去做,但後來因為時間有限的壓力下,我去思考有沒有可能把他們整合在一起,於是畢其功於一役,在一種行動裡面就同時達到了多重目標的效益。




節省時間

除了目標整合可以達到的效益最高之外,我們還需要考慮如何最佳化自己的工作流程,簡化各步驟。這包括了理解自己的工作流程,並嘗試去省略那些不必要的步驟。而這種省略,並不僅僅是時間上的節省,更包括了降低我們的心理負擔,減輕我們的壓力

從簡單的邏輯來說,當我們完成一件事情的時間可以節省得更多,那麼自然就多出了更多的時間去完成其他也更重要的事情。

只是要節省工作的時間,說的簡單,實際做起來卻不是那麼容易。 很多時候細微的時間節省,我們不一定感覺得出來。 甚至我們有時候花太多時間去最佳化自己的工作流程,反而可能也會導致某種工作時間的增加。

所以說這麼多年來,我認為最有效的節省時間的方法,是建立自己的防彈筆記,或者說是建立自己的個人知識庫。這個知識庫可以幫助我們解決以下幾個問題:

  • 在工作中,我們經常需要花費大量的時間去找資料,確認每個任務的最新狀態,以及整理自己的資料。這些時間並未真正推進我們的工作,但卻佔據了我們大量的時間。
  • 我們的工作和生活中,經常存在著大量的重複任務,或者是我們忘記了如何完成一個任務,因此需要重新學習。這些時間的浪費,都可以透過建立防彈筆記來解決。

有了這樣的知識庫,打造好數位的第二大腦,我們就可以更有效地管理自己的時間,掌控不同的專案和任務,讓自己的流程不會混亂。

所以研究提升工作效率方法這麼多年,我一直覺得建立有效的防彈筆記系統,就是能夠節省最多時間的最有效方法。

當然,還有一些效果顯著的數位工具,例如雲端協作來節省溝通修改時間,或是最近AI工具的使用,如 ChatGPT 等,這些工具能夠幫助我們自動化一些繁瑣的工作,節省我們的時間。

時間管理並非一件簡單的事情,但只要我們選擇合適的方法和工具,並且避免陷入過度最佳化的陷阱,那麼我們就可以在保持效率的同時,也保持我們的生活品質。




賦予加值(價值)

我們都想要在多元領域達到目標,既要兼顧工作,又要學業有成,同時還要維持生活品質。要如何做到呢?第三種方法可能會有點出人意表,因為它可能會要求我們花費更多時間。這種方法的核心在於做具有長期價值的事情。

我們在做一件事情的時候,先去思考他的長遠價值。甚至在做一件必要但可能瑣碎的事情的時候,主動為他賦予可能長遠的價值。

我舉一個例子,像是我在做日常行政工作流程的時候。 如果從完成瑣事的角度來看,那就是如何快速把當下這件事情完成,能夠交代出去,好像事情也就結束了。

但是如果我從為他加值「長遠價值」的角度來看。 我就會一邊做的時候一邊把自己實際做了什麼工作流程步驟記錄下來,刻意的去收集我在執行過程中可能用到的所有資料,甚至刻意的去思考我在做這個行政工作流程的時候最佳化的步驟是什麼?

這時候,我在執行這個行政工作流程,反而可能要多花一點點時間在做筆記。 你可能會說,我們不是想要同時兼顧很多事情嗎? 那還要在一件事情上花更多的時間,不是很有可能讓我們沒有時間去做其他的事情嗎?

