2014年11月1日 星期六

Evernote 即時通推出 Work Chat 筆記對話第一手心得

今年(2014)十月初, Evernote 公布了下一個世代的服務目標是:「實現人生目標的工作空間」,不再只是個人的筆記本,還想要當雲端、行動時代的辦公室,透過筆記庫、知識庫的收集、整理、提醒與協同合作,完成個人或團隊的工作任務。我個人非常期待這樣的價值提升,想要知道「次世代」 Evernote 道路的朋友,也歡迎參考電腦玩物上的:「新功能打造行雲流水工作空間 Evernote 不想只當筆記」一文。

而在次世代 Evernote 裡把筆記本提升為工作平台的一個重大功能改變,就是加入了「 Work Chat 」筆記對話,也可以說是 Evernote 內建的即時通,透過這樣的即時通訊功能,我們將可以和合作夥伴一起合作每一則筆記內容、並且在 Evernote 完成溝通協調。

今天, Evernote 的「 Work Chat 」正式推出了!

所有 Evernote 用戶應該都會在 Android、 iOS、 電腦端的 Evernote 軟體上收到新版更新,而在我實際的簡單測試後,這篇文章就要跟大家分享我的 Evernote 即時通「 Work Chat 」 心得,從目前的筆記對話功能,來看看「 Work Chat 」 可以做什麼樣的利用?

2014/12 補充進擊的 Evernote 協作平台:免費版共用記事本無限制! 




  • 1. 內建在 Evernote 工作平台上的即時通

讓我們透過功能教學,以及我的個人應用心得,一起來揭開 Evernote Work Chat 的廬山真面目。

把你的 Evernote 電腦軟體、 Android 或 iOS App 更新,就可以在介面上看到新增的「新對話」按鈕。


點擊新對話,輸入對方的 Evernote 帳號,就可以和對方「在 Evernote 內展開對話」。


如果你輸入對方的郵件或手機號碼,但是對方沒有使用 Evernote 呢?那麼對方就會在自己的郵件上接收到下面這樣的通知,鼓勵對方開始用 Evernote 。

不過,所謂「 Evernote 的即時通」,他的價值就是對於原本已經在 Evernote 上用筆記工作的夥伴,提供了更即時便利的討論功能,而不是要去取代我們熟悉的其他即時通,這是一開始我們必須了解的基本立場。





  • 2. 可以協同合作單則記事了!

所以, Evernote 的內建即時通可以拿來幹嘛?對我來說,目前看起來 Work Chat 最大的意義與價值,就是讓我和其他 Evernote 使用者一起討論、合作「單則筆記」。

原本的 Evernote 有「共用記事本」的功能,但是只能共用一整個記事本分類,卻無法單獨的和對方共同編輯「一則單獨的記事」。關於共用記事本,可以參考下列電腦玩物教學:


但是內建 Work Chat 後,也附帶加入了「協同合作任何單獨一則記事」的功能。

我們先來看看實際功能怎麼操作?在某一則想要和對方一起合作的筆記上點擊右鍵(或是進入那則筆記,點擊上方的對話按鈕),就可以利用「分享至 Work Chat 」和某一個人單獨的共用這則筆記。


把筆記透過對話訊息傳送給對方,傳送前可以設定「單獨這則筆記」的使用權限,例如對方是否可以編輯、是否只能檢視?


這樣一來,對方可以在 Evernote Work Chat 的討論串中點開這則筆記,不僅能夠查看內容,也可以進行這則筆記內容的編輯與修改(如果你有開放權限)。

不過這裡有一個「共用記事本」和「 Work Chat 共用單則筆記」的區別:

  • 共用記事本:把整個資料夾內的筆記共用,所有筆記會同步下載到每一個合作者的 Evernote 筆記本中。
  • Work Chat 共用單則筆記:單獨開放一則筆記的編輯權限給對方,但是筆記依然只儲存在我個人的 Evernote 裡,對方只能從討論串打開這則筆記做編輯,對方的 Evernote 裡不會同步下載這則筆記。
Work Chat 就像是邀請對方到我的 Evernote 裡,在我的 Evernote 裡編輯或查看某一則筆記,對方可以在我的 Evernote 裡幫我編輯修改這則筆記,不過這則筆記不會出現在對方的 Evernote 中。






