2011年4月19日 星期二

Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛?10個我最常被滿足需求

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這篇我不是要講Dropbox的什麼特技玩法(光這點就可以繼續分享好幾篇,但它們的重複使用率其實不高),今天我想分享的是自己使用Dropbox過程中,那些最常出現的應用方法,也可以說是之於我來說Dropbox最常幫忙解決的需求?或者說,我覺得為什麼每個電腦用戶都應該擁有Dropbox的原因。

Dropbox是一個檔案同步服務,首先你要在電腦中下載一個Dropbox軟體,然後它會幫你把放入「Dropbox專屬資料夾」中的檔案全部同步到雲端(Dropbox線上硬碟,免費版有2GB);接著你再到其它台電腦、手機中同樣安裝Dropbox軟體,那麼透過雲端同步,每台裝置就能即時接收傳輸一樣的資料。

而昨天看到一則新聞,報導到Dropbox現在已經有2500萬的使用者,每天有兩億個檔案被上傳儲存,每五分鐘超過一百萬個檔案傳輸。這真是一個非常龐大的數字,而更可怕的是身為一個Dropbox用戶,我平常居然還是覺得Dropbox雲端同步非常順暢快速,可見其背後的同步技術與伺服器設計都非常高明。





分析Dropbox為什麼創業成功,那是市場分析師的工作;分析Dropbox如何用背後的技術最有效率完成同步,那是程式設計師的工作;而我做為一個單純的使用者,並且是一個奢望輕鬆簡單的懶惰使用者,甚至連花心力去為自己免費增加使用空間都懶的使用者,在免費2GB的同步空間裡:
我可以用Dropbox來做什麼?
而我想凸顯的是:Dropbox在簡單中的不簡單!雖然就只是很單純的一個同步功能,但可以結合使用的地方非常五花八門,導致最後你可能跟我一樣發現在工作、生活中,Dropbox可以無所不在,最後不可或缺!




  • 1.多台裝置間檔案同步(從此忘記隨身碟)
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當然,Dropbox的基礎還是檔案同步。我有一台家裡的桌機、一台公司的桌機、一台隨身小筆電,以及一隻Android手機,和目前公司配給的測試用iPad,五台不同裝置、不同系統,但我都只要安裝一個Dropbox,那麼同一份重要資料就能即時在上述所有裝置間同步。

而我在任何一台裝置上都可以放心進行檔案修改,因為最新的修改也會即時被同步到所有其它裝置上(需要網路連線)。我怎麼想都覺得比起以前我要帶著隨身碟、USB連接線傳檔案要快得多。
 



dropbox-03

現在假設有一個朋友跟我「要一個檔案」,那我要怎麼給他?以Dropbox的方法來說,就是直接在Dropbox資料夾中這個檔案上按滑鼠右鍵,選擇【Dropbox】清單裡的【Get Shareable Link】,將獲得的單檔專屬下載連結提供給朋友,請他下載即可。

上述這樣一個簡單的單一檔案分享動作,其實背後解決了非常多的問題。例如檔案大小沒有限制、檔案格式沒有限制、分享過程是一對一隱密的(只有獲得網址才能下載),然後對方下載完你可以隨時關掉分享。
怎麼開啟這個內建隱藏功能?如何在Dropbox中開啟、關閉任何單一檔案的分享下載連結?


 

  • 3.和他人共享資料夾(檔案協同合作)
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那如果現在有一整個團隊要一起共同協作好幾個文件檔案呢?還要用傳統電子郵件寄來寄去的方法?這裡除了可以用Google Docs外,Dropbox也有很棒的解決之道,只要在Dropbox中某個資料夾上啟動【Share this folder】即可。

我們必須指定要和哪些也擁有Dropbox帳戶的夥伴一起共享這個同步資料夾,以後在這個資料夾中的所有檔案都會下載到所有合作用戶的電腦中,每個合作用戶對檔案的新增與修改都能即時同步給其他人。

