Google 雲端硬碟檔案整理技巧總集,四個高效率的管理邏輯



我自己主要的工作平台,除了 Evernote ,就是 Google Drive 雲端硬碟,並且我主要會使用「網頁版」的 Google 雲端硬碟,除了上面有很多線上編輯功能外(可參考:新版 Google 雲端硬碟網頁上線,非用網頁版不可的 11 個功能),也因為網頁版有許多高效率的檔案管理方式。

當大量檔案儲存在 Google 雲端硬碟,自然需要一些分類整理,多年來,我也嘗試了許多整理方法,測試哪些方法最適合我,並且對我來說使用起來最有效率。

於是在這幾年的測試與修正後,目前我大概把握了「四個整理邏輯」,來幫助我把 Google 雲端硬碟中的大量檔案管理妥當,且能快速、有效的開啟我需要的工作檔案。

當然我的方法不一定完全適合你,但分享給大家參考,或許多少能夠有些幫助。




要整理之前,我先不急著整理,而是會先確認我想要達成什麼整理目標。(例如我整理自己手機 App 時也是同樣邏輯:如何重新整理自己的手機 App ?我的「主動選擇」刪減 App 法

我設定的整理目標有三點

  • 整理結果要提示我應該如何使用這些檔案。
  • 可以快速看到工作流程中需要的關鍵檔案。
  • 花更少時間就能完成「人」可以做到的整理。

也就是我希望檔案整理的結果,不是我要花很多時間去找檔案,而是我的整理方式,會呈現出我應該如何使用這些檔案的流程,把我需要的檔案直接呈現給我。

這是什麼意思呢?如果你還不是很理解,可以參考我下面的四個整理邏輯。




一,建「目錄頁」


可能因為我的正職工作是編輯,所以對我來說,要快速看出重點資料、展示工作流程、打開關鍵檔案的方式,就是建立「目錄索引」。(可參考:編輯教你整理一本書最快的索引筆記法,紙筆記可用

在 Google 雲端硬碟中,傳統資料夾再怎麼分類,還是容易因為不斷增加的檔案,而漸漸的顯得混亂。




但是因為在 Google 雲端硬碟中的每一個檔案、文件與資料夾,背後其實都是一個網頁,都有一個專屬網址連結

所以我可以為這些檔案、文件、資料夾建立一個「專案目錄頁」(可以用 Google 文件,或是 Google 試算表),根據專案的邏輯,把重要的檔案、文件、資料夾的網址連結,變成目錄索引,就像下圖這樣。




我會為每一個專案,建立一份這樣的「目錄索引文件」,於是以後要找到這個專案的哪一個檔案或資料夾,到目錄頁找,不會混亂,永遠照著我的邏輯排序,而立刻開啟連結就能打開檔案。

這個方法我有詳細的寫在「一頁 Google 文件專案管理筆記,重整 Google Drive 混亂檔案」這篇文章中,插入連結的方式比我們想像的都要簡單許多。




這個方法我用了一段時間後,發現還有兩個「非常關鍵」的優點:

  • 目錄可以連結到不同資料夾內的檔案,一個專案如果要跨資料夾使用檔案,只要用目錄連結就好。
  • 雲端硬碟上的文件、檔案、資料夾的「網址」不會改變,就算移動位置後,網址也不變。意思就是目錄索引建好,從此一定可以打開那個檔案或資料夾,不會因為位置改變而有影響。

這些都大大增加了整理的彈性,但也增加整理的「穩定性」,只要整理一次,之後就能在目錄找到需要的資料,不怕她改變位置。

以後要找哪個專案的檔案,就打開目錄頁找就好,不用理會大量的資料夾或檔案清單。




二,進度排序


既然有了目錄頁可以幫我快速索引到每個專案需要的檔案,那麼換句話說,我就不用花太多心力,一定要一直去維護每一個資料夾與檔案的整齊。

資料夾只要維持基本的邏輯分類,花最少時間整理就好。

我的方法是,利用之前提過的「一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則」,不過我現在只採取第一種命名規則,就是利用數字幫專案資料夾排序

常駐常用的資料夾都加上「1x」的編號,進行中專案的資料夾加上「2x」編號,完成中專案資料夾加上「3x」編號,準備中專案資料夾加上「4x」編號。這樣根據「名稱」來排序資料夾,我就能快速打開需要的專案資料夾。(如果資料夾更多後,還可搭配年份分類)

而專案資料夾裡,就有我前面建立的「專案目錄頁」,我就打開目錄頁去索引專案需要的檔案即可。

當然要整理得更複雜也可以,不過相對效益較低,維護成本與時間又高,所以最後我慢慢折衷為上述的方法。





三,自動索引


那麼指依靠上面的整理方法就夠了嗎?

