Excel 記帳雲端進化! Google 表單比記帳 App 還好用


之前我寫的一篇記帳心得:「丟掉記帳軟體與 App ,轉個彎,我養成了記帳的習慣」獲得了許多迴響,很多朋友喜歡我那樣以預算為導向的簡單記帳方式,因為一來更容易養成這個輕鬆的習慣,二來也能達到控制花費與儲蓄的效果。

但是同一篇文章底下有不少朋友留言提到他們也不一定使用記帳軟體或 App ,而是更喜歡從以前到現在養成的用 Excel 記帳的方式,好處是自己可以自由設定欄位,資料自己可以完全掌控,又能用 Excel 做出報表。

那麼,在這個雲端時代與行動時代, Excel 記帳的方法有沒有雲端化、行動版的變種呢?之前看到國外知名教學網站 MackUseOf 的「 Use This Google Form Budget Trick to Control Your Spending 」一文,就提到可以用「 Google 試算表」加上「 Google 表單」,做出自己可以隨時記帳的「雲端+行動」記帳本,效果不輸專業的記帳 App 喔!

2015/10/28 新增:我的家庭記帳方案:實作 Google 雲端記帳一個月心得
2015/12/25 新增:Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載
2016/2/16 新增:超簡單網頁表格製作!免語法用 Google 試算表教學
2017/2 新增:記帳城市:最會遊戲化台灣團隊幫你「直接上癮」每日記帳習慣
2017/7/9 新增出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載 




我對於這個方法非常感興趣,於是自己實作了一段時間瞭解其效果與功能,今天這篇文章就來分享我照著實作後重新整理的方法教學:

如何用 Google 試算表與表單,製作出可以行動記帳、雲端同步的帳本?

先來看實例,下圖就是比 Excel 記帳更進化版的 Google 雲端記帳,利用「 Google 表單」設計出類似記帳本的問卷調查頁面,這個頁面無論在手機或電腦上都能隨時開啟使用,快速記錄一次花費。

而所有的消費記錄都會同步儲存在雲端的 Google 試算表中,我們還可以利用「 Google 試算表內建圖表設計功能」統計收支的圓餅圖。

你也想利用 Google 試算表與表單設計出自己獨一無二又快速易用的記帳本嗎?那麼下面我們就來拆解怎麼設計。





  • 從新增 Google 試算表與表單開始

1.
上面我們已經看到最後完成的效果,現在就讓我們一步一步來完成他的製作。

首先,打開你的「 Google 雲端硬碟」,我建議建立一個「記帳帳簿」資料夾來專門儲存以後的記帳表單資料。




2.
接著在這裡先新增一個「 Google 試算表」,這份試算表就像是 Excel 一樣,以後可以儲存我們所有的記帳資料。




3.
但是我們不只想要用 Excel 記帳,我們希望有真的像是記帳 App 那樣簡單易用的記帳介面,這個便捷記帳介面就要用「 Google 表單」來設計

所以進入剛剛新增的試算表,先將這個試算表命名為記帳本(方便以後查找),然後在上方功能列的「工具」中為這份試算表「建立表單」。

透過連結 Google 表單,我們就能用問卷調查表的介面來設計出好用的記帳介面(延伸參考:Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學 )。





  • 建立記帳問題:交易日期、交易項目、消費類別、消費金額

1.
經由上面步驟進入「 Google 表單」設計介面,讓我們來設計幾個經典的記帳問題。

首先增加「日期」問題類型,這讓我們可以快速選擇這筆交易的日期。




2.
接著我們用「文字」問題類型來新增一個「交易項目」欄位,用來填寫這筆消費的實際用途說明。




3.
再來我們利用「單選」問題類型來建立消費類別,例如飲食、交通、娛樂等等,就像所有的記帳 App 那樣,事後就能透過消費類型的統計來分析自己的花費情況。




4.
當然,別忘了利用「文字」問題類型,加上最重要的「消費金額」欄位,這裡就可直接填上消費數字。




5.
我們甚至還可以把這個記帳本改造成更有養成習慣激勵的效果,例如用「評量尺度」問題類型設計「我真的需要這筆花費嗎?」欄位,用 1 到 5 的分數在消費後給自己評分,最後就能統計自己的消費是不是在符合需求的情況下完成。




6.
經過上面的問題設計,很快的我們就用 Google 表單設計出自己的便利記帳單,這時候別忘了還可以利用「不再只有醜醜範本!如何幫 Google 表單美化背景外觀?」來幫表單設計一個好看的問卷介面。





  • 行動記帳本:新增問卷網頁到手機主畫面或書籤

1.
完成了 Google 表單與試算表的設定後,現在我們就可以重複使用這個記帳問卷網頁來輸入自己的消費了!

