連假後雜事大爆炸,試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術


在我主講的時間管理、 Evernote 等課程中,常常會遇到學員詢問我這樣一個問題:「雖然知道要事第一的原則,但工作上就是雜事特別多,而且特別容易被打斷,於是工作壓力愈來愈大,有什麼辦法能解決這樣的問題呢?」

工作上確實有些壓力是我們無法掌控的,例如雜事多到做不完,帶來無盡的煩惱擔心。例如總是被很多意外打斷工作,導致效率愈來愈慢。但如果想要沒有雜事、不被打斷,這對上班族來說其實有點天方夜譚。

那怎麼辦呢?我在前個春節結束時寫了一篇:「如何擺脫假期症候群?收假前我會用一個小時列煩惱決策清單」,今天要來繼續延伸這個主題,列出更具體的方法與可以使用的工具。




同樣身為上班族,我深知要沒有雜事、不被打斷、只做要事,基本上是不符合現實,尤其是連假結束後開工,一定又累積了許多郵件、即時通等新任務,一定會更容易出現許多工作上的意外。

這時候,身為一個上班族,沒辦法立即改變這個現實,那麼我們能做的,就是在雜事大爆炸、意外頻頻中斷工作的情況下,還能「無壓的工作」。

但是這有可能嗎?知名的時間管理方法 GTD( Getting Things Done ),在其第一本經典著作的副標題上,就用了「無壓工作的藝術」這樣的書名,在 GTD 的思維裡,「想要沒有壓力」不是來自於現實沒有壓力,也不是來自於某種神祕信仰或心靈超脫。

而是來自於利用一套工作流程,讓雜事、意外都不構成大腦的壓力。

而且這套「讓大腦沒有壓力」的工作流程,可以簡化成讓一般上班族也可以快速上手的工作流程,今天我就要以自己的實踐經驗,跟大家分享。




1. 清空大腦


連假後一開工,郵件收不停、即時通傳不停,甚至可能電話也響不停,很多累積的工作雜事都會在這一時之間湧現出來。

但是,想也知道我們不可能一次處理好所有任務,這時候腦袋中就一直累積著還有這沒做、還有那沒做,愈積愈多,大腦的壓力也就愈來愈大,當大腦愈混亂,工作效率也隨之降低,並且更容易漏掉事情沒做。

這時候,其實解決的第一步很簡單,想要讓大腦沒壓力,就讓大腦不要去記住其他該做的事情,讓大腦專心處理眼前那一件事情就好。為自己準備一個紀錄工具,例如筆記本、待辦清單,然後把所有「我這個當下沒辦法做」的事情,全部從大腦移出,放入紀錄工具,讓大腦沒有壓力的忘記他們。




2. 排入流程:


不過,雖然我們知道不可能一次把所有事情完成,但我們也知道,這些事情必須陸續完成,現在沒辦法做,以後某個時候就要做。尤其連假結束後,會有很多新的意外任務跑出來,干擾了我們原本的工作進度,於是我們更會焦慮這些某個時候必須要做的意外任務。

第一步我們讓大腦忘記他們,但光是忘記還不夠,只有忘記的話就只是逃避,而大腦會依稀感受到我們有很多尚未決定、很多尚未處理的任務,雖然不記得是什麼,但記得有很多很多。這就會成為一種更大的壓力,隱隱覺得自己很多事情沒有上軌道。

所以第二步也很簡單,把那些從大腦忘記,放入紀錄工具的雜事,一一的排上「流程」。也就是那些當下沒辦法做的事情,不只記錄下來,更要排入「某一個要做、適合做的時候」

這時候大腦就可以真正徹底的忘記他,反正這件事已經在流程中,時候到了再去做就好。

什麼是這樣的流程呢?可以是「時間」,例如兩天後、下個禮拜處理。可以是「情境」,例如開會時處理、零碎時間處理、打電話時處理。可以是「專案」,例如在專案進行到某一步驟時處理。把所有忘記的雜事,再排入上述某一個流程中,這樣就真的不怕忘記,只要流程一到,自然就可以處理。




3. 建立清單:


上面兩個步驟,會幫助你累積出一張一張的清單,可能是這禮拜最重要任務的清單,可能是打電話給客戶時一定要問的幾個問題清單,可能是某個專案的各種意外任務重新排程的清單。

讓每一件雜事、每一個意外,都一定在某一張清單的某一處。

這樣一來,大腦就真的不用記住什麼,不需要怕忘記有某件事沒做,也不需要擔心這件事情沒有安排好去做。因為這一張一張的清單,已經為你大量爆發的雜事、意外,重新做好了工作流程的整理。

當然,我們還是無法一次地完成所有的雜事、一天之內處理所有的意外,但起碼我可以「無壓」的處理他們,因為他們已經在一個我不用自己空擔心的流程上




4. 分解行動:


而如果要讓這樣的「無壓工作流程」更加徹底,讓大腦真正從雜事的煩惱解放,甚至讓各種意外中斷都不影響工作效率,那麼還有最後一步要做,這一步就是:徹底分解一個雜事的每一步行動,要分解到「大腦盡可能不殘留需要記憶思考空間」的程度

這是什麼意思呢?當一件意外任務發生,比方說客戶臨時要求重新修正企劃書,這時候並不是只把這件事排入某個流程清單就好,還要徹底分解這件事到大腦不需思考的程度。我可以分解這件事成幾個行動:列出客戶修正要點、調查其中一點的正確性、詢問主管是否答應客戶要求、進行企畫書修正、把改好企畫書先給主管看、再次請客戶確認企畫書等等。

也就是說,面對新的雜事、意外,要把腦袋裡所有能夠想到要做的具體一步一步行動,一一拆解出來,拆解到每一步都是不能拆解為止,這樣大腦就不殘留任何需要記住怎麼做的空間,到時候只要依照清單完成即可。

這樣做的好處就是,大腦一方面更加沒有壓力,因為真的沒有什麼要繼續煩惱或記住的。另一方面,就算我一直被打斷,但這份拆解得很詳細的清單,會告訴我做到哪一步?接下來可以做哪一步?不用擔心大腦因為被打斷而打亂了思考能力




小結:


這就是「無壓的工作技術」,把大腦所煩惱的各種壓力,全部放入一個外部的系統中,包含大腦要記住的事情細節、處理時機、流程步驟,全部拆解出來,變成一個看著做就好的系統。

這樣一來,即使連假後雜事大爆炸、意外中斷頻頻發生,也可以讓自己保持相對無壓的工作流程。

而且這四個步驟,其實都很簡單,如果你想實際操作,還可以參考我下面介紹過的適合的工具:「Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐」、「如何用 Trello 做子彈筆記?我的 Trello GTD 方法範例看板分享」、「Outlook 搞定 GTD 時間管理: 8 個 Outlook 任務排程技巧教學」,或是試試看任何一種待辦清單軟體:「20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器」。


 (歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:連假後雜事大爆炸,試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術

留言

  1. 這方法非常好用!我個人是使用在同時處理多個專案行政流程的執行上,配合OneNote的to do tag,哪個專案做到哪裡,還有什麼要做,因為什麼延宕,一目瞭然。最棒的是可以解放大腦專注其他事情,將大腦空出給更值得「載入」的事情。附加好處是,做完的專案自然而然有了細節的備忘錄,方便日後需要時回來查看。若是簡單的流程執行,感覺OneNote搭配這方法很適合,經濟實惠啊!

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