這樣設計離線、上線時間,不依賴專注工具,兼顧工作與生活平衡



當我們隨時都在線上時,大量的即時通、社群訊息通知會讓我們失去很多專注時間。

睡前如果還在保持上線,可能因為使用手機的藍光,加上訊息干擾帶來的焦慮,以及未完成事情的煩惱,導致我們睡不好。

在生活中隨時保持上線時間,可能讓我們無法專心享受休閒、家庭樂趣。在工作中如果每分每秒都在線上,也可能造成工作更頻繁的切換,於是效率降低。

不知道你有沒有遇過這樣的情況:

假日的時候還是隨時拿著手機在回應各種臨時訊息,或是忍不住拿著手機上網追各種新資訊,但是同一時間又要兼顧假日的生活活動,例如那時候可能正在跟家人一起旅遊,或是跟好友一起用餐。結果兩頭忙錄下來,一天過後,我們只覺得整個人依然處在焦躁狀態,假日的活動因為不斷的其他干擾而沒有留下充分體驗的回憶,但是工作上的訊息、網路上的資訊也因為當下其實沒有時間好好處理,也是回應得零零落落,整理得不夠到位,結果只覺得事情變得愈來愈繁瑣,沒有因為自己隨時上線而變得更好




可是,有時候工作上就是有許多難以掌控什麼時候出現的訊息、郵件,也確實需要處理怎麼辦?或者最近每天那麼多 AI 工具與新聞,如果我不隨時追蹤,會不會錯失了某些關鍵機會?

而且有時候確實就是無聊沒事做,這時候忍不住上線,卻也往往造成上線時間比預期更久,流失掉的時間換來的還是只有焦慮?

或許離線專注處理要事的優點,我們可以想像,只是很難做到。

而且現在的工作與生活都很難完全離線,甚至有時候必須上線才能解決問題。那麼,我們可以如何設計自己的上線、下線時間呢




先設計上線時間,而非先強制隔離時間

要讓自己離線,對於已經習慣隨時接收通知與消息的你我來說,反而壓力很大,因為擔心自己是否會遺漏重要的消息(雖然結果是往往不會)。

但也因此,其實要設計自己離線時間的第一步,反而應該先設定自己的上線時間,只有我們明確知道自己上線的節奏與時間,並且知道這樣的時間足夠應付我們的需求,我們才會放下壓力,開始設計真正的離線時間。

例如我分析自己查看電子郵件的節奏(每個人都不一樣,並非是建議這樣的節奏),是每個中午前、下班前各查看一次即可。有時候遇到工作特別忙,我便明確在待辦清單寫上這樣的安排,讓自己知道會有時間查看郵件,但現在先專注在目前工作吧!

又或者我也有設定自己要用來查看 Feedly 或社群的時間,主要是早上出門前、中午剛吃完飯的時候,這個節奏是幫助我可以接收到有助部落格寫作的新消息、新素材的節奏。這樣一來,其他時間就是專注完成任務或真正寫作的時間。

到了假日,我也會設定什麼時候要查看即時通的時間,例如早上一起床先處理一輪未讀且需要處理的部分,傍晚跟家人的休閒活動結束後,再處理一輪。

先設定自己真的需要、真的有效的處理郵件即時通、社群消息的時間。這樣在真正工作或生活中,反而會放下還沒看、該不該看的焦慮。

我們聚焦的不是離線,而是設計最適合的上線節奏




設計休閒、工作任務,專注在具體產出

直接設定離線、隔離時間雖然很直覺,但我的經驗是,就算用了再厲害的「斷線」工具,在我身上的效果也往往只是暫時的。一旦忍不住想要上線,我有無數種方法可以讓這些工具失效。

或許換個角度思考,有可以讓自己專注投入的生活活動、工作任務,是不是自然就會切斷線上干擾呢?

例如當我希望週末時間可以專注陪伴家人,養成不要沒事拿出手機來看的習慣,那麼除了利用工具禁止上網外,或許更應該先做的是設計一個有趣又可以專注投入的生活任務。(延伸思考:簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!

