讓其他人用 Google 表單預約我的 Google 日曆時段,實測教學


最近在幫小朋友預約一個親子活動,這個活動每一場人數都有限制(而且不多),但有很多個活動時段可以選。我看到對方利用一個網頁報名表,讓想報名的人可以直接選擇還有名額的時段,而且當下報名成功後,我的行事曆上也立即自動出現該場活動的通知。

感覺這是一個很輕鬆的方法,整個流程自動化,如果我是活動主辦者、場地提供者、時段擁有者,也會想要用這樣的方式,一次滿足下列需求:

  • 一次列出多個可以挑選的時段,讓對方直接選擇。
  • 選好後,雙方的行事曆上自動都有內容。
  • 名額滿的時段,不會出現在選單上。

有沒有辦法在我熟悉的工具上做到呢?於是我就研究了 Google 表單Google 日曆上可以實踐的方法。




利用一個叫做「 Booking Calendar 」的外掛,可以讓其他人用 Google 表單主動預約我設定好的 Google 日曆時段,並且某個時段額滿後就不會出現在選單,預約成功後則雙方日曆上都會自動出現。

我延伸想到下面這樣的應用:

讓公司的團隊用 Google 表單預約 Google 日曆上的可用會議室。

讓公司的員工用 Google 表單預約 Google 日曆上還可以參加的團體輔導活動。

讓學生用 Google 表單預約 Google 日曆上老師可以訪談輔導的時段。

讓客戶用 Google 表單預約 Google 日曆上可以拜訪公司的時段。

如何做到呢?下面我就來分享自己測試的方法。




第一步,我先在 Google 日曆上建立一個新的日曆,並在上面設定好我要給他人預約的時間。例如:
  • 接下來會議室可用時間。
  • 接下來活動舉辦的時段。
  • 可以接受輔導的時段。
  • 可以預約開會、訪談的時間。




第二步,來到 Google 表單,設計一個報名問卷。其他問題要怎麼設計都可以,但一定要有兩個問題。

第一個問題是詢問對方的電子郵件地址。

第二個問題是要預約哪一個課程(時段、場地),並且這邊要用[下拉式選單]的題型。但是不用輸入答案,只要先把問題名稱、題型設計好即可。




第三步開始要安裝外掛。

打開 Google 表單右上方的[...]選單,選擇[外掛程式]。




找到「 Booking Calendar 」這個外掛程式,並連結。




回到 Google 表單,打開右上方的已安裝外掛程式清單,選擇「 Booking Calendar 」。




接著,右下方會打開「 Booking Calendar 」的設定介面。讓我們一步步來設定。

首先第一個頁面,在[ Select the Calendar ]選擇剛剛自訂好課程、活動、場地等時段的 Google 日曆。

在[ Sync the events into a drop-down ],選擇 Google 表單中剛剛那個「要預約哪個課程」的問題。

在[ Add attendee using the email address ],選擇 Googlel 表單裡剛剛填寫電子郵件的問題。

然後按下[ Next ]到下一頁。




第二頁是設定:當 Google 日曆上的課程活動,自動匯入到 Google 表單的問題後,要顯示什麼樣的格式(活動名稱、日期、時間)。




第三頁,則是依序要設定

  1. 一次要顯示 Google 日曆上多少個最近的活動。
  2. 當某個活動超過多少個報名名額後,就不要顯示。
  3. 多久之內的活動不要顯示(例如一天內就要開始的活動不顯示)。

設定完成,按下[ Save ],就會看到左邊 Google 表單的題目下,載入 Google 日曆上符合條件的活動囉!




把這個問卷分享給需要預約時段的人填寫,就可以在選單裡,選擇還有名額的時段。




而填表者預約好時段後,雙方(主辦人、預約者)的 Google 日曆上都會看到像是下圖的行程,可以看到哪些人預約了這個時段,以及這個活動的詳細資料。





小結:


「 Booking Calendar 」這個外掛的優點,就是讓他人透過 Google 表單,就能直接預約我在 Google 日曆上設定好的時段。我不用把對方加入我的 Google 日曆,但預約成功後雙方的 Google 日曆上都會出現行程,還能設定額滿截止。

G Suite 企業版也有在 Google 日曆上設定類似的預約行程功能,但每個行程要單獨分享預約網頁,反而無法像「 Booking Calendar 」這樣,直接在 Google 表單列出很多個可選行程。

不過「 Booking Calendar 」免費使用下,「每一天」只有接受 10 個預約的額度,如果要超出這個數量,需要付費取得永久增加的每一天額度,

另外在實際測試中,會有一點點時間同步的落差,例如某個行程滿了,第一時間選單可能還是有出現(大概幾十秒鐘到一分鐘內的落差),可能不適合會大量湧入的報名。

有興趣、有需要的朋友,可以測試看看。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:讓其他人用 Google 表單預約我的 Google 日曆時段,實測教學

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