無論在手機或電腦中,打開剛剛設計好的「記帳問卷」,這時候只要在日期、項目、類別、花費欄位一一填寫,就能快速把一筆消費同步輸入 Google 試算表,要比打開試算表填寫要快速簡單得多。




2.
除了把這個記帳問卷網頁加入書籤外,在 Android 手機裡可以利用 Chrome 的「加到主畫面」功能,把這個問卷網頁捷徑放在桌面上,這樣就真的像一個記帳 App 一樣了。





  • 用 Google 試算表最新探索功能查看消費統計

1.
我們在記帳問卷表單輸入的一筆一筆花費,都會統整到一開始建立的 Google 試算表中,只要打開這份試算表就能看到所有花費。




2.
更進一步的,現在新版 Google 試算表右下方有一個「探索」功能,點擊這顆探索按鈕,就能任意查看每一個欄位相關的統計圖表。

例如打開探索功能後,我點擊「消費類別」欄位,就可以看到這段時間我在哪一個類別上花費最多的統計圖,這是不是就跟一般記帳 App 沒什麼兩樣了呢?




3.
而剛剛設計的「我真的需要這筆花費嗎?」,也可以在探索功能中直接統計出目前的平均分數,看看自己的消費是不是更偏向「真的需要的花費」。





  • 建立長期追蹤樞紐分析表

1.
如果你是一個對統計圖更認真的記帳者,還可以在 Google 試算表中圈選需要的欄位,然後打開「資料」選單裡的「資料透視表」。




2.
這樣一來可以開啟新的 Google 試算表分頁,讀取剛剛圈選的欄位,建立自動統計分析的樞紐分析表,以後就能隨時查看自己最關注的帳目統計。

這真是一個自由、簡單的記帳方式,最棒的是資料完全自己掌控與同步,又能在所有平台使用,只要透過 Google 試算表就能記錄與統計分析,而透過 Google 表單更是可以建立類似一個記帳 App 那樣的行動記帳介面。

或許你用膩了一般的記帳 App ,那麼不如來試試看這個比 Excel 記帳更加雲端化與行動化的 Google 記帳方式吧!

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Excel 記帳雲端進化! Google 表單建立行動帳簿教學


留言

  1. 之前都只是用試算表來記帳,有表單輔助好像更好用了,雲端再進化

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  2. 作者已經移除這則留言。

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  3. 擔心會不會所有時間的資料都混在一起,沒法不同月份分開、相互比較~
    還是說選不同月份就會自動分到不同分頁呢?

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    1. 其實在 Google 試算表中你會有很多彈性去做任何月份、時間區段與不同項目資料之間的比對,利用我文章最後所說的樞紐分析表,或是簡單圈選範圍的圖表分析都可以做到喔

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  4. 請問這個表單有辦法離線輸入嗎?不是隨時都有網路
    之前都直接開試算表app,發現esor大介紹這樣使用方式好吸引人啊~
    立刻就像完整記帳app一樣了

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    1. 表單的方式不能離線輸入,但還是可以像你說的,在離線時直接開離線的試算表填寫內容。

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    2. 可以用google日曆或其他日曆app(好處是查帳快速,比如我會查車輛保養及理髮的時間),或者google keep也能離線筆記等有空再整理

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  5. 哇這超酷,謝謝Esor分享!
    我覺得可以拿來記工作室的花費和帳款收取流水帳,畢竟手機打開表單再找到正確欄位編輯有點麻煩,用表單來速記應該方便許多

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    1. 這個方向去想的話,表單其實可以做出很多「介面」

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    2. 的確是這樣,我覺得打翻我對Google表單原本使用方法的印象...
      想到庫存的進貨或是出貨也可以先快速用這個填寫一下
      用在要多人共用的表單上還不錯!