當我希望通勤等零碎時間不要被滑手機上網快速消耗,而可以在離線思考時產出一些文章草稿、節目企劃等等具體內容。但是,這時候後者的產出往往也需要依靠手機(例如筆記軟體),所以不太可能只是禁止使用手機或上網,而如果一旦拿出手機又不知不覺被其他分心事物拉去注意力怎麼辦?或許我們因此更需要先設定好零碎時間想要並且可以產出的明確成果,這時候才不會因為「不知道要做什麼,以及不知道做了什麼有什麼結果」,而總是不知不覺被打發時間的其他事物干擾




設計更集中的工作節奏與流程

擔心沒有隨時上線回應最新訊息,或是焦慮沒有隨時上線跟蹤到最新新聞,這在所難免,我也會有這樣的心情。只是我們可以進一步思考,隨時上線處理最新訊息、跟蹤最新新聞,是處理這些訊息、新聞最有效的方式嗎?

例如在通勤的過程中追著新訊息、新文章,看到一個重要訊息想要回應,可是手機上打字不方便,於是很可能犧牲了好好回應一個完整訊息的方式,變成只是簡單回覆初步想法。有時候重要訊息需要我們去查詢資料、在筆記中仔細思考,撰寫正式有效的回應,但是在通勤中很難這樣做,於是只傳出了片段的訊息。而對方也開始回應一些片段的訊息,最後在這個斷斷續續的通勤上線處理過程中,一件事情有可能資訊變得更破碎,處理過程產生失誤,失去了完整有效把任務確認好的機會。最後任務有可能因此更容易漏東漏西,要花更多時間追逐補充,而處理任務的雙方也變得更瑣碎焦躁。(延伸閱讀:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?

一直處在上線狀態讓我們容易陷入焦慮,事情也不一定處理得更好,反而很多時候一直在回應破碎的訊息,最後工作流程也變得很破碎,並且很多當下的回應還來不及深思熟慮,更會增加事情的變動。

於是一直上線,讓我們工作流程更分散,卻也讓我們無法好好處理完最重要的任務。

如果結合前面兩個方法:

  • 先設計集中上線時間,於是就有離線專注時間。
  • 先設定有產出的任務,於是相對不會被線上干擾。

我們或許可以思考這樣的工作流程:

  • 有固定的上線時間,目的是在上線處理時自己保持一個「真正可以處理」的狀態。意思是那時候自己可以把破碎的線上訊息進行統整,可以在遇到新訊息時重新思考自己任務的流程。這樣一來反而比隨時上線但無法充分處理,達到更好的任務處理效果。並且在固定集中的上線時間,可以把破碎的線上訊息真正有效統整成任務系統。
  • 可以用節奏作為概念,例如先一個小時專注完成一個任務階段產出,然後再上線20分鐘快速旦專注處理雜亂訊息。這樣一來,無論是重要任務,還是新的雜亂線上訊息,反而都能各自獲得最佳的處理




小結:

常見的時間管理方法,可能會告訴我們無論如何就是要給自己一個完整的離線專注時間,徹底斷絕與線上的往來,這當然也不失為一個沉澱心情與思考的好辦法。不過或許我們可以每一個月有一次像是這樣的「休耕期」來與世隔絕,做一個轉換。可是平常大量的工作與生活任務,在每一天、每一課的日常流程中,我認為也需要有適度的離線設計

而常見的離線工具、專注工具,如果有時候真的對忙碌的我們沒什麼效果時,或許我們可以思考真正的問題不在工具上,而在工作流程的調整上。所以這篇文章嘗試從設計工作流程的角度,提供大家幾個可以試試看的方法:

  • 先設計上線時間,而非先強制隔離時間
  • 設計休閒、工作任務,專注在具體產出
    • 產出過程,往往就讓我們更容易專注在當下,自然就沒有離線、上線的問題
  • 設計更集中的工作節奏與流程
    • 這篇文章不是要鼓吹透過離線來充足心靈,而是因為隨時上線本身,就可能是一個更沒有效率,更無法有效處理工作的流程。

如果你正處於好像隨時工作、生活、各種不同任務混雜在一起的焦慮,稍稍感覺到在不斷回應訊息、追資訊的過程中好像反而失去了好好處理的餘裕,那麼希望這篇文章提供的三個不同思考、設計角度,可以讓你試試看是否有效。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

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