共享檔案也能即時通! Dropbox 推出留言協作大更新


身為出版社主編,我之前在製作一本一本新書的專案工作流程中,常常需要協調團隊多方夥伴的時間與意見,例如跟作者、美編討論封面設計,這時候有沒有一個可以共享封面檔案,又能在檔案上進行修改、留言、進度追蹤的協同合作平台呢?之前我通常會選擇使用 Evernote 的 WorkChat 功能,把封面檔案共享到筆記,和作者用 Work Chat 溝通意見,並且把重要意見或進度註記到筆記當中。

而今天要跟大家推薦的,就是我認為類似 Evernote Work Chat 意義的功能,不過這次落實在更多人使用的雲端檔案同步服務 Dropbox 上,所有免費版 Dropbox 用戶現在開始可以在分享檔案後:「在 Dropbox 檔案共享網頁上和團隊夥伴留言互動」,並且還具備了一些合作管理的進階選項,值得大家試試看。




尤其在使用 Dropbox 時,你有沒有遇過下面這樣的困擾?

我有時候透過 Dropbox 把檔案分享給一個團隊夥伴,這時候如果我想「提醒他一些重要的注意事項」,我要怎麼做?直接寫在文件裡(但很多時候檔案不是文件)?用另外一個即時通或郵件通知他(但這樣就跟檔案本身分開了)?

而現在這個最新的「 Dropbox 留言功能」,就能解決上述問題,下面讓我實際測試看看他會怎麼運作?




  • 1. 指名協作夥伴討論檔案問題

大家應該都知道 Dropbox 如何共享檔案的方法(參考: Dropbox 分享檔案教學),當獲得分享檔案的網址連結後,進入這個檔案共享網頁,就會看到右方多出了全新的「留言功能」。


在 Dropbox 共享檔案網頁上的留言功能中,我可以透過「@對方dropbox名稱或郵件帳號」的方式,指名檔案共享對象來討論這個檔案。

例如在一個新書封面的共享檔案中,我可以指名作者,請他在這裏留言提出對這個封面的具體意見。





  • 2. 大家針對這份文件任務的意見回饋收集

如果一個封面檔案需要協調美編、作者、行銷等人的多方意見時,我可以透過 Dropbox 共享檔案網頁開放留言板,邀請大家在上面提出自己的看法。

這時候每個獲得檔案共享網址的人,都能看到之前討論的所有留言。

這就有一個額外的好處,例如當書籍完成後,我把這個新書封面寄給推薦人,那麼推薦人獲得同樣一個共享檔案網址時,也可以看到之前我們在 Dropbox 上留言討論的重點過程,有時候我可能就不用多作解釋,很多工作流程可以自然地保留下來「提供後續使用的人」參考





  • 3. 解決具體問題,表決大家贊同的意見

最棒的是, Dropbox 的留言功能還提供「星號」與「解決」兩種按鈕。

例如我提出一個封面修改意見,其他人如果贊同可以直接打上星號,透過星號數量我就能知道這個意見是否通過。

而如果確認要進行這個封面修改動作,修改完成後我可以按下「解決」,可以隱藏這個問題留言,表示問題已經解決。





  • 4. 留下解決問題的紀錄

這些已經解決的問題留言紀錄也都會保留下來,透過右上方「選項」裡的「打開已處理的留言」,就能看到之前討論完成、做出結論的所有對話。





  • 5. 讓關鍵夥伴即時收到檔案重要通知

指名的留言,或是檔案有新的留言,都會用郵件的方式通知共享夥伴來查看最新檔案討論狀態。

這時候如果不想收到通知的協同合作者,也能在 Dropbox 共享網頁上取消訂閱通知。





  • 6. 關閉留言

當然,不是所有的共享檔案都需要留言討論,這時候管理者也可以選擇「關閉留言」,讓其他人無法在這個檔案網頁上進行討論。

整體來說,最新的 Dropbox 留言功能等於幫共享檔案的流程加上「即時通」,並且還具備基本的問題控管操作,可以說在檔案協同合作上很大的進步,是值得大家試試看的重要更新。

我們可以看到 Dropbox 慢慢從一個單純檔案同步服務,發展成一個雲端協作平台,今天推出的留言即時通是個關鍵,而之前推出的 Office 檔案線上直接編輯更是強大的進展,這都讓我們可以重新思考如何發揮 Dropbox 超用檔案同步的檔案整理、專案管理新效果。

延伸閱讀,你也應該知道的 Dropbox 近期更新:
  1. 免安裝 Office! Dropbox 內建 Office Online 即時編輯
  2. Dropbox 整合進 Gmail !推出郵件插入雲端檔案外掛
  3. Dropbox 最重要的技術突破:雲端網頁取代檔案總管!
  4. Dropbox 全新 Notes 雲端筆記,事前登錄測試開始!
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:共享檔案也能即時通! Dropbox 推出留言協作大更新


留言

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Messenger Lite 臉書即時通輕量版台灣下載開放,比較看看我該用哪一款?

To the Moon 繁中版登陸手機,經典說故事型 RPG 無劇透評析

Smallpdf 線上 PDF 轉檔 Word 與編輯免費全能工具,支援中文

五款免費中文 OCR 文字辨識軟體下載,建立強大無紙化辦公室

我所養成的 10 個最有生產力習慣,以及我如何養成這些習慣

Beholder 當個好人很難,傳承《1984》反烏托邦模擬遊戲心得

Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

YouTube 簡約黑色劇院介面正式推出,立即啟動不需改程式碼