讓 Google 試算表、文件分享網址打開後自動下載 office 檔案
好幾年前開始,我主要的文書作業平台就是以 Google 文件、簡報、試算表為主,協同合作、分享、純線上工具的特點,符合我工作上的便利需求。不過在這樣的工作過程中,還是難免會遇到對方希望我提供給他 Office 檔案的時候,當然, Google 文件、簡報、試算表,都可以另外下載成相應的 Word、 PowerPoint、 Excel 格式。
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有時候,我則會直接提供對方 Google 文件、簡報、試算表的「共享網址」,看對方是要線上瀏覽,還是想另外下載成 Office 檔案,自己可以決定。
不過也有遇過不熟悉 Google 文書工具的朋友,不知道哪裡可以下載成 Office 格式檔案,又增加了一些來回解釋的步驟。
最近,看到一個小技巧,可以部份解決這樣的問題。
只要修改 Google 文件、試算表的「共用連結網址」,把修改後的網址提供給對方,對方開啟網址後,不會打開 Google 網頁,而會直接下載成 Word、 Excel ,甚至 PDF 的格式。(但目前測試,似乎不支援 Google 簡報直接下載 PowerPoint)
這就解決了我的上述問題,並帶來一些好處:
- 我還是可以維持自己 Google 文書工具的使用流程。
- 減少額外另存新檔操作,只要分享網址時改幾個字即可。
- 對方獲得的是下載網址,這表示我這邊還是可以更新,更新後對方下載的就是最新版檔案。
- 如果對方不熟悉線上工具,這樣直接下載成他熟悉的 Office 檔案,對方也方便。
步驟非常簡單。
首先打開 Google 文件、試算表,點擊右上方的[共用],開啟共用小視窗右上方的[開啟連結共用設定]。
複製對方可以檢視文件的分享連結網址。
以我的一份[如何實現年度計畫?下載與演練「改變每週時間規劃表」範本]為例,他的 Google 試算表分享網址如下,打開這個網址,開啟的是線上文件:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V32HgWYOTYcQtqKvTL1y3pXlJdp06RPWGZTHOyD3SLU/edit?usp=sharing
這時候,我們只要修改一下網址的後綴,改成像下面這樣,對方點擊網址後,就會直接下載一份 Excel 檔案了:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V32HgWYOTYcQtqKvTL1y3pXlJdp06RPWGZTHOyD3SLU/export?format=xlsx
依此類推,我們只要在 Google 文件、試算表的共用網址最後,把「edit?usp=sharing」做修改,就能:
- export?format=xlsx
- 下載成 Excel
- export?format=pdf
- 下載成 PDF
- export?format=docx
- 下載成 Word
如果你工作上也常常使用 Google 文書工具,這個小技巧值得一試。
對 Google 工具技巧有興趣的朋友,可以參考:[分享 Google 文件、試算表與簡報時看起來更專業的兩個語法]、[一頁 Google 文件專案管理筆記,重整 Google Drive 混亂檔案]、[提高 Google Drive 文書報告生產力:我常用的 G Suite 工作技巧]。
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這一招真的是很方便!
回覆刪除學習了!