8 種待辦清單方法指南,從 GTD 到子彈筆記,選擇適合你的更有用



很多朋友會利用待辦清單來記下自己每天要做的事情。工具是相對次要的,因為大多數待辦清單的需求,即使是最簡單的筆記工具也能解決。不過,待辦清單的方法倒是有很多變化。從經典的GTD(Getting Things Done),到前幾年子彈筆記流行時的待辦清單方法,還有各式各樣在這些經典方法底下衍生出來的待辦清單技巧。

五花八門的方法與技巧,對我們來說,要用哪一種待辦清單的方法好呢?當然,沒有最好的方法:

但可能會根據不同的需求和使用者的個性偏好,而需要一個相對適合自己的待辦清單。
  • 任務常常遺漏和延遲,導致更多壓力,需要一個不忘記的待辦清單。
  • 過多的任務和壓力,累積數不清的事情要做,需要一個能判斷輕重緩急的待辦清單。
  • 低效的時間管理,在工具或管理上花掉太多時間,需要一個返璞歸真的待辦清單。
  • 常常分心或想要拖延,心理壓力大於環境壓力,需要一個保持專注的待辦清單。

不同的人、不同情況,其實有不同適合的待辦清單方法。那麼今天這篇文章,我就想要幫大家整理各式各樣不同的待辦清單管理技巧,或許其中有一個就是適合你現在需求的選擇


2024/2/15 更新,春節與寒假結束後的待辦清單技巧補充5分鐘的晨間待辦清單整理,從混亂到掌控的生產力習慣





一,GTD 收集箱與下一步行動清單:清空大腦,不遺漏雜事

如果說你是一個職場上的小小工作者,每天面對的就是無窮無盡的雜事、瑣事。處理的任務大多是一個一個臨時的行動,而你常常在這一堆忙亂的行動當中,漏東漏西,搞不清楚現在自己到底要幹嘛,工作效率大幅度地降低。

在這樣的情境下,或許最經典的GTD的清空大腦待辦清單最能夠幫助這樣的朋友解決問題。 GTD 的待辦清單,可以分成兩大步驟:


「收集箱」: 所有你需要處理的事情,無論來源於電子郵件、即時通訊、腦海中的想法,或者電話,都首先被記錄在這個「收集箱」裡。這樣做的目的是為了不依賴大腦去記所有的待辦事項,讓大腦能專注於當前的工作。但關鍵就是,這時候還只是一個稍後確認的收集箱,而不代表收集箱上的每件事情我都要做。

「理清下一步行動」: 當有空檔的時候,你會打開這個收集箱,進行一個釐清的過程。這個過程會問:「這件事是不是我需要做的?」如果答案是肯定的,並且這件事能夠馬上完成,那就立即採取行動,從收集箱上面清空。如果不能馬上完成,則需要問:「現在馬上可以做的下一步行動是什麼?」先推進下一步的進度,然後把「剩下的下一步行動」放到接下來的待辦清單當中。

有可能在這樣的過程中,發現這件事情是需要交派給別人去做的,這時候就要馬上採取一個交派的行動。當然,最好是在這樣的判斷過程中,發現這件事情是我不需要做的。那麼可以把它移除,或者先暫時保留在收集箱當中再想想看。

GTD 的代辦清單相對簡單容易實現,兩個層次起碼確保我們大腦不會混亂,相對不會漏掉。也有一個讓自己判斷現在該做什麼的基準。先把事情收集下來,當有空檔執行的時候,做一個釐清下一步行動的判斷。讓事情就算沒做完也能推進下一步,或者在這裡面排除某些不需要採取行動的事情。透過這樣的邏輯,基本上我們就可以利用這樣的待辦清單方法,管理好工作上那些基本的雜事。






二,135 待辦清單:為達成長期目標和瑣事找到平衡

接著,如果你日常需要管理的任務不僅是那些需要完成的交辦瑣事,你也開始思考自己長期想要推進的目標,希望能夠在有效的待辦清單當中獲得更多的動力與提醒,去推進自己那些更長期、更重要的專案。這時候,我們不是把瑣事收集下來並且採取行動就好,還需要開始用一個簡單的方法去做輕重緩急判斷,讓自己在待辦清單上能夠優先去做關於目標、關於專案的行動。

如果你需要平衡日常工作的瑣事和長期目標,又不想讓待辦清單變得太複雜,或許可以試試看我多年前實踐過的 135 待辦清單法則

  • 1個長期目標:這是每天最重要的事項,通常是長期目標的下一步行動,保持目標推進。 
  • 3個近期專案:這些是短期內需要完成的專案進度,每天將焦點放在三個專案的下一個行動,讓專案持續推進。 
  • 5個瑣事:這些是需要處理但相對不那麼重要的事項。

在這樣的135架構底下,我們能夠優先看到自己長期目標下的一個行動,也能夠提醒自己每一天推動三個重要專案的行動,然後也能留下一點時間去兼顧那些瑣事。

我們能夠提醒自己處理瑣事要有節制,無論如何必須把時間留給至少一個重要的目標,然後別忘了推進關鍵的專案進度。

135法則幫助自己保護時間去做「重要但不緊急」的事(時間管理矩陣中最關鍵的象限),然後是「重要且緊急」的事(專案進度),最後才是「緊急但不重要」的事。 確保了日常工作的流暢,也兼顧持續朝著長期目標前進。因此,如果你的工作和個人目標都需要細心的平衡和規劃,這個135代辦清單法則可能是一個非常有效的方法。







