Google 日曆也是統整會議郵件、專案文件、旅行資料好工具


對我來說統整所有資料的管理中心是 Evernote。在 Evernote 中把所有專案、任務資料整理在一起,是最有效率的做法。

不過最近有位同學問我,他平常就是習慣用 Google 日曆安排所有任務,那可以把任務資料統整到 Google 日曆上:

把 Google 日曆當作任務資料的統整中心嗎?

或者我也常常會做下面這樣的利用:我們一般會在日曆上安排會議行程,如果會議中有各種需要的資料,像是產品簡報、問題郵件、Evernote 構思筆記,可以都統整到 Google 日曆的會議行程中,從行事曆也可以方便開啟。

要做到上述需求,功能並不難,而且效果很不錯。讓我們來想想看,是不是可以把 Google 日曆變成統整資料的好工具。




一,在 Google 日曆整理會議資料


例如,當我們在 Google 日曆安排一個會議、活動、課程時,這個行程會有哪些「執行時」需要用到的資料呢?

  • 開會時要拿出來討論的產品簡報?
  • 開會時要拿出來討論的產品設計圖?
  • 開會前提出問題的郵件?
  • 開會時需要用到的筆記資料?

像是簡報、設計圖,只要上傳到「 Google 雲端硬碟」,就可以把檔案直接插入 Google 日曆的行程中

如果是會議郵件,像是 Gmail ,每一封郵件其實都有一個「專屬網址」,只要複製網址列的專屬網址,貼上 Google 日曆的會議行程,到時候就能快速開啟。

如果是會議筆記,像是 Evernote 、 Notion ,每一則筆記也有專屬的「連結位址」,利用「複製記事連結」的方式,就能把這些雲端筆記的單獨一則筆記位址,插入 Google 日曆的行程,到時候一樣可以快速開啟。

這樣一來, Google 日曆一方面會有會議、活動的行程安排,另外一方面,也可以當作統整某次會議零散資料的好工具,還很方便跟其他人共享。

當然,像是 Evernote 或 Notion ,可能都有一些和 Google 日曆自動同步的技巧(例如:Zapier 教學:讓 Evernote 筆記與 Google 日曆自動連動好方法),但通常這樣手動整理,更加精準,而且不容易凌亂。





二,在 Google 日曆整理專案資料


如果你跟我一樣,會在 Google 日曆上安排專案進度,那麼這時候同樣的邏輯,專案進度需要的文件檔案、專案筆記,是不是也可以直接插入 Google 日曆的專案進度,方便到時候快速開啟呢?

或者,之前我介紹過 Trello 和 Google 日曆同步的方式:「Google 日曆與 Trello 即時雙向同步: Cronofy 強化功能教學」。但除了自動同步,其實也可以在 Trello 管理專案拆解,在 Google 日曆安排專案時程,然後在 Google 日曆中插入 Trello 看板或任務卡片的網址,也是一個簡單的解決辦法。





三,在 Google 日曆整理旅行資料


我之前分享過:「一個 Google 日曆規劃好出國自助旅行教學:時區行程資料搞定」,用 Google 日曆安排旅行行程,那麼每一個行程需要的資料,當然也可以用 Google 日曆來統整:

  • 訂旅館的郵件,複製 Gmail 該封郵件網址,插入旅館的行程中。
  • 要去某個景點整理好的 Evernote 筆記,複製記事連結,插入該景點的行程中。

這樣一來,旅行過程看著 Google 日曆,也能快速找到各種零散資料了。





當然,你一定想到了,不是只有 Google 日曆可以這樣做,其實所有的行事曆工具都可以這樣利用。

如果說,我們平常有很多會議、活動、行程、任務,而且已經習慣全部安排在行事曆上,這時候,不妨就把行事曆當作你的工作資料統整中心,把某個會議、行程需要的所有資料,插入那個行程中,那時候在行事曆就能快速開啟。

或者,你像我一樣,用 Evernote 當作專案統整中心,那麼也不妨把那些專案、任務筆記的「記事連結」,插入 Google 日曆,這樣查看行程時,也能快速開啟 Evernote 相關筆記了。

有興趣的朋友,還可延伸參考:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 日曆也是統整會議郵件、專案文件、旅行資料好工具

留言

  1. Gmail 每一封郵件其實都有一個「專屬網址」,請問這個網址在手機app上怎麼找到?

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    1. 想請問,那如果一個trello卡片裡的待辦清單需要做進度管理,也需要同一張卡片多人分工,有推薦的方法做管理嗎?

      之前有介紹過Planyway,但在操作上發現,planyway同步了trello卡片中的待辦清單,但設定了待辦清單的時間卻無法同步在日曆上

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    2. 確實在 Gmail App 中,似乎找不到可以複製網址的地方。

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    3. Trello卡片裡的待辦清單需要做進度管理,也需要同一張卡片多人分工,目前有兩種方法。

      1. 在待辦清單本身的分類,就用進度來分類,例如在一張卡片中,待辦清單分成:準備期6/10前、執行期6/30前、完成期7/10前,並用 @ 標註每一項待辦清單要負責的人。

      2. 可能要使用 Trello 的付費版,付費版有針對待辦事項單獨指派給工作者的功能。

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    4. 關於統整資料,我也曾經嘗試用Google日曆,我目前都用 Google Tasks,因為:
      1. 可以從郵件加入Tasks,手機、電腦都可以,不用取連結網址。
      2. 可以在 Tasks 裡設定日期時間,一樣會顯示在日曆(不過,僅限於電腦版,手機沒有)。
      3. 不會因為時間過了就不那麼方便找,除非我將之完成。
      4. 可以應用子工作功能,將一個專案分為幾個細項工作。
      5. 可以顯示在 Googel 的 Gmail、日曆、文件、工作表...等等畫面的右側。(但這日曆、記事也有)

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