新版 Google Tasks 工作表教學,這個待辦清單 App 特色為何?


在昨日「如何立即開啟 Gmail 新版介面,以及八個改版新功能實測簡介」一文中,隨著 Gmail 新版推出, Google 也帶來一個意外的更新,也就是全新介面的「 Google Tasks (工作表)」,並且還首次在 Android 與 iOS 上推出了 Google Tasks 的獨立 App 。

如果長期追蹤電腦玩物的朋友,應該知道最早期,我其實是利用「 Google Tasks (工作表)」來管理待辦任務的,而且那時候 Google 一直沒有幫 Google Tasks 推出 App ,所以還要使用第三方 App 來同步 Google 工作表。

後來比較陽春的 Google Tasks 漸漸不能滿足我的需求,我也替換到 Remember the Milk 很長一段時間,後來換到 Todoist 一陣子,最後完全轉移到 Evernote 來管理任務。在我整理的「20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器 」一文中,我甚至完全沒有提到 Google 工作表,因為我一直以為 Google 會放棄這個服務。





但是,沒想到在 Gmail 的網頁版更新中,帶來了新介面的 Google Tasks ,而且不只有新外觀,更在多年後首次的推出 Google Tasks App (這可是當年很多朋友夢寐以求的功能耶!)。

那麼,「 Google Tasks (工作表)」值得一試嗎?她當然還是無法取代專業的任務管理工具,對某些朋友來說他「太簡單」,但也可能對另外一些朋友來說她「夠簡單」。而如果打算試試看 Google 工作表,那麼最核心的理由,應該是在下面這個特色上:

可以把 Gmail 郵件用任務清單的方式管理,並且在電腦手機間同步。

下面,就讓我結合目前「 Google Tasks (工作表)」的完整功能,包含新舊功能,一起做一番介紹。




1. 全新可同步的「 Google Tasks (工作表)」 App:


原本 Google 工作表只能在 Gmail 的電腦網頁版中使用,目前新版則直接顯示在右方的外掛區。

但是現在很多人都會行動工作,所以應該也要讓手機上可以便利使用。



這次 Google 推出新版「 Google Tasks (工作表)」,不只介面更好看,更重要的就是推出獨立的 Android 與 iOS App ,現在就可以下載。

「 Google Tasks (工作表)」 Android App
「 Google Tasks (工作表)」 iOS App





2. 簡單的待辦清單,但可以規劃子任務


以待辦清單的功能來說,「 Google Tasks (工作表)」是非常簡單,甚至對不少朋友來說是很陽春的工具。

但就像我之前介紹「極簡待辦」這類工具,一定也有朋友就是想要最簡單的清單即可。

「 Google Tasks (工作表)」符合這樣的需求,他的新介面也是極簡風,而在極簡下有兩個不錯的功能,第一個是可以在任務下繼續「列出子任務」,下面我會介紹這個功能的應用。

第二個是 App 上也可以很滑順的按住拖曳,改變任何任務的順序。

「 Google Tasks (工作表)」沒有真正的提醒功能,但是可以設定「日期」,這個日期的用意,我同樣下面會補充。





3. 把 Gmail 郵件加入 Tasks 管理


這麼簡單的「 Google Tasks (工作表)」,有一個最大特色,就是在 Gmail 網頁端中點開某一封郵件,在上方的「 ... 」選擇「新增至 Tasks 」,就能把郵件加入工作表,變成待辦任務。



於是,那些還需要處理的困難郵件,現在可以在「 Google Tasks (工作表)」排成清單,並且剛剛的「子任務」發揮效用,我可以列出這個郵件的執行步驟,隨時檢查自己完成到哪一個進度。

並且因為現在有「 Google Tasks (工作表)」 App 了,所以我們可以在手機上管理這樣的郵件任務,並且從任務中的「郵件連結」,手機上也能快速打開 Gmail App 裡的那封郵件。





4. 在 Google 日曆顯示 Google 工作表任務


最後,剛剛加上日期提醒的 Tasks 任務,可以讓他顯示在網頁版的 Google 日曆上。

打開 Google 日曆,在左方我的日曆清單中的「提醒」,打開右方選單,選擇「切換到 Tasks 」。



這樣 Google 日曆右方,就會顯示任務清單,而加上日期的任務,也會直接顯示在 Google 日曆網頁版中,你甚至可以拖曳來改變任務日期。




新版 Google 工作表,不會是專業而重量級的待辦清單,但是他很適合簡單需求的朋友,以及適合特別想要管理 Gmail 郵件的朋友,而且現在手機上也能管理了。

不過,你還是有另外一個選擇,就是利用 Google Inbox 的系統來管理郵件任務,可參考:「Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理」。