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  6. 看到這篇文章,兩眼都發亮了!!!!!太實用了!!!!立刻來製作自己的版本!!!!謝謝電腦玩物

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    1. 這個方法的好處就是每一個人都可以設計自己的版本!

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    2. 有同感, 已建立自己的版本~謝謝!Esor

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  7. 您好:
    有依照Esor的分享設定,方便許多。
    但是不是再請教要如何設定小計或總結
    就是有結算的功能
    謝謝

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    1. 我文章裡的探索功能可以幫你自動計算總結喔

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    2. 您好
      再次請教是否能設定
      支出、收入、轉帳等金錢流向功能
      在同一個工作表裡
      謝謝

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    3. 用不同的表單選項來設定,只是不知道是否滿足你想像的需求與操作

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  8. 作者已經移除這則留言。

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  9. 雲端 excel 的一個問題,似乎沒辦法設密碼?

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    1. 基本上這個試算表是只有你私人可以瀏覽的。 問卷表單的網址也只有你自己知道。

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    2. 這跟在自己電腦上的 excel 檔案是一樣的道理的,檔案只有我自己知道放哪裡,電腦也是我的

      但為什麼還要設密碼,就是怕萬一某天被別人拿到或路過看到隨便就打開了~~ (也許看到雲端檔案列表,就可以一個個點開)

      金錢總是比較私密的資料,我在本機端的 excel 還是會設密碼保護,同理,也希望雲端能設密碼,才會安全

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    3. 不曉得這問題GOOGLE到現在為何還沒有發現,如同Rocky所說,如果電腦被他人使用,或帳號被入侵,雲端上的東西就被一覽無遺了,可以讓使用者在文件多加一次密會更好

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    4. 基本上帳號會被入侵 再加一次密也不是十分有效
      Google現在的做法是使用認證登入(手機app or 簡訊)
      如果你怕帳號不夠安全可以使用認證登入

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    5. 分享:表單密碼設計可以以區段方式設計,即先進入輸入密碼區段,該區段只要一個簡答問題配合資料驗證即可做到鎖密碼的效果。

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  10. google工具真的非常好用 完全可以擺脫app有很多不相干步驟的困擾
    我之前本來想幫公司用問券功能設計領取贈品的紀錄表 但就是卡在無法鎖定權限 問了google的朋友也無解
    真的很可惜!!

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    1. 權限這一點確實沒有比較細致的設定

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    2. liqform 軟易雲端表單系統,目前有提供表單讀取允許碼,限制表單觀看與填寫權限功能。
      針對投票、票選還有自定投票人帳號密碼功能。
      不知道您的鎖定權限指的是什麼樣的流程?
      歡迎到我們的網站聯絡我們,我們可以幫忙看看能不能提供協助。
      https://www.liqform.com

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  11. 親愛的Esor Huang,

    今年發現電腦玩物Blog以後,真是大大拓展我的數位工作知識!非常喜歡您Blog的風格,甚至養成了天天(期待)閱讀新文章的習慣:)
    謝謝您的認真分享。

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    1. 很高興你喜歡,希望以後繼續支持

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  12. 或許也可新增一個滿足感評分

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  14. 作者已經移除這則留言。

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  15. 請問只能用google的雲端硬碟嗎? 如果是dropbox也可以嗎? 謝謝

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  16. liqform 軟易雲端表單系統,讓您不需要再表單與excel切換管理資料,完全整合在單一系統中,提拱給大家參考。
    記帳表單範本,可以選用此範本,可以設定前台不公開,單純在後台管理資料。
    https://www.liqform.com/sample/j79bgfuy

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  17. 作者已經移除這則留言。

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  18. 請問有收入-支出=餘額的表單嗎?
    還是要分別設計表單才有辦法?

