2015年4月29日 星期三

共享檔案也能即時通! Dropbox 推出留言協作大更新


身為出版社主編,我之前在製作一本一本新書的專案工作流程中,常常需要協調團隊多方夥伴的時間與意見,例如跟作者、美編討論封面設計,這時候有沒有一個可以共享封面檔案,又能在檔案上進行修改、留言、進度追蹤的協同合作平台呢?之前我通常會選擇使用 Evernote 的 WorkChat 功能,把封面檔案共享到筆記,和作者用 Work Chat 溝通意見,並且把重要意見或進度註記到筆記當中。

而今天要跟大家推薦的,就是我認為類似 Evernote Work Chat 意義的功能,不過這次落實在更多人使用的雲端檔案同步服務 Dropbox 上,所有免費版 Dropbox 用戶現在開始可以在分享檔案後:「在 Dropbox 檔案共享網頁上和團隊夥伴留言互動」,並且還具備了一些合作管理的進階選項,值得大家試試看。




尤其在使用 Dropbox 時,你有沒有遇過下面這樣的困擾?

我有時候透過 Dropbox 把檔案分享給一個團隊夥伴,這時候如果我想「提醒他一些重要的注意事項」,我要怎麼做?直接寫在文件裡(但很多時候檔案不是文件)?用另外一個即時通或郵件通知他(但這樣就跟檔案本身分開了)?

而現在這個最新的「 Dropbox 留言功能」,就能解決上述問題,下面讓我實際測試看看他會怎麼運作?




  • 1. 指名協作夥伴討論檔案問題

大家應該都知道 Dropbox 如何共享檔案的方法(參考: Dropbox 分享檔案教學),當獲得分享檔案的網址連結後,進入這個檔案共享網頁,就會看到右方多出了全新的「留言功能」。


在 Dropbox 共享檔案網頁上的留言功能中,我可以透過「@對方dropbox名稱或郵件帳號」的方式,指名檔案共享對象來討論這個檔案。

例如在一個新書封面的共享檔案中,我可以指名作者,請他在這裏留言提出對這個封面的具體意見。





  • 2. 大家針對這份文件任務的意見回饋收集

如果一個封面檔案需要協調美編、作者、行銷等人的多方意見時,我可以透過 Dropbox 共享檔案網頁開放留言板,邀請大家在上面提出自己的看法。

這時候每個獲得檔案共享網址的人,都能看到之前討論的所有留言。

這就有一個額外的好處,例如當書籍完成後,我把這個新書封面寄給推薦人,那麼推薦人獲得同樣一個共享檔案網址時,也可以看到之前我們在 Dropbox 上留言討論的重點過程,有時候我可能就不用多作解釋,很多工作流程可以自然地保留下來「提供後續使用的人」參考





  • 3. 解決具體問題,表決大家贊同的意見

最棒的是, Dropbox 的留言功能還提供「星號」與「解決」兩種按鈕。

例如我提出一個封面修改意見,其他人如果贊同可以直接打上星號,透過星號數量我就能知道這個意見是否通過。

而如果確認要進行這個封面修改動作,修改完成後我可以按下「解決」,可以隱藏這個問題留言,表示問題已經解決。





  • 4. 留下解決問題的紀錄

這些已經解決的問題留言紀錄也都會保留下來,透過右上方「選項」裡的「打開已處理的留言」,就能看到之前討論完成、做出結論的所有對話。





  • 5. 讓關鍵夥伴即時收到檔案重要通知

指名的留言,或是檔案有新的留言,都會用郵件的方式通知共享夥伴來查看最新檔案討論狀態。

這時候如果不想收到通知的協同合作者,也能在 Dropbox 共享網頁上取消訂閱通知。





  • 6. 關閉留言

當然,不是所有的共享檔案都需要留言討論,這時候管理者也可以選擇「關閉留言」,讓其他人無法在這個檔案網頁上進行討論。

整體來說,最新的 Dropbox 留言功能等於幫共享檔案的流程加上「即時通」,並且還具備基本的問題控管操作,可以說在檔案協同合作上很大的進步,是值得大家試試看的重要更新。

我們可以看到 Dropbox 慢慢從一個單純檔案同步服務,發展成一個雲端協作平台,今天推出的留言即時通是個關鍵,而之前推出的 Office 檔案線上直接編輯更是強大的進展,這都讓我們可以重新思考如何發揮 Dropbox 超用檔案同步的檔案整理、專案管理新效果。

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