2014年10月18日 星期六

10 個 Google 日曆秘密功能教學:幫你偷到更多時間

Google 日曆是目前最多人使用的免費、雲端行事曆服務之一,尤其當需要在電腦、手機、平板等不同裝置同步自己的行程時, Google 日曆是一個最好的「湯底」,把行程都儲存在 Google 日曆來方便在不同地方獲得自己的行程,例如各式各樣的行事曆 App 中:「從時間管理情境推薦 8 款 Android 行事曆 App 比一比」。

不過,對很多朋友來說,可能也會覺得 Google 日曆乍看之下好像很簡單,甚至太過陽春,所以當湯底很好,要真的煮成一鍋料理,或許還需要其他工具的幫忙,例如雖然湯底在 Google 日曆,但是平常管理時卻在功能更豐富的 Sunrise 中料理行程。

然而 Google 日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎?

其實不是,在 Google 日曆樸實無華的功能中,擁有很多最佳化個人行程,增加團隊合作效率的隱藏功能,只是我們不一定會發現。所以今天這篇文章,要從我長期使用 Google 日曆,並且真的主要在 Google 日曆上完成進度管理的經驗,跟大家分享那些 Google 日曆中的隱藏功能與應用情境。

2014/11/4補充:新版 Google 日曆 App 概念:全新 Google 日曆 App 將重新定義你的智慧型行事曆
2015/1/28 補充我在 Google 日曆上的專案管理思維:心得與方法分享 
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2015/7 補充:實作進攻型行事曆:學會留時間給自己的進度排程心法
2015/12 新增:Google 日曆 App 全新待辦事項清單的 7 大特色解析
2016/4 新增:幫你成為更好的人! Google 日曆自動為夢想找時間
2016/6/2 新增Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學




兩年多前在電腦玩物寫完「Google日曆 最佳化:在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文後,一來時間久了、功能更多了,二來我自己的時間管理想法、方法也有改變,所以今天想要從活用 Google 日曆隱藏功能的角度,重新分享我自己怎麼最佳化 Google 日曆行程管理的方法。





  • 1. 聚焦當下:把過去的活動暗化

Google 日曆上排滿了行程,但是逝者已矣,來者可追,我們應該聚焦在現在與未來的行程,讓過去的行程留下備查的紀錄即可。要怎麼在 Google Calendar 上展現這樣的視野呢?

Google 日曆中可以暗化我們過去的行程安排,於是就讓今日與未來的行程在日曆中看起來「發亮」,從而在檢視日曆時,總能先聚焦在當下。

只要進入你的 Google 日曆一般設定中,就可以找到活動暗化處理的選項。


google calendar-07




  • 2. 適合你的工作週期:設定顯示的週數期間

每個人的工作型態可能有不同的「進度週期」,而我們其實是依照自己的進度週期在規劃工作。例如記者要執行一個專欄企劃的週期可能是一個禮拜,我會在一個禮拜內完成發想、研究、採訪、寫作工作。但是老師要完成每一次課程規劃的週期可能是兩個禮拜,這個禮拜就要開始為下個禮拜的課程做好準備。

依據我們不同的工作週期,可以在 Google 行事曆上設定我們慣用的「工作區間」。例如我現在把我的工作區間設定成三週,每次打開日曆我可以查看前一週完成的進度,執行這一週的計畫,並且準備下一週的資料。

如何設定?請參考「Google Calendar 日曆自訂檢視」教學。





  • 3. 知道時間是有限的:加快會議進行

開會是必要的,但開會的目的是決定下一步行動,所以應該幫會議制定很明確緊張的時間安排,讓我們在討論時可以就事論事,透過時間的緊張感來減少岔題的散漫,以制定接下來的任務為首要目標。

Google 日曆有一個很不錯的設計就是「少 10 分鐘的會議安排」,每一次當我們想要安排一個小時會議時, Google 日曆自動把時間設定成 50 分鐘,這提醒了我們時間的寶貴、緊湊,也預留了讓我們不會把時間擠爆的空檔。

你可以在 Google 日曆一般設定中,找到「預設活動持續時間」,試試看不要把時間排滿,反而讓你工作更有彈性,也工作更有效率。





  • 4. 留給自己多少時間?隱藏凌晨與深夜時段

你會在凌晨或深夜時間安排工作嗎?除非不得已的原因,例如你的客戶在國外就是要深夜上線,要不然一開始就給自己一種:「反正正常時間做不完,我可以晚上再做」的彈性,那麼我們就很容易鬆懈,真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是,一開始嚴格規定自己晚上時段不要安排事情,這樣反而幫自己留下餘裕(延伸閱讀:PIANO 慢慢來,義大利口頭禪教我的五個工作哲學)。