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    1. 我研究了一陣子後,覺得好像還是要另外建立

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    2. liqform 軟易雲端表單系統,數學運算項目欄位 功能發表,
      目前可以滿足 收入-支出=餘額 的表單設計,歡迎測試使用,
      詳細說明與教學請參考下面網址,謝謝。
      https://www.liqform.com/article/42

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    3. 如果改變習慣,輸入金額用正數與負數呢?是否就可以看出支出與收入以及餘額

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    4. 可以利用filter公式回傳收入跟支出的項目,再分別加總相減

      https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zWHmLB2W4M8KQhvtdyuvKtezqGvmaxck3tqMz-LLNS8/edit?usp=sharing

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  19. 每次設定「交易日期」都會卡住一會,有人有這個困擾嗎?(我的手機是htc m8) 除了這點外,真的取代了我之前用的記帳軟體了。

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    1. 目前確實會有這個問題

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    2. 了解,那就忍一下,看看之後google表單會不會有改進,謝謝。

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  20. 哇,真的很好用,謝謝你,解決了我長期的困擾!

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  21. 您好
    看了這篇使用的文章之後
    有一個新的想法想要請教

    我們公司的請假單是一個word檔案
    如果要用電腦輸入資料,必須要一直調整格式,我覺得很麻煩
    看到您的方法,想請教能不能把word的空格當成表單的題目
    填完表單後就直接產生一張已經填好的請假單呢?
    還是說要從表單→試算表→文件合併列印
    這樣的順序處理會比較可行嗎?

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  22. 其實還是有點麻煩XD
    推薦「隨手記」,有網頁版也有APP
    圖表分析和分類設置和模版都不錯用

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  23. 遇到一個問題就是GOOGLE好像只能拉取1000筆資料的總和
    不知有沒有辦法解決
    http://i.imgur.com/rtNx0ZK.jpg
    就是我想拉超過1000之後橘色字就會變成黑色讀取不到資料

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    1. 這一點我倒是還沒有試到,我目前會每個月結算後把之前的資料拉到其他分頁封存整理

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    2. 我想得到解套的方式也是這樣0.0

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  24. 你好
    想請問一下如果希望它是一個月一個報表要怎麼設計呢?
    是每增加一個新的工作表就要重做一個google表單嗎?

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    1. 我就是很單純的在試算表中把上個月資料剪貼到新分頁,這樣原本分頁就空出來可以繼續記錄新資料

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    2. 喔喔~!原來如此
      感謝你~!!
      BTW這個blog真的好多內容好有趣

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    3. 很高興你喜歡,歡迎常來

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    4. 可以試試用 query 指令,下 sql 語法去查詢

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    5. 可增加sheet,然後用filter去自動填入,就可以分月份了。

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    6. 想知道樓上說的如何使用?sheet?filter?

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  25. 探索功能那邊一開始錯了喔,
    他是消費類別欄位裡面的項目「計數」,
    比方說今天消費一次交通100元、一次飲食50元,
    他會算成各50%(各一次)而不是交通66.6%飲食33.3%,
    所以無法「看到這段時間我在哪一個類別上花費最多」,
    大大可能誤會了。

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    1. 感謝提醒,這邊似乎是我一開始誤會了

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  26. 我現在有拉數值的總合作一個總表
    公式舉例=SUM(A1:A3)
    現在遇到問題我使用表單輸入一筆新資料 公式就會跑掉變成 =SUM(A2:A3)
    然後新的數值是在A1這樣會很麻煩我還要看公式是哪裡出了問題然後修改
    沒辦法及時知道現況

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    1. 經測試後為公式設定好後 輸入的第一筆資料才會這樣
      第二筆開始不會也就是說公式設定好後,KEY第一筆資料時要特別注意公式有沒有跑掉
      第二筆開始就不會了

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    2. 如果希望公式每次都抓A1的資料,把公式改成=SUM($A$1:A3)就可以了。
      有'$'的地方,會固定,不會隨著欄位增加。

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  27. 作者已經移除這則留言。

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  28. 請問表單有辦法設計成選擇不同的選項後,把結果存到不同的試算表裡面嗎?

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  29. 您好,感謝分享,想請問為什麼照說明方式圈選了欄位,後點選了資料,再點選了資料透視表後,新彈出的視窗都只有空白表格呢?

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  30. 請問excel表做好了
    也在表單->編輯表單
    但是做完excel是excel,表單是表單
    表單的不會跑到exel裡面。
    反而表單做完又出現一張表格,是表單變表格,
    希望表單輸入的能連結到我自己收支的excel表格

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    1. 請依照我的步驟,是從「工具」裡的「建立表單」去新增這個試算表的表單喔

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  31. Apple手機用Safari開此表單也可以加到主頁喔!

