Google 試算表「錄製巨集」自動完成重複操作 [影片+圖文教學]

在微軟 Office 文書工具中，「巨集（Macro）」是行之有年的功能，在 Excel 中透過錄製巨集就能「自動完成重複操作」，節省大量整理表格時間。以更白話來說，簡單的「錄製巨集」，就是機器把我「第一次的操作記下來」，接下來就能交給機器重複第二次、第三次到無數次操作，免除我自己手動重複一樣操作的時間。

試想看看，我有 30 個工作表要重新整理：修改格式、刪除欄位、設定版面，一張工作表要花 5 分鐘整理， 30 張工作表就要 150 分鐘。可是如果我把第一次整理工作表的步驟「錄成巨集」，接著第 2 張到第 30 張工作表就交給機器自動「重播」整理，這樣說不定 10 分鐘內工作就完成了。

而最近， Google 試算表也宣布加入了「錄製巨集」的新功能，這兩天我的 Google 試算表終於看到這個更新，立刻嘗試了一下，下面就用實際範例，來跟大家說明使用的步驟。

放心，雖然聽起來「巨集（Macro）」好像很厲害，但對於一般使用者來說，如果只是錄製操作步驟、重新播放、自動完成，那流程其實非常簡單。

Google 試算表「錄製巨集」圖文教學：

例如下面這張試算表，裡面有好幾頁的帳目工作表，但原始的表格有點雜亂，我想要統一改成第二張圖那樣的版面。

這可能需要幾十個操作步驟，於是我可以利用 Google 試算表的「錄製巨集」功能，把第一次操作的步驟錄下來，之後其他頁工作表就重複播放、自動完成即可。

決定好要修改的步驟，打開 Google 試算表上方的「工具」，選擇「巨集」，啟動「錄製巨集」。

錄製巨集時，可以選擇「絕對參照」，就是依據指定的儲存格進行修改，例如你在這頁工作表改了 A1，自動修改下一頁工作表時也只會改 A1。

反之，也可以選擇「相對參照」，如果每頁工作表的欄位數量不固定，那麼就依照相對位置來修改。或是想要在同一頁工作表上改不同範圍，也可以使用相對位置錄製。

錄製巨集時，會把我們操作的所有步驟、選取的方式、開啟的功能，包含滑鼠點擊，也包含鍵盤指令，全部都錄製下來。

例如我用「 Ctrl （Command ）」＋「 Shift 」＋「向下」按鍵，一次選取了第一欄表格開頭到結尾的範圍。然後將其日期格式做了修改。

那麼「錄製巨集」就會把這個鍵盤快捷鍵錄下來，也錄下我開啟了什麼選單，打開什麼功能。

又接著我指定了某一欄，在其上點擊右鍵，選擇刪除他。

這一連串動作也會自動錄製在巨集中。

接著我又用「 Ctrl （Command ）」＋「 Shift 」＋「向下」＋「向右」按鍵，把整個表格範圍全選，並且加上表格線條。

同樣的，這一系列按鍵到滑鼠的操作步驟， Google 試算表的巨集也都可以錄製。

最後，我在指定的欄位加上特殊顏色。

完成錄製動作後，只要按下下方「正在錄製新巨集」卡片上的「儲存」，便完成了整個操作。

現在我已經把修改第一頁工作表的一輪動作全部錄製完畢。

接著我就打開第二頁工作表，一樣要修改版面，但不用手動自己來，而是打開「工具」選單的「巨集」，在巨集清單中可以看到剛剛錄製的「修改版面動作」，點擊並播放他。

這樣一來， Google 試算表就會照著我剛才的所有操作，重新在第二頁工作表上執行一遍，只要一兩秒鐘，第二頁工作表就改成跟第一頁工作表一樣的版面囉！

這樣後面幾頁工作表，只要重複播放錄製的巨集，就能自動完成重複操作，一下子就可以整理完成。

Google 試算表「錄製巨集」影片教學：

也因為「巨集」是相對動態的操作，所以我特別錄製一段影片，加上教學字幕（請開啟字幕），讓大家可以對照前面的圖文教學。

影片中，我示範的是「 Google 試算表樞紐分析」的功能，有興趣的朋友可以參考：「Google 試算表樞紐分析表範例教學，像 Excel 般資料快速重整」。





當然，巨集不是什麼新功能了，但希望這篇教學，可以提供想要在 Google 試算表上應用的朋友一個參考。

而如果你是這方面高手，有什麼巨集利用的更好案例，歡迎留言分享。

你還可參考：「Google 試算表活用教學：你可能還不知道的10個技巧 」、「sheet2site 用 Google 試算表架出一個速成網站教學，免寫程式 」、「Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用」。


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