在感興趣社團與繁多課業間,我要如何做好時間管理?



前陣子受邀到東華大學演講時間管理的方法,結束後,收到一封來信詢問(已去除隱私資訊,並做了一些修飾):「有個困擾自己很久的問題,之前因為課業繁多,所以找了社團來調劑身心。社團的練習讓我很感興趣,開始愛上這個新技能。但是社團練習的時間有點過多,卻又讓自己複習課業、準備考試的時間被壓縮。無論是練習時間或考試時間,都不是自己能決定,請問在這樣的情況下要如何時間管理?」

這樣的問題,其實不只是同時想要練社團,又需要準備考試的同學們會遇到。即使進入了職場,也可能常常面臨著類似煩惱:「好想做什麼,但又有什麼應該做,時間卻不能被自己掌控。

那麼這樣的問題應該如何解決呢?




我先談談最近自己正在練習的另外一件事:跑步。為了更好的練習,我買了幾本跑步書來看,也發現正統的跑步書,都很強調同一套練習的邏輯:

  • 確認自己的目標
  • 了解自己的身體(時間)狀況
  • 製定循序漸進的計畫
  • 邊行動邊持續修正

其實,時間管理,或是大多數的任務,都應該遵循上述四個步驟來實現,才不會事倍功半、自討苦吃。

  • 如果我只是想要運動有精神,卻去製定跑馬拉松的計畫,那麼可能在壓力下充滿挫折。
  • 如果我明明睡眠不足,卻硬要學別人晨跑,反而容易出意外。
  • 如果我的身體還不具備足夠的肌耐力與心肺耐力,卻想要照搬高手的練習習慣,更可能損害自己的身體。

回到時間管理上,跟跑步一樣不是一開始就急著去跑,不是一開始就想要把練社團、準備考試的所有行動都安排在我的計劃中。應該先回頭確認幾件事情,然後才擬出真正可以執行的計畫。




1. 確認我的具體願景:


「感興趣的社團時間」、「需要準備的課業時間」,這些看似想要去實現的目標,其實都還很模糊,還有很多不確定性。

以「感興趣的社團時間」來說,是有多感興趣呢?是想要成為社團表演時的台柱嗎?還是說只要能被選上社團表演時的一員就好?又或是只要自己能因此學會一個新技能即可?甚至是只要自己開心就滿足了?

以「需要準備的課業時間」來說,又是想要達成什麼樣的課業成果呢?是要考上某個夢寐以求的研究所?是希望學到那個知識、考試過關即可?還是希望成為成績頂尖、這領域的專家呢?

這是第一步,先回頭確認「社團」與「課業」對我來說的「真正具體願景」是什麼?

因為不同的願景,會導引出完全不同的計畫。看起來好像要配合社團時間、要配合課業時間,但其實如果我的願景不同,我就可以有不同的選擇,並且更容易知道應該優先被佔用的次序。

我們太容易直接照搬別人的行動,把行動當成目標,而這反而讓我們覺得怎麼做都充滿挫折,看起來好像不能選擇,其實都還有選擇空間。可以延伸閱讀我另一篇同樣想法的文章:「建立習慣的第一個關鍵迷思:誤把養成習慣本身當成目標 」。




2.確認真正要被佔用的現實時間:


時間管理最大的「誤解」,就是我可以想辦法把所有事情都排上我的行程,想辦法把所有事情都完成,但是這樣的行程通常都難以實現,甚至全部都無法實現,反而導致充滿挫折,以及每一面都不討好的狀態。

真正時間管理的方法會這樣做:「我先確認真正一定要被佔用的時間有哪些,然後再來制定計畫。」

但關鍵是,真正被佔用的時間不是別人說,而是我們要自己決定的。

例如具體願景如果是「想在社團學一個新技能」、「想要考上夢寐以求的研究所」,那麼就很清楚應該先把時間留給課業準備,把課業的準備時間表固定好後,再看看有多少時間可以留給社團,這時社團的練習不一定要百分之百配合,可以有自己更自在的學習節奏。

當然也可以反過來,我「想要在社團表演中成為主角」、「同時顧好課業,學到知識」。那麼可能這時候不只是社團基本練習時間要被佔用,自己還要額外設定時間來加強個人練習。於是要思考的就是剩餘時間如何做到「顧好課業」這的基本要求。

關於判斷重要的次序,你還可以參考:「如何判斷重要的事?比重要緊急更有效的4步技巧 」這篇文章。




3. 尋找剩餘時間可以採取的最高產值行動:


時間就是這麼多,每個人每天都是 24 小時,如果平均分配,什麼都做一點,通常是什麼事情都沒辦法創造高價值。

所以前面我們先把願景確認下來,看看自己在哪個目標上有追求更高價值的動力,那麼就先用充足時間去創造那個更高的價值,讓那個最高價值先發生,被真正實現,這樣的時間管理才有意義。(當然也可能你最後發現自己幻想的價值不存在,那也沒關係,還可以隨時修正)

而接下來在「真正自己決定的」固定時間之外的剩餘時間,就要思考如何利用剩餘時間去把第二個目標的價值做適度的產出。

很關鍵的一點就是,是「從現實的剩餘時間」去擬定計畫,而不是想要照搬最完美計畫。

因為這不是你的最高願景,你不需要用最完美計畫去實現它,但你還有剩餘時間,就想辦法在這個時間內創造出可以創造的最大產值。

例如在追求社團活動的最高表現之外,我也想顧好課業。那麼這時候我的讀書計畫可能不是循序漸進的一頁一頁複習,也不是慢慢來等考試前再去複習,我要想辦法在更少的剩餘時間中創造最佳產值,那麼我可能是要上課更認真筆記,上課時就抓住重點,針對筆記重點來準備考試,加快課業準備的效率。我可能可以利用筆記在社團練習空檔時也做簡單複習,節省額外複習的時間。

你可以參考我利用剩餘時間的真實經驗:「時間愈少,我們能創造的時間價值愈大 」。




4. 尋找目前系統以外的解決辦法:


前面幾個步驟,有可能讓我們解決問題,也可能讓我們遇到新的難關:

  • 「可是我又想要成為社團練習主角、又想要在課業上頂尖」
  • 「我還是沒辦法在更少的時間內完成課業複習」

當然有這個可能,遇到這樣的可能時怎麼辦呢?這時候,就不再只是「社團時間」、「課業時間」的調配問題了,如果你有兩個願景都很具體且想要全力投入,但你也知道現實看起來不允許。

這時候不一定是做不到,而是你要尋找「這兩個系統外的解決辦法」。

什麼是這兩個系統外的解決辦法?首先,這時候我們要改變的不只是社團與課業時間,而是要改變我們「整個生活習慣的方式」,可能我要「成為一個早睡早起的人」,讓自己多出更多不被干擾的時間。可能我要「更懂得善用零碎時間」,減少沒有產值的上網聊天時間。可能我要練習「提升自己的專注力」,讓自己任何時間都能快速進入專注狀態。

整個生活習慣改變,那麼以前不存在的那些時間,現在就可以被我利用,於是我就多了更多可以調配的時間籌碼。

再者,我要改變的可能是社團練習的技巧、課業學習的技巧,也就是有沒有「更有效率」練習與學習的方法?可能我現在的方法還不是最好的,所以我花很多時間也沒有足夠產值,會不會有更好的方法呢?我可能必須留時間去涉獵這方面的新知識,並且實際去實踐看看。

改進事情本身執行的效率,那麼以前覺得在這樣的時間下沒辦法做到的事,現在也可以做到了。你同樣可以參考我之前撰寫過的真實經驗分享:「沒時間怎麼管理?先從最佳化日常被固定佔用的時間開始 」。




小結:


對我來說,人生中也充滿了許多看似要打架的想做的事情,需要完成職場工作,但又想寫部落格文章,也很想能好好陪伴家人,並且依然持續培養像是跑步、閱讀這種花時間的興趣。

而我的方法,也無非是從上面四個步驟,一層一層去思考。

到底我真正想要達成的願景是什麼?哪個願景應該優先佔用我的時間?剩餘時間如何創造其他願景的產值?有沒有可能提升更大的系統效能來解決問題?

這篇文章,回答讀者來信的問題,也分享給讀者們參考。

有興趣的朋友,推薦還可以後續閱讀下面幾篇文章:「我的「不辦清單」:如何從不要做的犧牲,換回工作效率?」、「新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化 」、「停止殺時間:用「優質時間」取代「虛無時間」 」。

或者,需要時間管理練習工具的同學們,可以參考我寫給學生們的時間管理工具推薦:「開學後輕鬆做好「時間管理」:推薦學生們13個遊戲化工具技巧 」。


 (歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:在感興趣社團與繁多課業間,我要如何做好時間管理?

留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Google 雲端硬碟檔案整理技巧總集,四個高效率的管理邏輯

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法