Google 工作表有其優點,例如可以在郵件任務下列子任務,不過又不像 Google Inbox 會彈出提醒。這兩者用法我認為是取代關係,只能選一個流程,就看你怎麼抉擇。

而對這類應用有興趣的朋友,還可以參考:「如何高效率的重新整理郵件?我的真實工作步驟完整分享 」、「10 個 Google 日曆秘密功能教學:幫你偷到更多時間 」、「Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學」。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:新版 Google Tasks 工作表教學,這個待辦清單 App 特色為何?

留言

  1. 為什麼不把提醒與tasks整合在一起呢?這樣tasks不是和以前以樣還是雞肋嗎?

    想到了有甚麼工作要做就用tasks記錄下來,然後確定好執行日期時間後就設定時間提醒。這樣一來在google日曆上也不會變成要看提醒就不能看tasks,要看tasks就不能看提醒了。不是更方便工作與提醒嗎?

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    1. 是啊,我也覺得應該整合彼此特長才對

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  2. Google Tasks 可以實現 David Allen 所謂的 Date-specific next actions,並且不能是 Time-specific next actions。

    而 Reminder (in Google Inbox) 一定要是 time-specific, 否則 reminder 應用程式不知道何時該跳出來提醒你,早上八點?還是六點?還是中午十二點?都不對,應該是使用者指定。

    如果我們把那種「某日一定要完成,但不管幾點」的 actions 列入考量,那麼他一定不能是指定時間的 event/action/task,但它也不是 Reminder 的替代品,因為完全不同目的。如果用 Date-specific 來看待 Google Tasks,那麼把它放到 Reminder 裡頭就不對了,因為 Reminder 要有時間。

    再來,如果一個 Date-specific 的 next action 必需要被提醒,例如雖然當天完成就好,但是下班前一定要確認,那實現的方式不是為 Task 加上時間,而是新增一個獨立的 Reminder:在 17:30 提醒自己確認該 Date-specific Task 是否完成。

    當我們把 Google Tasks 拿來放 DA 的 Next Actions,那麼就清晰了。

    個人使用的建議:Task 與 Reminder 是互補的兩個功能,不是同質性高的替代品。當然怎麼用看個人定義,提供參考。

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    1. 這也是一個不錯的使用的方式,感謝你的分享

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  3. 作者已經移除這則留言。

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  4. 雖然Gmail裡的Google Task很漂亮,
    但原始的Task很醜,
    https://mail.google.com/tasks/canvas
    或者是去Chrome裡找外掛也是。
    難道我每次在PC端使用都要開啟一次Gmail嗎?
    有沒有更好又美觀的解法呢?

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    1. 這可能就要看看 Google 有沒有打算更新網頁端了

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    2. 嗨,我找到一個Chrome外掛(不要從Chrome應用程式裝,是舊的)。
      https://github.com/philip-raschke/bgt_fixed
      按照步驟安裝,
      雖沒有Gmail/App的Task好看,但勉強還可以。

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  5. 以前站長教我們 Chrome for Android 可以將網址列移到下方
    移下去後, 網址列的介面也順道變得圓潤好看
    但這幾天打開, 發現網址列又跑回最上方
    進入 chrome://flags 已經找不到設定的項目
    不知是取消了? 還是項目名稱有變更? 找不到...

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  6. 我過去也是用 Google 工作表,後來則是奇妙清單,然後漸漸地用 Todoist ,這中間一直有用其它的 app 去轉換,不是收費太昂貴,就是達不到我要的「能力」。這算是一般使用者需要的簡便型待辦事項,比起專業的 GTD ,可能適應之後反而無法去適應輕便型......

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  7. 請問google日曆App 可以顯示 task嗎?目前只見到有顯示「提醒」reminder。目前因為同時使用網頁版及app 加上另一個App 名為BC2, 三方的task想要同步 卻發現 唯google日曆之app 沒有顯示task,不知是摸不夠熟 還是另有問題,故特此請教 感謝您 ��

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  8. 請問版主,google tasks有重複任務或循環任務的功能嗎?好像找不到這個其他APP都找的到的功能

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