以「人」要動手整理的部分,我的經驗是上述這樣對我來說就夠了。

剩下的,就讓 Google 雲端硬碟的功能與機制來幫我找到需要的檔案即可

有幾個 Google 雲端硬碟的功能,常被我用來開啟需要的檔案:

  • 根據修改時間排序,這樣就能立刻打開最近修改過的檔案。
  • 右方活動通知,讓我知道哪些檔案新上傳,或是最近被合作者修改過。(聰明的文件管理方法! Google Drive 即時文件編輯活動動態
  • 左方近期檔案,快速打開最近我正在使用的檔案。
  • 上方快速取用,讓 Google 幫我判斷當下我可能需要的檔案。

這些都是 Google 自動索引好的,我只要打開,就能看到需要的檔案,而常常有用。

我在「Google Drive 幫檔案時間管理:雲端硬碟檔案任務化教學」這篇文章有寫過詳細進階教學。




四,搜尋、搜尋


最後,如果上面三個步驟還不能快速看到我需要的檔案,那麼我會直接利用「搜尋」。

通常是在找某個特定文件時,其實不用理會她被我整理到哪裡,只要搜尋關鍵字, Google 雲端硬碟可以搜尋文件內文,所以大多數檔案都能立即找到。

尤其現在 Google 雲端硬碟搜尋時可以限制在某個專案資料夾內搜尋,這樣就能更聚焦的搜尋到需要的資料:「Google 雲端硬碟終於開始支援「搜尋指定資料夾內」的檔案!

如果搜尋就能找到,那麼太複雜的整理也就不需要了,因為搜尋更快。




小結:


以上,就是我多年來慢慢精練出來的 Google 雲端硬碟檔案整理方法,或許不會適合每個人,但也多少可以提供您參考。

如果有你很棒的其他整理方法,也歡迎跟我分享,提供我參考。

有興趣的朋友,還可閱讀:「提高 Google Drive 文書報告生產力:我常用的 G Suite 工作技巧」、「Google 試算表活用教學:你可能還不知道的10個技巧」、「Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學」、「Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件! Google 合併列印郵件教學」。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 雲端硬碟檔案整理技巧總集,四個高效率的管理邏輯

留言

  1. 從剛才五點多開始到現在, 桌機透過 Chrome 打開我的任何一個 Google 試算表
    試算表載入後隨即發生問題, 要我重新載入
    重新載入後又反覆發生問題如上

    不管該試算表是龐大複雜的, 還是小巧簡單沒幾個公式的, 都不能開

    手機開卻又沒問題

    回覆刪除
  2. Esor不好意思請問一下,我最近也成為了g suite的使用者,但發現這樣會新增一個新的帳號跟雲端硬碟,請問你是怎麼跟原本個人的google帳號(以@gmail.com結尾的帳號)區分開來或是共同使用的呢?是都將個人帳號的(雲端硬碟)東西轉換過去?或是藉此將私人、工作的檔案、聯絡人、Email分開來?


    另外一個問題是,透過「Google Drive 雲端硬碟檔案串流」的檔案,如果是多人同時開啟的話有沒有什麼防止機制?我有看到如果同個檔案被修改後或是上傳相同檔案名稱的檔案,舊的檔案會存放在版本記錄內,但如果希望一開始A開啟檔案後B就不能開啟或是會跳出警示,這個Google雲端串流目前是否可能還是無法做到?(不一定能夠轉換成Google的格式來協作,因為可能是CAD的檔案)

    謝謝!

    備註:
    我已經讀過以下論壇的文章,希望也能聽聽你的看法
    ●Operating both File Stream and Backup and Sync on the same computer
    https://support.google.com/a/forum/AAAA034zvV8zlzi7d4GEFo?hl=en

    ●Two People Editing the Same file at the same time
    https://support.google.com/a/forum/AAAA034zvV8LPUqJ0pQFkk?hl=en

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