  • 3. 以一對一為主,和每個合作夥伴的工作討論串

Evernote 的 Work Chat 在設計上像是我們的工作專案管理流程之外的一個輔助即時通系統,而這個即時通系統是以「紀錄我和某一個夥伴所有工作溝通紀錄」為主,這是什麼意思呢?就是我和某一位特定夥伴的所有討論紀錄、所有共享筆記,都會統一儲存在同一個對話討論串中。

每一個 Work Chat 的討論串,代表我和某一位 Evernote 夥伴的工作歷程記錄。


目前 Evernote Work Chat 沒有所謂的多人聊天室功能,(新版中,可以把多個使用者加入同一個 Work Chat 討論串中)他當然不是用來作為真正的聊天使用,而是「適合筆記工作平台的即時通」,用來作為筆記的討論任務的交辦資料的傳遞用途的。





  • 4.知道對方正在工作,並且即時展開討論

有了 Work Chat 後,現在假如我和對方正在同時編輯同一則筆記時,可以在筆記上看到對方的頭像,這時候就可以打開我們的 Work Chat 討論串,繼續針對這則筆記內容做溝通。





  • 5.可以成為有效的任務交辦嗎?

在初步使用 Evernote 的 Work Chat 後,我馬上可以想到一個立即有效的用途,我平常會和家人一起共用 Evernote 筆記來管理生活雜務、旅遊規畫需求,這部分的應用實例可以參考電腦玩物的兩篇文章:


而我馬上可以想到利用 Evernote 的地方,就是像如果我們要出國玩,有人要負責辦理機票購買等事宜,我可以利用 Evernote Work Chat ,把我原本已經存在 Evernote 中的護照資料交給他去使用。

或是我可以把我平常建立的購物清單筆記,交給正要去大賣場購物的家人幫我代買,而家人在 Work Chat 接收我的購物筆記,可以直接打開,可以在筆記上註記是否有買到,或是直接註記每個物品的價格,我可以在自己的 Evernote 同步看到。

我想在「個人對個人」的任務交辦上, Evernote Work Chat 是足以勝任的,就像下圖中我準備去一所學校演講,這時候我用 Work Chat 把筆記傳送給對方的負責人,請對方在我的講座規劃筆記上覺得不足、需要修改處做註解。


這是比「電子郵件系統」更好的工作方式(關於這方面的思考,歡迎延伸閱讀:一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略 ),因為電子郵件傳送檔案,檔案本身無法共同修改、無法即時看到對方更新,但是利用 Evernote Work Chat 傳送筆記,就讓已經使用 Evernote 的工作者,不用跳出去使用電子郵件,在 Evernote 內就能完成內容合作與溝通需求。




  • 小結:

開始使用 Evernote Work Chat 後,也別忘了到網頁端的帳號設定中,打開「個人資料」頁面,你可以在這裡新增頭像、加上暱稱,這樣在 Work Chat 裡,對方才能看到更明確的你的個人頭像與名稱喔!

目前 Evernote Work Chat 剛剛推出,如何做出最有效利用,還需要一段時間摸索,不知道各位 Evernote 用戶試過後,會有什麼樣的心得呢?歡迎一起討論分享。

也歡迎延伸閱讀更多 Evernote 進階管理方法:


轉貼本文請註明來自電腦玩物原創,作者 esor huang(異塵行者),並附上原文連結:Evernote 即時通推出 Work Chat 筆記對話第一手心得


9 則留言 :

  1. 谢谢介绍这个新功能,赶紧更新了evernote,尝鲜群聊新功能。
    有两个疑问:
    1.没有evernote的用户接收到群聊电子邮件后,要怎么编辑?
    2.我估计在大陆,印象笔记和evernote是不能彼此互访的吧?

    回覆刪除
    回覆
    1. 一定要使用 evernote 才能共同編輯, 印象筆記應該是可以和 evernote 互通,不過我也尚未實際試試過

      刪除
    2. 印象笔记跟Evernote 不能互通

      刪除
    3. 意思是一個印象筆記的使用者,沒辦法跟 Evernote 的使用者一起合作筆記嗎?

      刪除
  2. 我覺得還滿實用的,我和我的partner一起整理paper survey, 我們用work chat 可以很快速地告訴彼此哪幾篇的內容需要再補充或修改
    可惜目前在共用筆記的功能中,沒有辦法看到哪些部分是由誰修改的。如果能有個function能在開啟後高亮,或用顏色提示哪些部份是由誰編輯的話,作為一個co-work的工具就真的相當完美囉!

    回覆刪除
  3. Hi, 請問Work Chat的內容有支援搜尋功能嗎?

    回覆刪除

相關文章: