Clockify 專案管理、遠距團隊追蹤工作時間免費利器,中文圖解教學



將自己的時間用途數據化」,是一個可以提升效率的技巧。無論是想要精進自己的時間管理方法,或是自雇者需要追蹤各個工作專案的工時與計價,還是遠距工作團隊需要管理每一個合作者的工作時間,這時候,一個「追蹤工作時間」的工具,都會節省許多時間。

之前有多年的時間,我慣用的工作時間追蹤工具是:「打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」。

最近這一年,我換成一個比較輕鬆簡單,但對個人時間管理一樣有效的方法:「Google日曆 變身時間塊統計工具,追蹤養成習慣與工作時數」。

今天要介紹的,是一個類似 Toggl 的追蹤工時服務,叫做「 Clockify 」,他在介面結構、管理邏輯上都和 Toggl 非常一致,但是這個工具訴求免費版本就可以:進行更多專案管理的任務拆解、時薪費用統計功能。




「 Clockify 」在其團隊自我介紹頁面提到,「 Clockify 」於 2017 年推出,起因是他們團隊本來就有計算工時、追蹤專案時間的需求,但之前他們使用的追蹤時間工具改變收費模式後,讓他們提升了許多費用,於是決定開發一個類似的工具,並且讓核心的管理功能免費使用。

「 Clockify 」還是有付費版,不過確實有更多專業需求的功能免費開放,這篇文章,就來寫一篇完整的圖解教學介紹。




「 Clockify 」如何追蹤專案、任務時間?


讓我們先從「 Clockify 」要解決的核心需求開始介紹,就是追蹤自己、團隊每一個專案任務的時間,統計總工時、總費用。

註冊一個新帳號,或是利用 Google 帳號,登入「 Clockify 」的免費版本。

在第一個「 Time Tracker 」頁面,可以開始利用計時器,追蹤自己的工作時間,計時器上的幾個欄位功能分別為:

  • 輸入行動的描述
    • 例如這是一個寫作「任務」中的大綱規劃「行動」,就是自己實際做了什麼的描述。
  • 選擇專案、任務
    • 後面我會介紹,如何設定「專案」、「任務」,就能追蹤這些工作到底花了多少時間完成。
  • 選擇標籤
    • 可以利用在做重要性分類,或是工作場所分類等等。
  • 開啟計價
    • 後面我會進一步介紹,設定每小時費用,就能統計工時與收取費用。
  • 可以看到目前累績的時間
  • 按下開始、停止,就完成一次計時




「 Clockify 」的一個核心區隔,就是免費版就可以建立專案、任務,讓我們追蹤具體的任務時間,避免最後的時間記錄只是一堆雜亂的流水帳。

如果事先拆解好自己、團隊要做的專案、任務,就可以在計時的時候「選擇」目前要做的是哪一個專案或任務,設定明確的分類追蹤。

例如,我的「課程」專案中有一堂課(任務)是「立即做得到的時間拆解技術」,當我要準備這堂課時,就可以在計時器中明確的選擇這個任務。




在工作中,很多行動、任務,是會分段進行的,早上推進了一個小時,下午又有空檔又推進了一個小時。

這時候,「 Clockify 」在列出來的時間記錄清單中,每一項右方會有一個「繼續播放」按鈕,按下去,就可以繼續進行這個任務的計時,不用重新輸入資料。




在時間追蹤的過程,不一定都能「當下就計時」。有時候,工作先做完了,才想到剛剛沒有記錄下來,這時候怎麼辦呢?

來到到「 Clockify 」,在計時器右方,預設是「時鐘:自動計時」模式,可以切換為「清單:手動輸入」模式。

在手動輸入時,可以自由輸入任何時間的工作時間記錄。





「 Clockify 」如何設定專案任務的計時、計價?


和 Toggl 相較,「 Clockify 」免費版可以做更多專案、任務的拆解與設定,切割出具體的任務,以及專案費用計價。

滿足個人工作者、團隊工作者的精細任務工時追蹤、費用追蹤的需求。

我們先設定好自己要追蹤的專案、任務,這樣計時的時候就能像前面所說的直接選擇。進入「 Projects 」頁面,利用右上方的「新增專案藍色按鈕」,就能新增一個一個專案。