你用電子郵件傳檔還可能會漏信,但Dropbox直接把檔案送到每個人的電腦,絕對不會有遺漏,而且都是最新版本。


 

  • 4.同步軟體資料庫(雲端攜帶免安裝軟體)
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有很多軟體的資料庫可以移動位置,或者這個軟體本身是免安裝軟體,那麼這時候Dropbox又能派上用場了!以前或許我會真的拿個隨身碟來隨身攜帶免安裝軟體,但是現在Dropbox資料夾就是我的隨身碟,所以免安裝軟體當然也就直接放入Dropbox中同步即可。

這樣一來,許多常用軟體就可以在每一台電腦中使用同一份資料與設定,每一次使用後的新增修改資料也都會同步到下一台裝置中。例如像Rainlendar行事曆Ditto剪貼簿KeePass帳密管理器等等都可以利用Dropbox雲端攜帶。
 
若是有些軟體資料無法移動到Dropbox專屬同步資料夾,也可利用「Dropbox Folder Sync 打破Dropbox限制,同步任意位置多資料夾」解決問題。
 



  • 5.救援還原誤刪、誤改檔案(歷史版本控管)
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在我之前的「Dropbox 今天救了我一命:已刪除檔案救援與舊版本資料還原」分享中,就享受到好幾次Dropbox檔案版本回溯的好處。如果遇到你在電腦中不小心錯誤刪除、修改檔案,想要還原到舊版本,那麼只要到Dropbox網站端,選擇「Show Deleted files」或「Previous versions」即可解決問題。

Dropbox是最好的同步工具,當然也是最好的備份工具。想想看,當你在任何一台裝置上新增一個檔案,就表示同時你的其它裝置和網站硬碟中都已經備份了一份相同的檔案,還可以備份這個檔案最近每次修改的紀錄,隨時可以還原。
 



  • 6.線上預覽文件(在行動裝置讀電腦檔案)
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我自己常常遇到的需求是,當我在外面辦公或會議時,可能臨時需要打開一份公司電腦裡的簡報、文件、圖片等檔案給別人瀏覽,這時候如果有Dropbox的話,就能即時用手機或行動裝置來打開這份檔案。
附註:所以要養成把重要資料都放入Dropbox處理的好習慣,至於為什麼這是好習慣?請參考最後第10點。
我這邊特別指行動裝置(Android、iPhone、iPad)上的Dropbox應用,尤其是臨時性的應用,只要重要資料有在Dropbox同步資料夾中,那麼隨時都能用各種裝置「秀出」檔案,Dropbox也內建有瀏覽各種主要格式檔案的功能。
 



  • 7.行動裝置的檔案傳遞(把手機新建檔案傳回電腦)
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Android手機系統來說,幾乎所有程式或檔案都內建有所謂的「分享」功能,這可以讓我們把任何檔案或資料分享到其它服務或App中。以Dropbox來說,我在手機上新照的相片、新錄的錄音檔、看到重要網頁等等資料,都可以透過「分享到Dropbox」,將這些資料立刻傳回電腦。

我這裡仍然是在強調臨時性的、立即性的檔案傳遞應用,這時候不要麻煩的去找USB連結線,只要簡單的在手機中把檔案上傳到Dropbox,你的所有電腦,夥伴的所有電腦就能接收到這個新檔案。
 



  • 8.和各種手機App的結合
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在Android、iPhone、iPad上,有很多好用的App內建有Dropbox支援,這通常表示這些App可以更簡單的讀取你電腦上的檔案,或是把透過App新建的檔案即時傳回你的電腦。

例如我自己在Android上使用的Picplz拍照軟體,每拍一張照片就可以自動回傳一份到電腦中;又或者像是iPad上的GoodReader可以即時讀取編輯來自你電腦的PDF、簡報、文件檔案。而且我們可以到「Dropbox的App Directory」研究看看哪些App內建支援Dropbox。
 