事實上,這是這種思維的關鍵:當我們投入時間做一件事情時,我們是在為這件事情增加長遠的價值。

比如說剛才這個例子裡,他的長遠價值就是未來我下次做這個行政流程的時候,我可以節省很多找資料的時間,我可以節省很多漏掉步驟的錯誤,甚至會更容易把這件事情直接交派給別人做,因為我當時做好了一個具有長遠價值的行政流程的筆記。

有時我們由於時間有限,可能會尋求快速完成任務的方法,忽略了這個過程中為自己創造的長期價值。看似我們快速完成了任務,但由於我們沒有創建長期價值,下次進行相同任務時,我們可能需要再花費相同甚至更多的時間

因此,我們在做任何事情時,都應該思考如何為其增添長期價值。即使這可能意味著我們需要在一件事情上花費更多的時間,但這個長期價值將在未來的任務中累積,幫助我們獲得更好的效果,節省更多的時間。透過這種方式,我們將能夠更有效地管理和兼顧不同領域的專案和任務。




小成果累積

第四種時間管理策略,即使在時間極為緊湊的情況下,也同樣能幫助我們完成目標。即使時間不夠,並不意味著我們需要完全放棄我們的目標。相反,我們可以選擇持續地投入少量時間,即使只有每天的十分鐘,去推動目標的達成。

很多時候,維持持續的習慣跟規律是非常重要的,而且頻率比數量更重要。

一旦我們因為時間不夠而完全放棄的時候,這個目標就真的完全停止下來。 但是如果我們在時間不夠的時候,還是能夠多多少少利用有限的一點點時間,讓這個目標的進度不是呈現一個完全停止成長狀態。 讓這個目標的念想跟行動保持著一個固定循環的規律。

那麼,這個額外的目標,或者這個原本沒有時間的目標,他都還是會有可以實現的一天。

怕的就是,我們在時間不夠的過程當中,完全放下了其中某個其實對自己很重要的目標的規律,完全停止了某一個有價值的目標的累積,這樣子要再重新拿起這個目標,反而會變成一件非常困難的事情。

我自己有一個常常發生的例子,就是我的部落格文章的寫作。 我有時候忙到幾乎沒有完整的時間去寫我的部落格文章,但我告訴自己,無論如何,我每天都要花十分鐘來撰寫部落格文章的草稿。即使時間真的非常有限,我也會使用語音轉文字的工具來記錄自己的想法,或者在捷運上列出文章的大綱和重點。

雖然我每天可能無法寫出一篇完整的文章,但是,透過每天一點一滴的累積,我仍然能夠在每週完成四篇文章。這就是小成果累積的力量。如果你有一個目標,但缺乏時間去完成它,你可以思考你能夠分配多少時間去推動這個目標,即使只有20分鐘,你也可以設計一個能夠讓你進步的小目標。

另一個實際的例子,有段時間,我非常忙碌,幾乎沒有時間陪孩子玩。但是我給自己設立了一個非常重要的規則,那就是每天早上,我一定要花30分鐘給孩子說故事。在這30分鐘的時間裡,我會全心投入,講最精彩的故事給孩子聽,並與他們一起討論。即使其他時間我非常忙碌,這30分鐘的規定我一定會堅持。這樣,即使我在忙碌的時期,我也不會因此而斷絕了我與孩子的關係,反而這種每天講故事的習慣已經持續了好幾年,成為我們親子之間重要的交流管道。

所以不要小看這些小成果、小行動的累積,如果你有個目標真的很想去做,但是沒有時間,那就問問看自己到底剩下多少時間可以分配給他,或許不是1個小時,或許不是30分鐘,但就算只有20分鐘,那麼今天這20分鐘,我可以為他設計一個什麼行動產出、 一個什麼成果,讓這個目標持續的累積下去。

所以,即使時間緊湊,我們也應該努力尋找方式來持續推動我們的目標。因為一旦我們停止了對目標的努力,重新開始會變得非常困難。總的來說,不要小看這些小成果的累積,它們有時候能帶來意想不到的效果。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:當時間不夠用,如何不放棄我的目標?兼職、課業與生活平衡之道

留言

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛?10個我最常被滿足需求

AI 如何與寫筆記結合?我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例

Facebook login out 遠端登出臉書帳號,安全清除遠端電腦密碼

Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道

Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學,老師、學生、創作者利器

為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

Luma AI 免費生成逼真影片實測,用中文指令或圖片創造短片教學