2014年7月28日 星期一

一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略

網路時代的雲端工作,不只是一個高科技嚐鮮的玩具,而是這樣的工具背後真的可以帶來效率的提升,提升的因素,也不在於工具本身比較快或比較厲害,而是在於透過雲端的策略來改變我們的工作流程,但是,什麼是「雲端策略」呢?

經由策略的調整,常常能夠帶來比單純工具軟硬體效能提升,更大的速度飛越。

我常常在電腦玩物裡說雲端不只是儲存空間,而當雲端運用到工作方法上,帶來的就是連結」、「行動」與「合作三個工作專案管理上的策略改變與效率升級。經由雲端同步的力量,我們可以一人之力而有團隊之效,讓工作可以更好的達成。

今天,我要經由分享我在新書《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程》裡提到的主要概念,和大家一起討論透過「連結」、「行動」、「合作」三個層次的雲端同步,打造以 Google 為核心的工作策略。




  • 一、連結的同步:一個循環互聯的工作流程

有時候我們把 Google 眾多的工具看作彼此分散的服務,而忽略了他們之間其實已經可以彼此連結,創造一個「工作圈生態系」的可能性。而一旦我們個人的工作系統成為一個互通循環的整體,那麼我們就避免了檔案資料需要在不同工具之間轉換的麻煩。

一個好例子就像是 Google 相簿裡的圖片,我除了當做生活相簿分享外,我也可以在 Google 雲端硬碟的文書處理時,例如製作簡報時,直接雲端取用 Google 相簿裡的照片,這樣就把資料在不同工具之間同步連結了。

如果回頭思考我們平常的個人工作系統,大概就是下面這樣一張圖片。我們需要從一個任務收發中心開始,接著把收到的任務進行排程,納入我們的專案進度管理系統中。

而在工作流程裡會產生、接受、發送各式各樣的檔案資料,這些檔案最好由一個統一的資料庫控管,最後,最理想的情況,就是這個資料庫也和我們的「任務收發中心」以及「進度管理系統」互相連結,形成一個圓的循環。

圖皆出自新書《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程》。



這時候,如果有一個雲端系統,可以幫我們把每個工作環節,以及每個環節需要的檔案資訊串連起來,同步進入整個循環中,就可以幫我們省下許多瑣碎麻煩的整理工作。

而這樣的系統,其實就可以利用 Google 的幾個基本服務串連。 Gmail 就是任務的收發中心, Google 工作表與 Google 日曆負擔了任務控管排程,而檔案資料庫中心則是 Google 雲端硬碟。

而且既然說是連結同步,就表示這樣一個雲端系統最大的好處就是:資料彼此互通。

我可以把 Gmail 待辦郵件加入 Google 日曆作為進度排程,我可以在 Google 日曆的某個會議裡連結 Google 雲端硬碟的開會檔案,而 Google 雲端硬碟裡的文件隨時可以在 Gmail 要發送任務時直接使用。額外的 Google Hangouts 即時通對話記錄也都同步儲存在 Gmail 中。

所有資料都是在這個工作系統中互相連結、循環互動的。這是第一個同步帶來的效率提升。

對比上圖,其實Google的幾個雲端工具互相連結後,就可以形成個人工作系統需要的那個圓的循環。




  • 二、行動的同步:一個隨時銜接的工作平台

大家都知道雲端服務可以用來同步檔案,但是同步檔案只是雲端最基礎但不是最厲害的運用,經由像是 Google 這樣的雲端「系統」,我們可以同步的是一整套的方法、一整套的流程。

就像前面提到的那樣一個循環互聯的工作流程,經由雲端同步,那麼我們就可以在任何行動中使用一致的個人工作平台,除了無論何時檔案資料都是最新狀態外,而且一個帳號就可以登入個人完整工作系統。

並且,無論我們換到什麼裝置環境,基本上這個工作流程都不會改變,使用的工具和檔案也都不會改變,並且完美銜接進度。真正的雲端化工作策略,幫我們在 Windows、 Mac、 Android、 iOS、 Linux 系統中都保有一致的工作習慣與方法。

因此雲端真正帶來最高效率同步的,其實是同步我們的一整套策略

雲端硬碟同步檔案只是基本功,但是透過 Google Drive 出發,背後一起同步的是那一套線上文書處理系統(別忘了 Google Drive 還是可以安裝 web app 的雲端作業系統),以及延伸出去的 Gmail 任務收發中心、 Google 日曆專案進度管理。




  • 三、合作的同步:一個不再雜亂的溝通系統

是工作就免不了要團隊合作,而團隊合作要有效率,不外乎要能夠:

  1. 用最少的時間達成共識
  2. 用最少的步驟完成分享
  3. 用最低的成本實現整合

但是傳統的溝通方式,很有可能剛好不符合上述三點要求,以最基本的用電子郵件、即時通來交換檔案來看,這時候每個成員擁有各自的檔案,彼此交換後檔案只會變多,然後在檔案愈來愈多的情況下,只好透過愈來愈頻繁瑣碎的路徑,去完成溝通的工作。

就像下圖這樣的網狀溝通模式,因為檔案都在各自成員手上,結果可能大家無法即時掌握最新進度,每個成員無法立刻擁有最新檔案,並且還要負擔自己遺失損壞檔案的責任,溝通上路線也不斷的複雜化。


但是,如果把前面兩小節中,我們已經架構形成的 Google 圓心循環工作系統納入呢?經由雲端的協同合作機制,這時候檔案不是每個成員各自擁有,而是把工作流程改成:
所有成員都連上一個統一(單一)的工作平台作業
就像下圖這樣,路徑變得簡單,而且路徑不會變多,大家的工作模式會保持簡潔一致。下圖中心的那個統一的工作平台,就是前面第一小節裡我所畫的那一個 Google 循環工作流程。

這時候大家可以有統一的行事曆來管理專案進度,交代任務時可以使用雲端文書處理平台的合作編輯機制,即使要交換檔案,也不是真的交換,而是改成「分享」大家共有的雲端硬碟裡的合作檔案。

圍繞一個圓心來工作,並且保持工作溝通的一致性,這樣可以讓溝通更加順暢快速,而且避免出錯。





  • 小結:

很有可能我們常常在工作上把時間浪費在不是最重要的事情上,但是那些瑣事又不得不處理,這怎麼辦呢?

這時候最好的方法,就是去思考有沒有可能避免這些瑣事?經由工作流程的改變,我們可以避免:

  • 工作進度銜接時的檔案移動重整。
  • 工作環境轉換時的重新學習適應。
  • 工作溝通合作時的傳輸聯繫確認。

如果用一個像是 Google 這樣的雲端工作系統,結合到我們的工作方法之中,就可以在這樣的策略層面,讓我們以一人之力,發揮團隊之效,而事實上,當團隊合作時,更能因此發揮出團隊真正的力量,而不是人多口雜,愈搞愈亂了。

以上也是我在《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作流程》新書中想要傳達的精神與方法,請大家多多支持電腦玩物的新書囉!



4 則留言 :

  1. 立意很好!
    只是現在Google在中國大陸被封鎖,我們在大陸團隊成員就無法以此來一起協做,苦惱。
    微軟的相關工具是否也能達此目的呢?

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    1. 微軟也可以喔,現在 Office 系列也有雲端的文書協作平台了

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  2. Office 365就有提供相關的服務

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