就像第6點、第7點說的一樣,Dropbox讓我可以更好的溝通手機與電腦間的檔案傳輸,而第8點則是能透過直接結合的特殊App更便利完成相關需求。
 



  • 9.各種外掛、網站服務的延伸應用
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除了手機App外,還有很多網站服務可以結合Dropbox做出更多延伸利用,或者有很多電腦軟體可以幫Dropbox增加更多功能,而這些資訊,都可以在官方的「Dropbox Addons百科」中找到。
 
例如提供一個讓朋友隨時跟我要求檔案的資料夾?讓Dropbox可以同步硬碟裡其它位置的檔案?甚或是免安裝版的Dropbox?喜歡玩進階應用的朋友都可以到這個官方wiki找找看。


 

  • 10.養成擁有一個「重要文件夾」的分類管理習慣
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前面說了九個我喜歡的Dropbox應用方法,但最後這個「用途」,才是我真正被Dropbox大大滿足的應用。

Dropbox在使用上設下很多限制,例如免費版2GB(付費版也是有限制),例如只能同步位在「Dropbox」專屬資料夾中的檔案資料,而這些限制其實都建基於一個使用邏輯:
現在」對你「重要」的檔案資料,才放在一起「集中管理」。
這個使用邏輯在檔案整理上是最正確的,也能夠大幅增加工作效率。Dropbox不是讓你儲存所有檔案的地方,而是讓你先整理好自己的檔案,然後才把現在重要的檔案集中給Dropbox同步管理。而在這個Dropbox的限制中,其實蘊含了分級行動的管理哲學。

我自己現在已經養成了以下習慣:我在硬碟中有一般檔案的儲存區,然後我會視自己最近工作需要,把目前工作用檔案移動到Dropbox資料夾中,就像把待辦事項放入行動區一樣;而當某個專案資料已經結案,最近用不到了,我就會把檔案移出Dropbox資料夾,等於是把完成事項封存


這就好像我之前常常提到在Google Reader中一定會建立一個「每日必讀」分類,只把最近真正重要的資訊來源放入;或者我在Fences桌面收納、Firefox 4分頁群組介紹中提到的分類心得一樣;手動分層管理,區分出當下重要、當下不重要的簡單分類,是增進效率的基本法門,而Dropbox的使用經驗其實同樣蘊含了這個道理,而這也是對我來說「最重要」的用途了!

80 則留言 :

  1. 歷史版本控管真的幫了我很多次忙!!
    這個功能真的很佛心

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  2. 請問 為啥我電腦中沒有Get Shareable Link 這個選項

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  3. 關於Dropbox Folder Sync的功能
    在Ubuntu只要對資料夾或檔案按右鍵建立連結
    然後把連結丟進Dropbox的資料夾裡即可
    這個做法與Dropbox Folder Sync完全相反
    我可以在不用移動任何原始資料的情況下完成多檔多資料夾的備份

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  4. Dropbox的確是很好用的軟體
    同時當免空跟同步都是相對快速
    而且也可以即時備份

    不過有個東西似乎成為一大阻礙
    網路問題
    沒有夠快的頻寬 那雲端技術就無法使用
    也是因為我家頻寬小 到現在都無法享受Dropbox

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  5. 下載最新版軟體試試看:

    https://www.dropbox.com/install

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  6. @雅莉亞:
    感謝分享ubuntu中的用法

    @零式之翼:
    是的,前提就是網路(不過應該最便宜的寬頻也夠了,除非你每次都是很大的傳輸量,要不然檔案的小幅修改即時同步,應該沒有什麼太大的流量,這也是我文章裡第10點的精神)

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  7. 還有一點
    用Ubuntu建立的連結可以直接刪掉
    不會刪到真實的檔案

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  8. linux的連結
    要看是軟連結還是硬連結
    ok

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  9. 今天剛好安裝 1.1.25版本 所以應該是最新的才對...
    感覺Get Shareable Link滿實用的可是卻沒看到...
    不知道其他人是否都有呢?

