如何透過時間追蹤提升時間生產力?4個階段與9個工具


時間管理是一種習慣,在這個習慣養成的過程中,需要練習對時間運用的敏感度、掌控力,解決幾個關鍵問題:

  • 不知道自己的時間花在哪裡,沒有警覺。
  • 不知道自己實際上完成一件事情到需要多少時間。
  • 不知道自己有哪些時間可以安排,或無法安排。
  • 即使有時間了還是無法專注。

這時候,妥善運用「時間追蹤的工具」,確實可以幫助養成時間管理習慣的過程更容易。

不過,我自己目前其實已經有段時間沒有使用這些時間追蹤工具了!

不是他們沒有用,而是在實際的經驗反省中,或許我們應該「在不同的時間管理習慣養成階段」,利用不同的時間追蹤工具,直到最後一個階段不再需要時間追蹤工具為止。

今天這篇文章,我想分享自己多年來真實的經驗,反思自己在不同的階段如何透過不同的時間追蹤工具解決問題。




階段一,了解時間花在哪裡,哪裡花了多少時間


在養成時間管理習慣的第一個階段,我們可能常常對日常生活中怎麼時間就忽然不見,沒有非常明確的警覺,於是感覺一天就這樣過了,就怎麼總是好像無法完成很多事情。

我們也常常對工作、生活中的任務,具體要花費多少時間,沒有明確的概念,於是常常規畫出超量的任務。

所以在這第一個階段,我會建議確實可以使用一些最基本的時間追蹤工具,好好記錄自己真實的時間花費。



如果想要了解自己時間是怎麼不見的?到底時間是花在什麼事情上?(或是沒有花在任何事情上,就在打發時間中溜走)這時候,我優先建議可以試試看「時間塊(iOS)」和「 Timetrack ( Android 與 iOS )」這類工具。

這個階段,就是要先開始對溜掉的時間有所警覺,透過一格一格的時間記錄,幫助我們開始產生對「被打發的時間狀態」這樣的警覺。




同樣在這個階段中,我們還需要培養對「一件事情要花掉多少時間」的敏銳認識,明明寫一篇文章就是要花兩個小時,我不能總是理想化的以為一個小時可以搞定。

這個敏銳度,除了前面的兩個 App 可以協助外,還可以利用一個更適合用來追蹤「單一任務」分段完成後的總時間的工具:「Toggl 」。





前面的工具都是手動追蹤,就是要自己按下記錄。

如果你覺得需要了解時間花在哪些事情上,但又不想手動記錄,或許可以看到後面兩個可以「自動追蹤電腦使用時間」的工具:「RescueTime」和「Smarter Time App」。

他們可以記錄我們使用某個軟體、網站的時間,而這也可以回推我們把時間花在哪些事情上。





階段二,掌握那些還可以運用的時間


透過階段一的練習,我們可以開始培養出對會溜走的時間的敏銳度,並且更明確知道自己在哪些事情上通常花費多少時間。

當有了這樣的敏銳度,安排時間、安排待辦清單時也會更具體,更有效。

接著或許可以放下階段一的時間記錄工具,開始試試看階段二的工具。

在階段二,我們可以開始練習去挖掘「那些還可以利用的時間空檔」,讓每天的時間有更充分的被利用在有價值的任務上。

這時候,我有練習過利用「未計畫時間表」這樣的表單,去思考自己在被占用的時間安排之外,還有哪些可以利用的時間區段,並且進一步的去記錄自己每周是否有好好利用這些空檔。

透過一段時間的記錄,了解自己每周的空檔數量,可以安排多少額外任務,如何好好地充分利用,這是時間管理習慣很重要的練習。




除了了解可利用的時間空檔外,這時候我們還可以進一步的去認識自己「最能充分發揮生產力」的時間。

利用「每日精力熱點圖」,追蹤一段時間,了解自己每天最有精神的時刻,以及最容易倦怠的時刻,調整自己作息,或是把事情安排到最有生產力的時刻做。

這個階段,我們不只是懂得做事情,還要懂得利用最有效的時間,去完成最困難的任務。





階段三,透過時間追蹤聚焦,提升專注力


了解了自己日常時間的使用方式,認識自己完成任務所需時間,知道自己有哪些還可以利用的空檔,以及明白自己最有生產力、最沒有生產力的時段。

這時候,我們就能對每天的時間有一個更深刻的敏銳度,能夠把任務安排到最適合的時間、最適合的數量來完成。

不過,即使任務都安排到時間上了,有時候我們難免會在做事情的時候分心,無法專注,這時候就無法充分的利用同樣的時間更充分地完成事情。

到了這個階段,或許可以開始試試看「番茄鐘」類型的工具,從 25 分鐘短時間的專注開始,練習培養專注投入一個行動的習慣,並且體驗專注帶來的快樂。(參考:來自 TIME 的快樂科學秘密:投入時間當下

階段三,我們利用番茄鐘這種時間追蹤工具,鍛鍊自己專注投入一個行動,並明確的認知到這樣做可以帶來的產值。





階段四,專注於任務,而非時間


於是,在這樣的一階段一階段的時間管理習慣練習中,透過各種不同的時間追蹤工具,培養不同的時間認識,養成習慣:

  • 掌握自己通常的時間花費。
  • 知道如何挖掘出可利用的時間空檔。
  • 能夠在可利用時間,專注投入一個行動。

最後,我們可能就可以不需要再使用這些時間追蹤工具。

而是利用「專案、任務管理工具」,具體規畫出任務與行動,讓自己知道有可利用時間時,可以採取哪些最佳的行動選擇。

停止那些太過機械化的時間記錄,回歸到這個本質:

每一個時間,都能去投入一個有價值的行動。

那麼時間管理習慣也就完成了。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何透過時間追蹤提升時間生產力?4個階段與9個工具

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