如何透過時間追蹤提升時間生產力？4個階段與9個工具

時間管理是一種習慣，在這個習慣養成的過程中，需要練習對時間運用的敏感度、掌控力，解決幾個關鍵問題：

• 不知道自己的時間花在哪裡，沒有警覺。
• 不知道自己實際上完成一件事情到需要多少時間。
• 不知道自己有哪些時間可以安排，或無法安排。
• 即使有時間了還是無法專注。

這時候，妥善運用「時間追蹤的工具」，確實可以幫助養成時間管理習慣的過程更容易。

不過，我自己目前其實已經有段時間沒有使用這些時間追蹤工具了！

不是他們沒有用，而是在實際的經驗反省中，或許我們應該「在不同的時間管理習慣養成階段」，利用不同的時間追蹤工具，直到最後一個階段不再需要時間追蹤工具為止。

今天這篇文章，我想分享自己多年來真實的經驗，反思自己在不同的階段如何透過不同的時間追蹤工具解決問題。

階段一，了解時間花在哪裡，哪裡花了多少時間

在養成時間管理習慣的第一個階段，我們可能常常對日常生活中怎麼時間就忽然不見，沒有非常明確的警覺，於是感覺一天就這樣過了，就怎麼總是好像無法完成很多事情。

我們也常常對工作、生活中的任務，具體要花費多少時間，沒有明確的概念，於是常常規畫出超量的任務。

所以在這第一個階段，我會建議確實可以使用一些最基本的時間追蹤工具，好好記錄自己真實的時間花費。

如果想要了解自己時間是怎麼不見的？到底時間是花在什麼事情上？（或是沒有花在任何事情上，就在打發時間中溜走）這時候，我優先建議可以試試看「時間塊（iOS）」和「 Timetrack （ Android 與 iOS ）」這類工具。

這個階段，就是要先開始對溜掉的時間有所警覺，透過一格一格的時間記錄，幫助我們開始產生對「被打發的時間狀態」這樣的警覺。

同樣在這個階段中，我們還需要培養對「一件事情要花掉多少時間」的敏銳認識，明明寫一篇文章就是要花兩個小時，我不能總是理想化的以為一個小時可以搞定。

這個敏銳度，除了前面的兩個 App 可以協助外，還可以利用一個更適合用來追蹤「單一任務」分段完成後的總時間的工具：「Toggl 」。

前面的工具都是手動追蹤，就是要自己按下記錄。

如果你覺得需要了解時間花在哪些事情上，但又不想手動記錄，或許可以看到後面兩個可以「自動追蹤電腦使用時間」的工具：「RescueTime」和「Smarter Time App」。

他們可以記錄我們使用某個軟體、網站的時間，而這也可以回推我們把時間花在哪些事情上。

階段二，掌握那些還可以運用的時間

透過階段一的練習，我們可以開始培養出對會溜走的時間的敏銳度，並且更明確知道自己在哪些事情上通常花費多少時間。

當有了這樣的敏銳度，安排時間、安排待辦清單時也會更具體，更有效。

接著或許可以放下階段一的時間記錄工具，開始試試看階段二的工具。

在階段二，我們可以開始練習去挖掘「那些還可以利用的時間空檔」，讓每天的時間有更充分的被利用在有價值的任務上。

這時候，我有練習過利用「未計畫時間表」這樣的表單，去思考自己在被占用的時間安排之外，還有哪些可以利用的時間區段，並且進一步的去記錄自己每周是否有好好利用這些空檔。

透過一段時間的記錄，了解自己每周的空檔數量，可以安排多少額外任務，如何好好地充分利用，這是時間管理習慣很重要的練習。

除了了解可利用的時間空檔外，這時候我們還可以進一步的去認識自己「最能充分發揮生產力」的時間。

利用「每日精力熱點圖」，追蹤一段時間，了解自己每天最有精神的時刻，以及最容易倦怠的時刻，調整自己作息，或是把事情安排到最有生產力的時刻做。

這個階段，我們不只是懂得做事情，還要懂得利用最有效的時間，去完成最困難的任務。

階段三，透過時間追蹤聚焦，提升專注力

了解了自己日常時間的使用方式，認識自己完成任務所需時間，知道自己有哪些還可以利用的空檔，以及明白自己最有生產力、最沒有生產力的時段。

這時候，我們就能對每天的時間有一個更深刻的敏銳度，能夠把任務安排到最適合的時間、最適合的數量來完成。

不過，即使任務都安排到時間上了，有時候我們難免會在做事情的時候分心，無法專注，這時候就無法充分的利用同樣的時間更充分地完成事情。

到了這個階段，或許可以開始試試看「番茄鐘」類型的工具，從 25 分鐘短時間的專注開始，練習培養專注投入一個行動的習慣，並且體驗專注帶來的快樂。（參考：來自 TIME 的快樂科學秘密：投入時間當下）

階段三，我們利用番茄鐘這種時間追蹤工具，鍛鍊自己專注投入一個行動，並明確的認知到這樣做可以帶來的產值。

階段四，專注於任務，而非時間

於是，在這樣的一階段一階段的時間管理習慣練習中，透過各種不同的時間追蹤工具，培養不同的時間認識，養成習慣：

• 掌握自己通常的時間花費。
• 知道如何挖掘出可利用的時間空檔。
• 能夠在可利用時間，專注投入一個行動。

最後，我們可能就可以不需要再使用這些時間追蹤工具。

而是利用「專案、任務管理工具」，具體規畫出任務與行動，讓自己知道有可利用時間時，可以採取哪些最佳的行動選擇。

停止那些太過機械化的時間記錄，回歸到這個本質：

每一個時間，都能去投入一個有價值的行動。

那麼時間管理習慣也就完成了。

有興趣的朋友，還可延伸參考：［戒除手機成癮、練習行動專注：我實踐過四階段方法］、［為何休息後更焦慮更沒動力？可能我只是在打發時間］、［十年磨劍，新書出鞘：《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統》］等文章。

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