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  10. 可能按右鍵建立的是軟連結吧
    實際上我也不知道硬連結怎麼弄
    請8樓大大賜教

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  11. @阿昆:

    我印象中自己沒有做什麼額外設定
    所以可能我也需要研究看看吧^^

    也歡迎其它知道正確原因的朋友幫忙解答疑惑

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  12. 要不然你可以先到dropbox網站端,看看是不是每個檔案最右方選單都會有一個分享連結的建立功能?

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  13. 剛才我有找到解說了
    http://www.ubuntu-tw.org/modules/newbb/viewtopic.php?viewmode=flat&order=ASC&type=&topic_id=22456&forum=22
    引用:一般實務下都是用 ln -s 「軟連結」(捷徑)比較多,ln 「硬連結」罕用。

    因為「硬連結」和「拷貝」沒有兩樣,差別只是 inode 一樣,可減少佔用 inode(一個分割區的 inode 是有限的,不過極少情況會用盡)。
    ==============================
    謝謝該位訪客,擅自引用真是不好意思

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  14. 好像找到一個方法,如果你想啟動這個分享功能,試試看點下面這個啟動連結:

    https://www.dropbox.com/enable_shmodel

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  15. 到網站端也沒有耶...不知道是哪邊需要設定? 真是疑惑

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  16. 那試試看我在留言13裡提供的連結

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  17. 異塵大大
    麻煩撈一下我的留言
    謝謝^^

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  18. 也麻煩異塵幫我救留言 謝謝

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  19. 我在您的留言14列出的網址啟動連結,網路端就出現Get Shareable Link的連結了。
    不過在主機端的部分還是沒有啊~~

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  20. 有了耶 感謝 點了那個連結只要在把主程式重開之後就有了

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  21. Get Shareable Link之後,在web端可以看到檔案前面多一個圖示,不過如果想要取消讓別人不能再連過來要怎麼取消呢?找了老半天似乎沒找到方法@@(除了直接把檔案移掉)

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  22. 要把檔案的分享狀態取消

    進入web端,在上方切換到「sharing」頁面
    然後選擇左方的「Linked items」,
    就能看到你處於分享狀態的所有檔案清單,在這裡可以選擇移除他們的分享狀態

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  23. 为什么我的Dropbox档案没有【Get Shareable Link】这个选项?

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  24. 謝謝回答,我知道怎麼移除分享link了,dropbox又變的更加方便了~~

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  25. Dropbox真的超級好用,不久前丟了U盤以後就轉用Dropbox,现現在已經完全依賴它來備份和攜帶文件了...加上現在有groupwork, 用dropbox來協同工作就更重要了。

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  26. 我安裝的是最新版的Dropbox
    好像沒有Get Shareable Link的選項
    取而代之的是Copy Public Link的選項
    (說明書"Getting Started"裡也是找不到~ˇ~?)
    其實Dropbox一開始創設的資料夾不是好看用的
    每個都有特別的功能
    在Photo資料夾裡對資料夾右鍵會多"Get Pubic Gallery Link"
    在Public資料夾裡對檔案右鍵才會有"Copy Public link"
    (Photo和Public資料夾裡個有名為"How to use the Photos folder"及"How to use the Public folder"的文件裡有詳細說明)
    所以...想要和別人分享的檔案要放到特定資料夾才能分享~
    以上是小弟所知道的,如果有錯誤也請不吝指教^^~

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  27. 補充......在Dropbox裡的資料夾都可以直接分享
    但要單檔分享好像只能用在Public資料夾裡的檔案

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  28. 可以任意分享每個單檔
    詳細操作步驟如下:
    http://playpcesor.blogspot.com/2011/04/dropbox.html

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  29. 看了三次文章還是不會想用Dropbox,除了與手機傳輸的部分之外,其餘的都有替代和思考上的盲點。

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  30. 每一種方法都會有盲點,也會有優點,這樣才有選擇的意義,歡迎你具體說說看你覺得有哪些盲點

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  31. 版主沒增加額外容量啊?會嫌不夠用嗎?