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  32. 推薦一個雲端記帳服務
    黃金眼 讓你看清未來的財務收支風險
    記帳、預警、提醒、理財、收支規劃
    有支援 多帳本、多人共管機制
    https://www.moneye.co/

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  33. 作者已經移除這則留言。

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  34. 想請問欄跟行的位置能對調嗎?!目前表單回覆後"行"是(問題)商品名 而"欄"是(回答)數字 要如何讓表單回覆的EXECEL表變成欄是商品名 而欄是數字

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  35. 你好喔
    我做好表單後,點開進去表單頁面,左上角有個黃色框框「要求編輯權限」,請問這個要怎麼使他不見啊?不好意思,這留言區塊不能貼圖片給你看。

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  36. 請問: 這方法在中國適用嗎? 那裏是無法使用Google的服務的

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  37. 你好,完成了表單與試算表,第一筆問卷填寫完成後,資料有同步到試算表,但之後填寫的的資料卻無法同步到試算表,是哪邊沒設定到嗎?

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  38. 您好!在輸入金額的地方,有沒有辦法設定只設定輸入數字呢?

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  39. 感觉这种方式不止适合拿来记账,也可以用来写「晨间日记」或者「九宫格日记」

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  40. 我最近是用這個來記錄電表,監控耗電情況

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  41. 請問要如何設定探索裡面顯示的圖表類型?
    我想要消費類型可以顯示圓餅圖
    但只能選擇插入圖表 再修改為圓餅圖
    無法直接於探索裡面顯示圓餅圖

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  42. 想請問
    這種表格方式能夠包含 銀行戶頭的領存錢嗎?

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  43. 好酷喔!創意思考最佳代表!!!(ps. 我也非常喜歡轉個彎那一篇的概念)

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  44. 請問站長~我想知道您做夫妻共同記帳的時候,怎麼設計不同戶頭收入支出多少,不同主分類的收入支出多少呢?

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  45. 不好意思 我的表單弄出來長得不一樣耶.........

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  46. 新年快樂! 非常謝謝您上面的介紹,我也完成設定.但是表單碰到問題.
    1.設定表單後,我透過email寄給自己的email帳號,填寫第一次可以加入到google sheet.但第二次比照填寫就沒有辦法.
    2.請問如何可以直接再手機上填寫?

    謝謝您.

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    1. 他教的方式是把網頁存成捷徑在自己手機桌面上
      這樣就可以直接在桌面上用瀏覽器開啟表單

      方法是
      瀏覽器App開啟你寄給自己的表單
      然後瀏覽器app有“Add to Home Screen” (加到桌面)的功能
      (如果你是Android, 點擊瀏覽器右上方的點點,會出現功能欄位,在這裡就可以找到)

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    2. 請問執行了加到主畫面,也有訊息回復已加到主畫面,但回主畫面就是看不到,到底跑哪兒去了

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    3. 找到了。原來要在設定權限管理中將CHROME的"增加挑徑到桌面"之設定開啟,加到主畫面之捷徑才有用

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  47. 您好~
    我有用這個方法開始記帳,覺得超棒的!!
    不過想問如果跨入下個月時,會建議怎麼設計呢?
    感謝!!

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    1. 我會把上個月的資料剪下,貼上新增的工作表分頁中,然後目前這個工作表就繼續收集這個月的記帳

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  48. 請問哪裡可學習 那個探索的使用方式

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  49. 使用此方式時,從我手機主畫面點選連入後,都會是編寫狀態,而無法填資料。請問該如何解決呢?

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    1. 應該是你沒有從右上方的「傳送」,獲得真正的問卷填寫網址?

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  50. 請問一下,Google試算表中的時間戳記要怎麼調整呢? 我填完表單送回的資料,時間戳記跟我實際填寫的時間不一樣,我猜是時區的關係。但是不知道去哪邊修改

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  51. 請問在表裡面已經設定好加總聯結,在表單輸入後沒有自動更新,怎麼設定?

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  52. 我想要設定篩選出9月份所有支出類別的總和
    請教月份的部分公式要怎麼寫?
    試了好久都失敗...
    謝謝

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  53. 請問表單可否限制特定帳號才可填入資訊?

