Evernote 自動週期任務圖解教學,習慣養成、例行工作、學習提醒



最近 Evernote 在電腦軟體、手機 App 與網頁端推出了一個新功能:「工作事項的週期提醒」(可下載最新版軟體進行更新),也就是可以設計自動重複循環的任務行動,用在每日的生活習慣養成,或是每週、每月要固定執行的例行工作,還是想要持續推進的閱讀學習進度、寫作產出進度,都會很有幫助。

雖然這個「工作事項的週期提醒」是付費版的功能,但我想電腦玩物的讀者中應該也不乏 Evernote 付費版的使用者,所以特別跟大家介紹一下。

我自己自從 Evernote 推出「工作事項」這個可以插入個別任務筆記的待辦清單功能後,就非常頻繁的使用他,對我來說實在太好用,一方面他可以跟一般的核取清單功能區隔,讓核取清單處理小行動,而「工作事項」處理專案、任務要產出的關鍵階段性成果。另一方面「工作事項」有統整總表,可以跨筆記統一列出所有的待辦清單,這樣我就能清楚知道在不同筆記中有哪些今天要完成的最重要產出。歡迎參考我之前幾篇相關文章的說明:

而現在最新版加上了工作事項的「週期循環、提醒」功能,又能發揮更多利用方式,也讓管理可以更簡潔。




自動週期工作事項:功能設定教學

我們先來看看這個功能如何使用。

例如我有一則管理 Evernote 10.x 新版軟體推出後的問題、改進、新功能的筆記,現在 Evernote 新版軟體的更新頻率大概每個月都起碼有一次,都會有一些改進或新功能,所以我自己會想要趕快追上更新。於是我可以插入一個「工作事項」是:「每個月更新一次 Evernote 電腦軟體最新版」,意思是提醒我可以到官方網站下載最新版軟體直接更新。




接著我在工作事項中設定一個到期日期(付費版功能),並且在 Evernote 10.40.x 版本後就可以看到左下方有一個週期循環的選項。點擊後可以快速設定每天、每週、每月還是每年循環,可以設定每月固定幾號,或是每週固定禮拜幾循環等等,或是選擇「自訂」來調整。




進入「自訂」,可以選擇要以日、週、年等不同方式重複,可以手動調整間隔多少日子,可以選擇要在哪些特定日期循環,並且也能設定一個結束時間,基本上已經很完整。只是可惜目前還不能以重複次數作為結束的標準。




那麼設定好自動循環的週期工作事項後,會如何自動重複呢?這時候,如果完成而勾選工作事項後,稍等一秒鐘,這個工作事項就會自動設定下一個週期的日期,並且又恢復可以勾選的狀態。





自動週期工作事項:應用設計教學

接著跟各位讀者分享我目前想到的,並且也已經實際改到我的 Evernote 筆記上的應用方式。

第一個例子是,最近我剛好要推出自己的新書《防彈筆記法》(這本書講述如何建立保護生產力的工作流程),書籍準備 7 月要上市,所以最近我想開始固定在社群、部落格中發布一些相關訊息,這是一種週期性的固定工作。於是我就在自己《防彈筆記法》的專案筆記中插入一條「工作事項」:「新書上市前每隔兩天在社群分享一則訊息」,設定每隔兩天自動循環,如果今天打勾,就會自動設定兩天後再次提醒,並且我也設定七月底就結束循環,因為到時候新書就上市了。

如果你也有這樣的重要但週期性工作,就可以在你的工作任務筆記中插入這樣的工作事項自動循環。




第二個例子是我從自己最近完成的《防彈筆記法》新書的文稿寫作清單中,想到如果現在有 Evernote 的「工作事項週期循環」(好幾個月前我在寫作時還沒有這個功能),我可以如何設計寫作確認清單。

那時候因為還沒有這個功能,我就是很土法煉鋼的把要正式寫成的30篇章節文章,變成30個行動清單(當然,都不是從零開始寫,去年到今年已經先累積了很多草稿,可參考我的寫作流程介紹:[卡片盒筆記法-1] 建立相對無壓力、高產出寫作流程的 4 個步驟)。

