讓 Google 試算表、文件分享網址打開後自動下載 office 檔案

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好幾年前開始，我主要的文書作業平台就是以 Google 文件、簡報、試算表為主，協同合作、分享、純線上工具的特點，符合我工作上的便利需求。不過在這樣的工作過程中，還是難免會遇到對方希望我提供給他 Office 檔案的時候，當然， Google 文件、簡報、試算表，都可以另外下載成相應的 Word、 PowerPoint、 Excel 格式。


有時候，我則會直接提供對方 Google 文件、簡報、試算表的「共享網址」，看對方是要線上瀏覽，還是想另外下載成 Office 檔案，自己可以決定。

不過也有遇過不熟悉 Google 文書工具的朋友，不知道哪裡可以下載成 Office 格式檔案，又增加了一些來回解釋的步驟。

最近，看到一個小技巧，可以部份解決這樣的問題。




只要修改 Google 文件、試算表的「共用連結網址」，把修改後的網址提供給對方，對方開啟網址後，不會打開 Google 網頁，而會直接下載成 Word、 Excel ，甚至 PDF 的格式。（但目前測試，似乎不支援 Google 簡報直接下載 PowerPoint）

這就解決了我的上述問題，並帶來一些好處：

  • 我還是可以維持自己 Google 文書工具的使用流程。
  • 減少額外另存新檔操作，只要分享網址時改幾個字即可。
  • 對方獲得的是下載網址，這表示我這邊還是可以更新，更新後對方下載的就是最新版檔案。
  • 如果對方不熟悉線上工具，這樣直接下載成他熟悉的 Office 檔案，對方也方便。




步驟非常簡單。

首先打開 Google 文件、試算表，點擊右上方的［共用］，開啟共用小視窗右上方的［開啟連結共用設定］。

複製對方可以檢視文件的分享連結網址。




以我的一份［如何實現年度計畫？下載與演練「改變每週時間規劃表」範本］為例，他的 Google 試算表分享網址如下，打開這個網址，開啟的是線上文件：

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V32HgWYOTYcQtqKvTL1y3pXlJdp06RPWGZTHOyD3SLU/edit?usp=sharing



這時候，我們只要修改一下網址的後綴，改成像下面這樣，對方點擊網址後，就會直接下載一份 Excel 檔案了：

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V32HgWYOTYcQtqKvTL1y3pXlJdp06RPWGZTHOyD3SLU/export?format=xlsx




依此類推，我們只要在 Google 文件、試算表的共用網址最後，把「edit?usp=sharing」做修改，就能：

  • export?format=xlsx
    • 下載成 Excel
  • export?format=pdf
    • 下載成 PDF
  • export?format=docx
    • 下載成 Word

如果你工作上也常常使用 Google 文書工具，這個小技巧值得一試。

對 Google 工具技巧有興趣的朋友，可以參考：［分享 Google 文件、試算表與簡報時看起來更專業的兩個語法］、［一頁 Google 文件專案管理筆記，重整 Google Drive 混亂檔案］、［提高 Google Drive 文書報告生產力：我常用的 G Suite 工作技巧］。


（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：讓 Google 試算表、文件分享網址打開後自動下載 office 檔案）
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