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  32. 我都用phone2chrome,該程式透過dropbox給chrome開啟分頁

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  33. 版主用的概念是 :「現在」對你「重要」的檔案資料,才放在一起「集中管理」到 Dropbox。
    老實說要放滿 2GB 的待辦事項資料,還真是不簡單,除非你是拿來放照片或影片。
    個人建議,放照片可以選擇 Google 的 Picasa,20GB 一年也才US$5。放影片可考慮其他專屬備份個人 PC 的雲端服務,網路上有提供完全無限制空間的儲存,一年只要記得台幣一、兩千元吧。

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  34. 呵呵,這個說到我這篇文章的重點了,正是如此啊~

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  35. 請問這些功能,sugarsync 做不到嗎?他有 5GB 的免費空間耶!我現在二個都用,但感覺不出二者有重大的不同。您能評論一下嗎?

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  36. 這個嗎
    我沒有很仔細去比較過這兩個服務

    總之我自己用dropbox覺得很棒,這樣就夠啦XD

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  37. @36
    我來告訴你sugarsync與Dropbox差在哪
    sugarsync沒有linux版本
    Dropbox有linux版本

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  38. 了,原來有 linux 版本是這麼重要。

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  39. 請問 dropbox 內建的兩個料夾 Photos / Public, 我可以任意重新命名嘛? 謝謝!

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  40. 另外, dropbox 資料夾是否一定要在[我的文件] 中? 我可以任意移動嘛?

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  41. Dropbox 不安全的問題鬧很大

    Dropbox Lack of Security
    http://tirania.org/blog/archive/2011/Apr-19.html

    How Dropbox sacrifices user privacy for cost savings
    http://paranoia.dubfire.net/2011/04/how-dropbox-sacrifices-user-privacy-for.html

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  42. >Ricky 其內的預設資料夾可以任意更名,只是更名後要正確傳到伺服器才算完成更名

    >異塵行者 裡面有兩個內建的資料夾([照片]跟[公共])
    那麼,只放在dropbox夾下是[不公開]嗎?

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  43. >Ric 可以移動,但是不可直接移動
    要進入設定選單設定才可以移動

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  44. @日系a千鳥:
    是的,
    放在public下的檔案是「可以從搜尋引擎」上找到的,
    這種程度的公開~

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  45. "10個我最常被滿足需求"
    ........

    行者大大的這段話讓我好害羞啊 >////< (重點大誤!)

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  46. 學校的wifi網路不給我用dropbox,有什麼替代的備份服務嗎?

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  47. 類似的服務還有像是SugarSync

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  48. 我可以只把檔案留在Dropbox上,然後不同步到自己的電腦嗎?
    例如把想聽的mp3丟上去,然後透過電腦or iphone播放,不佔空間

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  49. 可以

    在dropbox軟體端的設定中

    advanced頁面,可以選擇要同步哪些資料夾

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  50. Dropbox雲端同步空間的申請連結,可增加250MB空間
    http://db.tt/Psst1xT

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  51. 請問一下.可以電腦對電腦嗎?因為我想要可以在國外讀取我的電腦檔案嗎?可以這樣子的嗎?謝謝唷

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  52. 他會把你家裡電腦的檔案傳送到你國外電腦的檔案
    也可以到dropbox網站端讀取

    (當然,檔案要先放在電腦中的dropbox資料夾裡)

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  53. 如果我沒有什麼很重要的檔案要備份 這個軟件我有需要嗎?

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  54. 您好,想請教您對於平常的工作及各式檔案,是採用什麼方式管理的?

    Dropbox 是同步「重要且最近常用」的檔案;那麼「重要但最近不常用」的檔案呢?

    您會使用哪些工具進行多點備份?不同機台間的同步化?

    儲存在雲端?或放在隨身碟或其他PC?