點進某一個專案的專屬頁面,在「 Tasks 」分頁,可以利用右上方的「輸入任務:Add按鈕」,新增一個一個獨立要計時、計費的任務。

「 Clockify 」的免費版也有協同合作功能,可以邀請最多 5 位團隊成員,並且在這裡邀請他們加入專案、分配工作任務、設定工時時間等等。





來到專案的「 Project settings 」頁面,可以在「 Project billable rate 」中,按下「 Change 」設定「每小時的費用」。

例如時薪要用每小時 6000 計算的話,可以在這裡輸入,之後就會幫我們統計到底花了多少時間,需要收取多少費用,甚至列印出、匯出統計報表。




進入專案的「 Status 」頁面,可以看到這個專案目前的計時結果:

  • 這個專案目前的總工時,每個任務的目前工時。
  • 這個專案目前要收取的總費用,每個任務的費用。
  • 這個專案目前的完成進度(如果前面有設定預估工時的話)。





「 Clockify 」跨平台的各種計時工具:


Clockify 」提供了跨平台的工具,可以讓我們在各種裝置上輕鬆開始計時。你可以到其官方網頁下方,下載包含 Windows、 Mac、 Android、 iOS 等平台的軟體,或是直接使用網頁版也可以。

其實,「 Clockify 」網頁版的功能最完整,而且電腦、手機都能使用。反而軟體端以計時為主,功能比較陽春。

不過「 Clockify 」有一個很棒的特色,就是他的跨平台同步十分即時,電腦端計時開始,手機端立刻打開或修改,都能雙向順利同物。




如果你平常慣用雲端工具,例如 Google 日曆、 TrelloNotionEvernote 、Google 文件等等,可以安裝「 Clockify 」的「 Chrome 外掛」,它可以幫我們在各種雲端服務頁面,「插入」計時器,一邊處理任務時,就能一邊計時。

不過我覺得這一點不會特別方便,因為往往完成一個任務的過程,會在多個雲端工具,或是一個雲端工具的多個頁面切換,這時候這樣的計時功能反而無法準確對應出真正的工作時間。

還是用「 Clockify 」原本的計時器,好好寫上任務,是比較好的選擇。






「 Clockify 」 如何查看時間統計結果:


經過前面的時間追蹤、專案設定,追蹤幾天後,我們可以開啟在「 Dashboard 」查看統計結果。

預設的專案模式,可以看到每一個專案花費的時間、每週總工時等等。




在上方切換到「 Billablility 」模式,則可以查看自己的工作時間換算成多少費用?有哪些時間是有費用的?有哪些時間是沒有費用收益的?

當然,你可以把「 Clockify 」當作單純的個人時間管理工具來使用,這時候就不用理會費用這塊功能。





「 Clockify 」如何匯出完整的工時報告:


最後,來到「 Clockify 」的「 Reports 」頁面,這邊有兩個用途:

  • 讓我們「匯出報告」
  • 讓我們快速修改每一條時間表

我建議切換到「 Detailed 」模式,這時候會顯示成一份像是試算表的表單,每一條都可以直接編輯修改。

如果要匯出,可以先利用上方的「 Filter 」功能,過濾出自己需要的專案、任務、標籤等分類。然後把過濾後的報表,匯出成 Excel、 PDF 檔案。




甚至也能簡單地把過濾後的報表,直接「線上分享」,例如這是我的測試範例






結論:


Clockify 」是一個 2017 年推出,很明顯想要取代 Toggl 的服務,他在免費版的機制下提供了專案拆解、費用統計等等進階功能,並且有一個潔白簡潔但專業的介面風格。

如果簡單的計時工具無法滿足你的時間管理需求,你希望能追蹤每一個特殊任務的工時,或者你真的需要為這些任務工時收取費用,還是說你要管理的是一個團隊的專案工作時間。

  • 在遠距團隊工作中,或許是一個不錯的追蹤統計方案
  • 對於個人接案工作者,可以快速管理自己的工時
  • 對於時間管理需求,也可以方便的追蹤統計

那麼,「 Clockify 」確實是一個值得一試的工具。

有興趣的朋友,還可進一步閱讀:


也歡迎參考我的「時間管理哲學課程」,或是我的《時間管理的30道難題》,一起來練習具體、有效的時間管理方法。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Clockify 專案管理、遠距團隊追蹤工作時間免費利器,中文圖解教學

留言

  1. Toggl在2020九月改版,整體UX變得可怕的紫紅色,目前看來Clockify變成唯一可行的選項。

    回覆刪除
    回覆
    1. 我一直以來都是用toggl XDD 也是看這篇之後,才知道有其他類似的APP

      刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期