這也是我常常說要給自己留下「神聖時間」的時間管理關鍵技巧,而在 Google 日曆裡,可以預先設定好把晚上時段隱藏起來,這樣再安排時間時,就可以先不考慮這些神聖時間(當然,硬要安排進去行程也依然可以)。

如何隱藏?可以參考「隱藏 Google 日曆凌晨深夜工作時間」的教學。

google calendar hide-02




  • 5. 幫大家準備好資料:加入 Google 雲端硬碟檔案

在「一人之力為什麼可以有團隊之效」的文章中,我分享了自己 Google 為圓心的工作策略,因為 Google 各服務之間是連動的,所以可以把我們的不同工作串連起來、整合在一起。

例如當我在 Google 日曆中邀請夥伴在下週參與一個會議時,我可以在 Google 日曆裡「直接插入」來自 Google 雲端硬碟的檔案、文件,提供他們下週會議需要的資料。

大家的行事曆都是同步的,於是當我這樣做時,夥伴的行程裡就會出現我提供的文件資料,而且來自同步更新的 Google 雲端硬碟,我也就省下還要用郵件反覆溝通的時間,又確保大家都看到檔案,都會在會議前獲得準備好的最新資料

在Google行事曆中的「研究室」中,開啟「活動附件」功能,就可以讓你在編輯行程時,增加一個「附件」的選項,這個附件可以讓你連結Google Drive中的文件,同步分享給你邀請的夥伴。

google calendar-04 




  • 6. 會議室不一定要在辦公室:加入 Hangouts 視訊會議

同樣的,會議不一定要在實體的會議室,如果夥伴之間不在同一個辦公室,我們可以利用 Google Hangouts 來進行 10 人以內的免費視訊會議。

而當在 Google 日曆中安排了一個會議行程時,我可以在這個行程裡直接插入 Hangouts 會議邀請,這樣一來當會議時間到達時,每個人都會收到通知,並且可以直接打開行程裡的連結,加入 Hangouts 雲端視訊會議。

相關操作的教學,可以參考我的另一篇文章:「Google Hangouts 即時通更適合工作溝通的 9 個好理由」。






  • 7. 待辦處理郵件:插入 Gmail 郵件工作表提醒

我們甚至可以用 Google 日曆來管理 Gmail 裡的郵件,當收到不需要當下處理,而是下週要提醒我處理的郵件時,我會把這封郵件「插入」 Google 日曆中,這樣到了下週,就可以在行事曆上看到這個郵件處理提醒

要怎麼做到呢?其實就是利用 Gmail 裏的 Google 工作表,把待辦郵件加入你的 Google 工作表,並且設定日期,他就會出現在你的 Google 行事曆上。

相關教學可以參考「Google Tasks 工作表的 10 個待辦事項管理方法心得建議」一文。

google tasks-01




  • 8. 更多元的生活時間管理:顯示農曆

在很多人的日常生活中,農曆都是一個重要的需求,很多我們的習俗儀式,需要透過與農曆日期的搭配來行動。

而這時候在網頁版的 Google 日曆中,其實可以直接顯示農曆日期與節氣。

相關教學可以參考我的這篇文章:2014 行事曆台灣假日與農曆新增 Google日曆、手機完整教學






  • 9. 減少多餘與錯誤的溝通:查看雙方是否有空

團隊合作裡,每個人的工作時間不同、任務安排不同,有空的時間也不同,這時候當需要一起合作時,如何更有效率的、更準確的知道彼此有空的時間?

Google 日曆提供了多種「交換彼此有空日期」的方法,對於要約開會時間,安排共同活動是一個有效的工具,而且雲端即時同步,可以即時看到彼此真的有空的空擋,反而避免了互相詢問時可能遺漏誤記等風險,可以更確實地做好多人時間安排

完整的步驟教學可以參考電腦玩物「不再約錯時間!如何從 Google 日曆即時確認對方有空」一文。






  • 10. 可以當作討論區的行程:Google 活動與 Google 日曆

有一個大家比較少用的功能也可以跟 Google 日曆整合,那就是「 Google 活動」。前一陣子去意大利旅行時,我把旅遊行程設定成 Google 活動,然後邀請同行者加入,在 Google 活動中可以像是討論區一樣討論行程,並且旅遊後可以在 Google 活動裡一起上傳照片。

但是 Google 活動最棒的就是會同步到 Google 日曆上,哪一天的活動就會出現在那一天的行事曆,並且連結到 Google 活動的討論區、照片上傳區。

如果一個團隊工作不只要安排出進度時間,還希望可以在日期到達前進行多人討論分享,那麼用 Google 活動建立小團隊事件,讓事件同步到 Google 日曆上就是一個好方法。




  • 小結:
以上,就是這幾年來,我在使用 Google 日曆時會運用的 10 個進階功能,善用他們,就可以在時間管理上幫我們更有效率,團隊溝通更便捷,也就幫我們偷到更多自己可以運用的時間。

如果你還想瞭解更多 Google 服務的運用進階技巧,歡迎參考我在電腦玩物撰寫的系列文章:
轉載本文請註明來自電腦玩物原創,作者 esor huang(異塵行者),並附上原文連結:10 個 Google 日曆秘密功能教學:幫你偷到更多時間

25 則留言 :

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    1. 可以讓日曆完全符合自己的工作周期

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  2. outlook怎麼跟它互通?謝謝

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    1. 真的沒人回應,,好冷?

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    2. 這部分我也沒有特別去研究^^

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  3. 您好:

    使用Google日曆,有問題請教

    想要在我的日曆之中的"生日"編輯與新增,如新增結婚紀念日,或父母親的生日。

    但都不是Google+ 社交圈成員,或Google 聯絡人,

    要如何才能新增非Google使用人的生日,與特殊紀念日和其他活動日期。

    謝謝!

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    1. 對方不一定要是google使用人,只要你把他的資訊加入你的google聯絡人即可,對於特別重要的人,我則會親自把生日,或是特別紀念日,手動加到自己的日曆(設定每年循環即可)

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  4. 作者已經移除這則留言。

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  5. 請問:我在某日輸入「104年8月1日退休生效統一受理收件案」這句,
    儲存後,它都會自動把前面的數字變成時間,成為---------
    「13:04年8月1日退休生效統一受理收件案」
    要如何設定不要自動改變,
    謝謝!

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    1. 他不能判斷民國的年份,所以無法使用這樣的命令來設定喔

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  6. 您好,我新建立一個行事曆,想跟學校同事分享網頁版運作正常可以看得到,但他的手機愛鳳內建的日曆無法顯示,我的HTC本來也不行,但後來摸一摸可以。不知版主有沒有遇到這個問題。可以不再下載Google日曆但在手機原建的app日曆還是看得到

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    1. 我很少用手機內建日曆XD 因為 Google 日曆 App 比較好用,所以這一部分我還另外找時間研究看看

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    2. http://iphone4.tw/forums/showthread.php?t=159288

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  7. 您好,我在google新建一個行事曆共享用的,發現只有四個權限可以用。
    前面二個都可以改行事曆的內容,即使不是自已發的也可以改。
    第三個可以看到詳細內容但不能發佈新活動,最後一個只能看到標頭。
    但目前需要的是「可以發布但別人不行改動內容。」好象沒這權限?

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    1. 意思是任何人都可以發布,但是經B發布的內容,A和C就不能改的意思嗎?如果是這樣似乎沒有這個權限選項

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  8. 站長您好:

    不好意思,想請問幾個問題

    我目前使用的是htc m7
    如果我沒記錯,以前google日曆都可以顯示在解鎖畫面中
    為什麼現在都不會顯示了呢?
    另外
    除了日曆之外
    能顯示google的待辦事項嗎?
    或是有其他app能顯示的嗎?

    以上幾個問題麻煩您撥冗回覆了
    謝謝 :)

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    1. 這應該是 HTC 內建設定的問題,可以進入你的個人化設定或解鎖畫面設定找找看有沒有開啟相應的資訊顯示功能

      或者就是要使用這類 App 替換解鎖畫面: http://www.playpcesor.com/2013/05/dashclock-widget-android-42.html

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  9. 之前輸入Google日厝的資料不見了,如何可找回??

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  10. 您好,因工作需求時常會在google日曆排程上打上數字,但它總是會自動把數字換算成時間,請問要怎麼去設定讓它不要自動轉換成時間呢?

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    1. 這一點我也有時候會感到困擾,這時候只好捨棄快速新增,進入進階編輯模式來修改

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  11. 請問站長,我想從Google日曆中,設定gmail的連絡人生日能在日歷中顯示,可是"瀏覽更多有趣的日曆"裡,沒有"聯絡人生日及活動"這一項.是我的版本的關係嗎??

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