2015年3月10日 星期二

用 Google 日曆打造完美課表:滿足老師學生10大需求


可惜我的學生時代還不時興行動裝置,沒辦法親身體驗到底行動工作方法如果運用在學習管理的話可以有哪些深入實用的方法。不過,上課、考試這樣的事情,在職場上依然多多少少會遇到,因此或許我也能從這樣的經驗來提出一些可能的方法參考。

今天這篇文章,我想要分享的就是:如果要打造一個數位時代的完美課程表,管理自己的課表、督促自己的學習、追蹤自己的功課與考試,可以使用什麼樣的工具與方法?




過去幾年,我偶爾也會想要嘗試看看不同的課表 App ,但總覺得有所欠缺,而且把課程這類行程獨立在一個「額外的行事曆」上管理,和我們主要的行事曆(例如 Google 日曆)分開,那不就是把生活、學習、工作分割切斷嗎?我覺得這似乎不是一個很好的管理方式。

那麼,如果以這樣的概念出發,我可不可以在平常使用的 Google 日曆上,直接打造一個完美的課表?並且不只是寫上課程而已,而是真的可以滿足滿足老師與學生不同的課程表專業使用需要?我想應該是可以的,下面就讓我們來試試看。

以下的功能,最完美的搭配是 Google 日曆的網頁版與 Android App 版。 iOS 用戶在 Google 推出 Google 日曆 iPhone 版之前雖然可以用其他行事曆 App 來同步行程,不過可能下面有些功能暫時無法在 iOS 行動裝置實現。




  • 1. 建立一個便於管理的課表專用新日曆

首先,如果不希望自己建立的「課程表」與自己平常的生活工作行事曆混在一起,那麼在 Google 日曆中就利用「建立新日曆」的方式,來管理所有課表內容。



好處就是我可以隨時單獨顯示課表,或是隱藏課表只顯示生活行程,單獨的新日曆也便於和團體分享。

如果你是導師,或是某一個特別重要研究課程的組長,就能建立一個這樣的「新課表日曆」,方便你分享給所有學生,並統一管理。





  • 2. 公告自己的課表,確認同學有空時間

老師如果想要分享自己這學期規劃好的課表,或是學生朋友之間想要知道彼此「什麼時候有排課?」看看能不能修同一堂課,或是找出社團、班級有空的活動時間。

這時候,可以利用 Google 日曆中的「公開日曆」功能,進入課表日曆的設定中,勾選「公開此日曆」,就能讓其他人直接在專屬網頁中看到你安排的課表,不需要 Google 帳號也能瀏覽。



除了可以公開自己安排的課表外,在團體活動中還能透過彼此分享的課表,更有效的找出大家有空的時間`。

這部分的教學比較複雜,如果有興趣,可以參考電腦玩物另外這篇文章:不再約錯時間!如何從 Google 日曆即時確認對方有空。





  • 3. 在課表上和同學分組合作

有時候課程上需要分組報告,這時候有沒有辦法和這學期同組的同學,一起共用行事曆進度,彼此追蹤課程內容資料呢?利用 Google 行事曆內建的邀請功能即可完成。

例如幾月幾日的某某課程上,輪到我們這一組分組報告,那麼我可以把這一天的課程分享給同一組的同學,並且透過後面要教大家的插入檔案、建立筆記等等功能,來利用行事曆追蹤小組進度。

或是可以從行事曆上直接發信給這個課程小組的所有成員,提醒下次重要的報告。



通常我們會建立的課表都是週期性活動,也就是每週循環出現的,這時候當我們想要對單獨一天的課程做修改時,也會詢問我們是要修改整個系列活動,還是只單獨修改這一天的活動。

所以在小組合作上,我可以單獨只分享我們要報告那一天的課程給小組同伴,用來追蹤與通知進度。



如果我們的小組是一整個學期的小組,或者老師要分享這學期所有課表給同學。

那麼,我也可以直接用分享整個新日曆的方式,把一整個學期的系列課程共享給相關的人,讓我們一起合作整個學期的課表。





  • 4. 建立循環一學期的課程

那麼要怎麼建立循環課程呢?先建立第一天的課表,然後在課表中勾選「顯示頻率」,就可以設定每週循環,還能指定某週的哪幾天循環,以及最終在學期末的某一天自動結束。





  • 5. 記錄課程重點:學習進度、繳交功課

Google 日曆上除了建立基本的課程時間外,其實活動內的「說明」欄位還可以拿來作課程重點筆記,例如這一次課程講到哪個進度?下一次課程要交什麼作業?都可以寫在 Google 日曆的課程中。

如果前面你有利用第三個方法,把課表分享給同組的夥伴,那麼你在這裡寫上的說明,其他人也會在他們的行事曆看到,這樣彼此就能合作避免漏掉重要作業。





  • 6. 設定不同的課程顏色

大家製作課表時,通常喜歡把同樣的課程塗上相同顏色,這樣一來某某課是綠色、某某課是藍色,在行事曆上看起來更好分辨。

而 Google 日曆一樣可以單獨設定某一個課程或循環課程的顏色。



如果說有單獨某一天的某堂課特別重要,例如這堂課要上台報告,那麼可以試試看單獨把這一天的這堂課變成紅色,甚至修改他的名稱,這些都可以單獨設定而不影響整個系列課程,也能做到更好的提醒。



