2015年2月2日 星期一

Zoom 超好評的視訊會議軟體:像打電話一樣快速簡單

最近不只一個場合裡,聽到台灣創業團隊分享到他們使用一個叫做「 Zoom 」的多人視訊會議軟體、 App 進行遠端團隊線上合作,這也引起了我的好奇,開始了自己一個多禮拜測試 Zoom 的過程。其實, Zoom 在國外推出已經有一些時間,而在 2014 年的年底左右正式在台灣發表中文版,也立刻受到許多人的歡迎。

「 Zoom 」有什麼好用之處?

我總結自己聽到的創業團隊分享,以及我這個禮拜親身體驗,首先最讓人滿意的就是「 Zoom 」讓發起多人視訊會議像是打電話一樣簡單,他不需要其他與會者另外註冊帳號的特性,省去了當我要用 Google Hangouts 或 Skype 跟別人視訊時,別人跟我說沒有 Hangouts 或 Skype 帳號的窘境。

而且對方要加入我發起的「 Zoom 」 會議室,真的只要像是打電話一樣,輸入會議室號碼,就能「撥通」接上會議,這個「跟撥電話一樣」的動作設計,我發現讓其他非「 Zoom 」 用戶更願意接受我希望他們使用這個軟體來開會的要求。





另外,「 Zoom 」 確實很快,和 Google Hangouts 或 Skype 相比更顯得適合在行動網路環境使用。即使我搭客運時在高速公路上測試多人行動會議,無論用筆電或手機測試「 Zoom 」 遠端開會,在 3G 網路下也能保持畫面、聲音的流暢。甚至當下開啟螢幕分享註解等功能也都沒問題。

「 Zoom 」 的 App 端也設計得很棒,除了介面親切,還特別針對「不在辦公室中的行動會議」下了工夫,在手機中內建了一個免持模式,讓商務人士緊急時可以在行動中減少操作麻煩,快速完成語音會議。





「 Zoom 」在 10 人以內的視訊會議提供免費服務,雖然有 40 分鐘的時間限制,但對一般會議還算足夠,並且免費版也保持「 Zoom 」 快速、清晰的影音高品質,像是會議螢幕共享、電子白板、文字即時通、會議錄影等進階功能也都可以在免費版使用

並且目前「 Zoom 」 已經提供 Windows、 Mac、 Android 與 iOS 跨平台軟體 App 下載。




下面文章後半部,我就深入分享一些使用「 Zoom 」 過程的重點特色教學。

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  • 1. 其他人不需 Zoom 帳號也能「撥通」加入會議

「 Zoom 」當然也並非完美,例如他似乎沒有免安裝軟體的網頁會議功能,所以所有的與會者都要先安裝「 Zoom 」的軟體或 App 。

不過他的軟體使用起來非常簡單,打開軟體,就可以看到發起視訊會議、預排視訊會議、加入視訊會議的按鈕。


在「 Zoom 」的機制中,會議的發起人需要註冊帳號才能發起新會議,但是其他使用者則不需要「 Zoom 」的帳號。

發起人只要在開始會議後,把會議視窗上方的「會議 ID 」(一連串數字),提供給準備參加會議的人。


其他人可以打開自己的「 Zoom 」 電腦軟體、手機 App ,不需登入,直接選擇「加入會議」。

然後在會議 ID 輸入前面拿到的數字碼,設定自己的名稱,就能立刻加入會議中。





  • 2. 在行動網路也能順暢開會

在我實際測試的過程中,感覺「 Zoom 」 的視訊語音速度確實很快,在 3G 網路下也有讓人驚艷的表現,我在高速公路的客運上測試,也能和他人順利進行會議。





  • 3. 會議中的私密通訊

除了基本的視訊會議外,「 Zoom 」 也搭配了一些有助於開會的功能。

例如「 Zoom 」 內建了「 Chat 」即時通,可以和會議參與者用文字進行溝通與確認,並且最棒的是,他可以選擇是要和整個參與會議的 10 個人一起討論,還是指定抓出會議中的某兩個人進行私密通訊。

就好像開會過程裡,我們偶爾要和旁邊的人傳紙條,低下頭交換一下意見,而不要干擾到會議進行或是讓其他人知道。





  • 4.會議中的桌面螢幕共享

「 Zoom 」 的 Mac 與 Windows 版支援共享桌面螢幕的功能,只要按下[ Share Screen ],就能把自己的目前螢幕投射到會議畫面,示範操作或是打開文件給其他會議參與者瀏覽。


下圖就是我在 Android 手機上接收到「 Zoom 」傳過來的他人桌面,整體看起來品質很不錯,傳送與操作更新的速度也很順暢。





  • 5. 會議中的桌面電子白板

當我利用「 Zoom 」的螢幕共享功能進行會議示範時,我和其他與會者還可以使用「電子白板」功能在螢幕上做註解,幫助我們針對展示的圖像、文字、操作進行更有效準確的溝通。





  • 6. 適合各種開會情境

我也很喜歡「 Zoom 」針對不同工作情境的視窗設計,例如我可以在電腦上一邊進行其他工作,一邊把「 Zoom 」 的視訊會議視窗縮小成置頂的小螢幕,這樣我可以一邊進行電腦作業一邊和他人開會。


或者在手機上,可以進入安全駕駛模式,這時候沒有視訊,而可以直接採用免觸控的發言模式。





  • 7. 預排會議

每個人會有一個專屬的「 Zoom 」 會議 ID ,如此一來我可以透過「 Zoom 」 軟體進行會議日期預排,把會議時間傳送到其他人的行事曆,這樣一來,到時候其他人就能從行事曆上直接加入我的「 Zoom 」 會議室。

這個功能有點類似 Google hangouts 與 Google 日曆的結合:10 個 Google 日曆秘密功能教學:幫你偷到更多時間





  • 8. 會議過程錄影!自動轉檔 MP4

最後,「 Zoom 」還有一個驚奇功能是提供會議錄影,在會議過程按下右下方的錄影按鍵,就會開始把目前的會議過程錄製下來,當會議結束後,自動產生 MP4 檔案。

這個功能很實用,尤其當一些重要的會議需要反覆檢查內容,就可以利用會議錄影,讓自己事後可以回顧參考。

上述這些功能都可以免費使用,如果你的團隊正在找一個好用的視訊會議服務,那麼或許可以試試看「 Zoom 」 。

11 則留言 :

  1. 請問一個PRO帳戶可以同時招開幾個會議? 主持者招開會議後可否移交控制權給參與者,退出後會議依然進行?

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  2. 召開一個會議,即便購買企業多個會議室,也只能進入召開一個.
    主持人召開後,可以轉讓.
    一般來說,會議室擁有者未必要進行召開會議才能進行,與會者知道會議號碼,依然可以進入使用.

    這是我的使用經驗

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  3. 請問有辦法設定 與會者一進來的時候 視訊、聲音和白板筆都是關閉的狀態嗎?
    感恩

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  4. 手機android系統的zoom程式是不是沒有筆的功能啊?

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  5. 我用zoom教學,為什麼播放影片時,學生聽不到聲音?

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    1. 學生的喇叭沒問題吧?

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  6. 請問手機版要怎麼得知他人上線了沒?
    手機的符號和綠點有差嗎??

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    1. 綠點 就是online, 手機符號是代表該人曾經以手機跟您聊天。

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  7. 我對zoom非常須安,請私賴一下,id:0929809998

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