但是現在有了「工作事項週期循環」,下一次我會這樣設計:只要插入一條「工作事項」為「每三天完成一篇防彈筆記法圖文文章潤稿」,然後設定每三天自動循環,這一篇寫完勾選,就自動出現三天後的提醒,然後循環三個月左右的時間就結束(大概就是完成30篇)。

這樣我就用一條週期性的工作事項,省下列出30條行動清單的方式,雖然後面這樣的作法其實也有優點。




如果我們有一些閱讀書籍、學習線上課程的計畫,因為這些學習不可能一口氣完成,一定要是每天、每幾天推進一下進度,這時候也可以利用 Evernote 的週期工作事項來設計進度提醒。

例如我自己這兩個月來和孩子正在一起共讀一套台灣歷史漫畫,我就在閱讀筆記的最開頭插入一條新的工作事項,設定每一天週期循環,這樣每天我都要打勾確認有完成一小段故事共讀,然後第二天又會重新提醒。


又或者是我和家人的閱讀目標筆記,我就插入一條工作事項,設定成每個月的第一個禮拜日重複循環,提醒我在每個月第一個周末要找一本這個月要讀的新書。




當然,這樣的週期工作事項也很適合作為生活習慣養成的設計,我之前分享過在 2022 年的春節期間(2月左右吧!),我開始建立一則自己和老婆共用的「飲食、運動習慣目標筆記」,在這則筆記中我設計了一個表格,每天記錄我們的飲食熱量、運動記錄,而且我分享了那則筆記後,這個習慣我們現在已經堅持了快 6 個月!並且真的對我們的健康有所幫助。(延伸參考:有效養成健康生活習慣的一則 Evernote Notion 覆盤筆記範本下載

而之前,我需要用其他方法提醒自己每天都要來到這則筆記寫記錄,但現在我可以設計一條週期工作事項,設定一個每天晚上10點的自動循環提醒,這樣我每一天要結束前都可以來這則筆記檢查看看有沒有漏掉記錄




最後,我還有一些管理帳單、理財目標的任務筆記,之前也需要每個月(或每年)提醒自己回到任務筆記去做確認與管理,那時候我是用 Evernote 筆記下方的整則筆記提醒功能,但是就需要每一次都手動再次設定下一個區間的提醒(雖然也不算太麻煩),例如今年一月繳費了,就手動設定明年一月的繳費提醒。

而現在如果有週期性工作事項,我就可以把之前那種整則筆記的提醒拿掉,改成插入一個工作事項,設定每個月、每一年固定時間來查看即可。




那麼,這些週期性的工作事項分散在上面那麼多不同的筆記,如何好好管理?這不用擔心,因為 Evernote 左方有一個「工作事項」清單,會統整來自不同任務筆記的工作事項,我只要打開這份清單,在「我的任務」中選擇用「相關性」排序,就會看到今天到期的工作事項、明天到期的工作事項、特別重要的工作事項等等。

意思就是,我只要每天打開這份工作事項清單,除了今天要交付的重要任務進度外,也可以看到那些每天循環的習慣確認了沒?這個月要推進的閱讀進度推進了沒?這週要做的例行工作做了沒?在這個清單上統一確認即可。

這樣一來,這份工作事項清單,還可以當作自己重要例行工作、習慣、目標持續推進的檢核清單了。




初步使用的感覺是,確實可以幫助我原本在 Evernote 上的各種工作、生活任務筆記,加上更多有效的自動提醒、自動週期設定,產生每天、每週、每月的例行工作清單,也不怕忘記重要的習慣、學習或目標進度。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱),歡迎訂閱追蹤。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Evernote 自動週期任務圖解教學,習慣養成、例行工作、學習提醒

留言

  1. 站長您好,請問可以分享一下在手機有甚麼記事本會設定為離線記事本?或是會全部都設定為離線嗎?

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    1. 我反而通常不會把記事本設定為離線,因為使用情況大多數時候都有網路

      但我會在旅遊時,或是在特定連續幾天真的需要某個記事本的內容,才刻意設定為離線

      刪除
  2. Evernote的更新有越來越改善的趨勢,新的任務功能也很期待可以怎麼嘗試在現實生活中運用,已經是多年進階版用戶的我都考慮繼續升級到專業版了

    回覆刪除

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