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  54. 請問能否設計出月份的預算和剩下預算的功能呢?

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  55. 請問我依照您的步驟編寫先設EXCEL→在EXCEL裡建立表單→編輯表單
    但是回來EXCEL發現比方說表單設了5個問題
    EXCEL應該是有對應的,可是會變成
    時間戳記/未命名問題

    我只有第一組設成功,後面再弄就算換帳號也是一樣上面那個問題
    然後試填表單都可提交,亦可從表單那裡看到前面的資訊統計
    可是回EXCEL就是半筆資訊都看不到
    到底是哪裡出問題了呢?

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    1. 我發現我放了二天後再登入又變正常了~~系統在整我嗎!!!
      不用回答我了,謝謝~

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  56. 用表单最麻烦的问题是无法编辑之前的记录,比如编辑前几天的记录。而且没有查询功能。所以,考虑到这些问题,放弃用表单来记账了。其实表单就是用来做调查问卷的。

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  57. 您好,感謝您提供的資訊,請教,將表單設定好後,在IPHONE上使用,日期都無法以萬年曆的方式直接點選,請問您有下載什麼外掛程式嗎?我在iphone上使用過safari及chrome都是一樣的狀況

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  58. 請問這個可以依各個月份做統計嗎?? 假設我只想看8月份的支出統計??

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  59. 超感謝你的資訊分享!很實用
    APP記帳我總是會忘東忘西,感覺自己設計出來的表單讓我記帳更有興趣

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  60. 請問日期設定部分怎麼設定

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  61. 以前還想說要在電腦裡的excel一個一個輸入,沒有想到表單還可以這樣使用!
    有了Google表單真的超方便!我只要按照以前在app輸入一樣,手輸金額項目後,excel就能自動統計了~ 謝謝站長的介紹!

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  62. 謝謝分享!

    請問如何導入之前的記賬記錄?之前的記賬記錄都用excel表格整理好了

    希望得到回復!感謝

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  63. 您好:
    我公司有用到這篇文章中一個概念─「支出(收入)重要性程度」,這可能是您獨創的想法,希望您同意使用。
    https://newmindsec.blogspot.com/p/icare-newmindset.html

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  64. 第一次聽到使用表單的方式 覺得很有趣
    會照著使用看看 : )
    謝謝分享!

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  65. 感謝分享,雖然是2015年的文章,但現在看到還是覺得很受用。
    目前用這套方式來進行共同記帳,希望可以順利~

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  66. 非常感謝此篇文章,我本來是記在紙張的筆記本上做記帳,後來某天看到這篇文章,我從2016年開始照著製作和使用,每年分開儲存一份。
    如果用任何一款app做記帳,就會怕app損毀或開發商倒閉,然後資料就因此無法讀取。
    所以用試算表的好處就是自己可以很清楚的知道檔案存在哪,資料隨時可以存取,也能匯出。
    除了2017年我嘗試收入和支出都存在同一個表格,但因為要多1個選項和2個資料表欄位,反而實際使用上增加一些複雜度,最後還是決定收入和支出分成不同表格(但是同一個試算表)。
    後來製作了一個2099年的檔案為範本,每年就從這個試算表建立副本然後改檔名,如果要改良調整就是以這個為主,然後每新的一年就是用改良過的範本。
    本來我也有照著教學做出長條圖圓餅圖,甚至加上類似股票的K線圖,但後來發懶了就沒在做圖(只做到2022年),加上我發現其實把彙整過的收支數據做顏色變化其實就差不多了。
    最近開始使用信用卡,於是2024年開始還加入了信用卡的消費分類,這樣更能看請楚自己卡費花了多少。(本來有打算加入icash或其它付款或儲值方式,但我覺得沒必要)
    還想到順便把除數為0的問題解決掉,這樣彙整過的數據就好看很多了。
    我要求女友一定要記帳,她從2020年記帳到現在也算是很習慣了,雖然偶爾還是會偷懶不記帳...
    現在身邊的朋友看到我的記帳,他也想跟著學習開始養成習慣,我把我的範本和這篇文章分享給他做參考。
    非常感謝。

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