新版的 Google 日曆 Android App 中,這樣的顏色課表,也能有很棒的顯示效果。





  • 7. 輸入上課地點,自動提醒出門時間

而每一堂課的教室地點,當然也可以直接填寫到 Google 日曆的地點欄位。

這裡有一個額外的使用技巧,因為 Google 日曆的「地點」如果輸入可以用 Google 地圖搜尋到的學校、學校建築地址,那麼你將可以獲得「 Google Now 與 Google 地圖上的自動提醒功能」。例如你今天早上 10 點在台北政治大學有一堂課,那麼 Google Now 可能會在早上八點主動提醒還在基隆的你要出發了。

可是這樣填寫後教室位置怎麼辦?那就不要把教室號碼輸入地點欄位,而改成寫在說明欄位即可。





  • 8. 插入報告文件,協同合作功課檔案

有時候課堂上需要準備一些資料,或是要繳交一些作業,這時候我們可以透過 Google 雲端硬碟,把這些作業檔案插入 Google 日曆中,這樣就方便自己追蹤。

或者你透過第三個方法把行事曆分享給小組夥伴,那麼也可以透過這個方法跟小組一起協同合作下次要報告的作業,透過課表行事曆來追蹤文件進度。



在 Google 日曆插入檔案的功能,現在也可以在 Google 日曆 Android App 上實現,讓我們無論電腦端、行動端,都能更直接的管理課程資料。(延伸參考:七天週檢視與插入雲端檔案! Google 日曆 App 大更新





  • 9. 期中期末考的唸書進度管理

當接近期中、期末考時,如果要開始自己準備考試的複習週,那麼可以利用我之前在「 我在 Google 日曆上的專案管理思維:心得與方法分享 」一文的經驗,在課表行事曆上畫出進度條,規劃自己的準備時間。





  • 10. 回顧之前上過的課程

最後,使用 Google 日曆來打造課程表除了能夠滿足各種老師、學生需要的追蹤合作功能外,更重要的是這份課表記錄將會「跟著你的 Google 帳號同步」,長期的備份保存。

如果未來有一天,我們想要回頭查查去年某個課程的報告準備過程,或是查詢學生時代的回憶,那麼當年用 Google 日曆作的課表就是一個簡單實用的日記。

上述的 Google 日曆功能活用,是否能滿足你的初階到進階課表管理需求呢?提供有需要的朋友試試看,或許 Google 日曆就是你最好的課程表 App 與同步服務。

延伸閱讀:
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:用 Google 日曆打造完美課表:滿足老師學生10大需求


20 則留言 :

  1. 真的太早畢業了,滿好奇如果學生時期真的就這樣用的話會怎麼樣!太有趣了

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    1. 10點需求中特別喜歡以下幾點:
      ● 3. 在課表上和同學分組合作(單則活動分享)
      ● 5. 記錄課程重點:學習進度、繳交功課
      ● 8. 插入報告文件,協同合作功課檔案
      ● 9. 期中期末考的唸書進度管理

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    2. 有時候思考這些應用方式,就是一件有趣的事情^^

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  2. 有點不切實際

    同學不見得會用

    連有google+的人都不多

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    1. 這不需要Google+帳號,只要你有gmail這類的Google帳號即可。就我所知學校裡使用Google日曆的比例還是很高的。

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    2. 作者已經移除這則留言。

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    3. 我大學三年(大二開始)就這樣玩喔~ 不過課程地點我通常是不會標學校了,是標註上課教室,我完全不用再去查課表,每次快到上課前十分鐘跳出提醒告訴我在哪上課、上什麼課,現在也是如此,超方便。

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  3. 很喜歡站長的想法
    我自己是高中生
    我會把一些學校的活動,課程規劃加入日曆
    但是就實際面而言
    身旁同學有google帳號,用android手機的人多
    但是會用到這些服務的卻是極少數
    共享的意義就不大
    順帶一提
    我覺得Google日曆跟keep互相搭配的效果還不錯
    日曆可以總覽進度
    keep則可以做到待辦清單(詳細規劃)的功用
    概念上則是有點像Gmail的工作表
    完成的滑掉封存(或者刪除)
    提醒的事項也可以先封存(已經設定時間)
    讓記事的欄位保持最重要的任務

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    1. 這是很棒的經驗分享^^ 這類進階應用能夠使用到的自然是少數了,但這不妨礙如果真的使用,可以增加工作效率的效果(其實不只學校,在工作職場要推動這樣的改變一樣很難阿,但不妨礙我們自己熱情的推動就是了)

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    2. 高中生會點進來看這種有意義的文章, 讓我慶幸台灣可能還有救!

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  4. 請問如果臨時衝堂
    我們想取消行程
    怎麼辦
    在老師的calendar 跟
    自己的calendar 都不想直接delete event

    只有在自己的calendar 的重複行程才有
    這行 "Going?Yes - Maybe - No | Delete"
    才可以選no 取消行程
    還是有其他方法 ?

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  5. 因為家教學生上課時間不固定,我會跟學生用這個方法提醒彼此上課時間XDDD

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  6. 請問,可以把google日曆匯出成為excel格式嗎?

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  7. google有沒有待辦事項的功能呢??
    身為學生,我覺得這是最重要的,
    可是我一直找不到QQ

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    1. 有喔,可以參考我這篇的教學:http://www.playpcesor.com/2016/04/google-calendar-notifications.html

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