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  55. 「重要但最近不常用」的檔案,
    我就會在公司與家裡的電腦進行備份,
    儲存在另外的磁碟機中

    這部份我不會使用其他同步軟體
    就是很單純的把「已完成」的資料存起來備用而已。

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  56. 這是我的邀請,互相幫忙 增加儲存空間吧

    http://db.tt/4UXmP7dJ

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  57. 這是我的dropbox
    http://db.tt/ii9M7X1O
    請大家幫忙
    感恩

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  58. Dropbox真的很好用,
    我想研究大家使用後的想法
    請幫忙填問卷, 僅供學術研究, 絕不外流資料, 謝謝喔
    http://www.mysurvey.tw/s/GDzspKJF
    請連結, 謝謝

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  59. 注冊Dropbox帳號,免費送你500mb空間。
    邀請更多朋友注冊,空間更大,快按下面連結注冊吧!

    http://db.tt/InJ6ZUb

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  60. 剛開始使用這個工具,非常受用。
    邀請您按下面連結也來註冊,一起來增加空間。
    http://db.tt/t3K3Agdb

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  61. http://db.tt/7Iramltb
    我的是這個大家一起來用
    我本來都很抗拒,但用下來還好用呢~

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  62. 這是我Dropbox的邀請~幫忙點一下大家來互充容量吧~
    http://db.tt/yU1Aqye0

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  63. 這是我Dropbox的邀請~幫忙點一下大家來互充容量吧~
    http://db.tt/yU1Aqye0

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  64. 想到之前有節目說到,核災害的日本有允許百姓回家花 15 min 取走重要的東西,說到了照片,要是照片都能如此的存放,感覺也是蠻安心的地方(當然你還是需要多一處地方,雖然 Dropbox 就算關了本機也有一份,但還是需要點保險)

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  65. 好多人用海豚瀏覽器啊!XD
    保存文件?我用GOOGLE DOCS,PICASA和YOUTUBE!免費又安全 =w=

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  66. 他何時才要推出繁體中文版? 我都看到日文版了>"<
    我的
    http://db.tt/UGUaTC1h

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  67. 暫時都沒有聽到繁體中文版的消息

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  68. 不認識英文就糟糕了。朋友介紹了一個類似的應用,功能差不多,但是有簡繁漢語和英語版的
    www.xcloud.cc

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  69. 請問他,他只能用wifi嗎?

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  70. 這是我Dropbox的邀請~幫忙點一下大家來互充容量吧~
    http://db.tt/vmbl0NQ

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  71. DROPBOX 是很方便,真的滿好用的,
    但版主說傳檔很快,我用了二年 ,從來就沒覺得快過....
    版主所描述的快,根本未從體驗過,是寫手來的吧

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    1. 或許使用方法不同,感受也不同,例如我是一邊編輯文件,它會一邊同步,所以感受不到等待上傳的時間,但或許你是直接丟一個大檔案等它上傳,那或許就有不同的速度感受

      但請勿以自己的惡意做錯誤攻擊^^

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  72. 8.「Dropbox的App Directory」
    9.「Dropbox Addons百科」
    這兩個連結失效了。

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  73. 作者已經移除這則留言。

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  74. 对不起,只是我手里有一些dropbox coupon code的5GB、50GB的永久扩容码,如果有需要可以给我发email
    hzhenlu#gmail.com

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  75. 請問 現在都會出現這個...有辦法可以解決嗎?

    無法連線至真正的 www.dropbox.com

    您與 www.dropbox.com 之間的安全連線正因為不明原因受到干擾。

    請在幾分鐘後重新載入網頁,或是改用其他網路載入網頁。如果您最近曾連線至新的 Wi-Fi 網路,請先登入再重新載入。

    如果您一定要現在瀏覽 www.dropbox.com,您的私人資訊可能會洩漏給攻擊者。為了保護您的隱私,Chrome 在確認可以與真正的 www.dropbox.com 建立安全連線前,將不會載入這個網頁。

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    1. Windows XP (SP?) ??? ....DF

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