三,Autofocus自動聚焦時間管理法:按照情感而非優先順序來管理任務

當我們在實踐1-3-5待辦清單的過程中,有時會發現自己反而更不想做排在1或3的重要事情。按日期組織的待辦清單有時會讓我們感到壓力增加,不想完成當天的任務。如果嚴格按照優先順序排列待辦事項讓你感到困惑你可以嘗試馬克·弗斯特在他的著作《明天再做》中提倡的 Autofocus 自動聚焦待辦清單方法

  • 這個方法主張我們先把所有要做的事情列出來,不用分日期或評估重要性。
  • 當需要執行時,從清單的第一件事開始看,只是看,然後評估自己是否想做它。
  • 如果想,就加上一個記號。然後繼續看下一件事,看是否比前一個更想做,如果是就標記它。
  • 這樣不斷循環,最後做標記中最想做的那一件事。
這確保了自己總是在做自己最想做的事情,而因為它們都在待辦清單上,所以都是有意義的。

這個方法還有一些進階技巧。如果完成一項任務後還有後續步驟,就把這些後續步驟加到清單的最後。這樣,你的清單會不斷更新,總是反映出下一步還需要做什麼。

如果發現待辦清單上有些事情一直不被選中,則可以定期將它們移到一個封存區,或者重新評估是否需要拆分成更小的任務。

我自己雖然沒有長期實踐這個方法,但它的核心理念確實影響了我在執行待辦清單上的方式:我不會強制要求自己依據待辦清單上的順序來採取行動,而是根據當下最想做的事來選擇,雖然不完全依靠理智告訴我最重要的那一項,但反而更有動力去執行待辦清單。

這個方法允許自己靈活地選擇最想做的任務,而不是受到一個嚴格順序的限制。對於那些比較感性的時間管理者來說,這個方法或許更加適合。






四、子彈筆記:快狠準的去執行我應該執行的行動

如果你是一個創意工作者,或者你需要處理的是經常需要靈感和想法醞釀的知識型工作,當我們日常的流程更強調知識的思考和工作生活平衡的時候瑞德卡洛(Ryder Carroll)的子彈筆記法,就是一個很適合我們的待辦清單管理方式。

如果想要有效地實踐瑞德卡洛的子彈筆記法,通常需要幾個步驟:

  • 第一個步驟:建立心理盤點清單。
  • 第二個步驟:在待辦清單上有效地記錄子彈行動。
  • 第三個步驟:將自己的行動與更長期的個人目標連結起來。

首先,子彈筆記法的第一個關鍵步驟是建立一個心理盤點清單。先將所有想做的事情列出來,放在一張紙的左半邊。然後問問自己,這些事情有什麼意義?是不是非做不可?然後將那些非做不可的事情過濾到紙的右半邊。這樣,右半邊的事情才是真正值得寫到子彈筆記上的事情。

子彈筆記的第二步就是每天在待辦清單上記錄子彈行動。瑞德卡洛在設計這個子彈行動清單時,有一些他特定的符號規則,但背後的邏輯重點在於:透過子彈符號,其實是幫助我們分辨什麼是需要立即執行的下一步行動?什麼是需要進一步思考的?以及什麼是僅僅需要記住的訊息?每個人都可以有自己的子彈符號的設計方式,但更關鍵的是去辨識我們寫在待辦清單上的事情其實有很多種不同的類型,有不同的執行方法,這樣就更知道什麼事情應該什麼時候來執行。

瑞德卡洛的子彈筆記還有第三個層次,那就是我們在執行行動、醞釀想法、記住資訊的過程當中,應該要有意識地去跟我們的長期目標或者目前的生活狀況有一個更緊密的連結。這也是為什麼他在子彈筆記法裡面有提到「月目錄」和「專案群組」,這樣的設計可以讓我們在執行待辦清單的過程當中,不僅僅是單純地把事情做完,更是要去思考這些事情和我們整體生活的目標有什麼樣的連結。

我自己也有一段時間嘗試利用紙本筆記來實踐子彈筆記方法。一開始,我很熱衷於設計一些有趣的符號。不過後來我慢慢發現,最核心的一點不是符號與美觀,而是去判別:

  • 什麼是馬上可以採取行動的事情,當我有空檔的時候,可以先去做。
  • 有些事情是需要醞釀和思考的,這樣我就不會被這些事情卡住,它們會留在清單上,也會留在我的大腦中,等到我靈機一動的時候,再去做。
  • 有些事情其實就是一個資訊,記住就可以了,但不需要馬上採取行動。

當我們的待辦清單有這樣的層次分類的時候,在現今的工作流程中,我們就可以更好地掌控待辦清單的執行流程,甚至會有更多的動力去執行我們的待辦清單。






五,間歇式日記:用記錄取代規劃,掌控變動工作流程

如果你的工作情境非常忙亂、有很多臨時的意外和瑣事干擾,例如像是隨時要處理各種狀況的工程師,這種時候你可能會發現,無論如何事先規劃待辦清單,最終的實際工作流程可能不會按照畫執行。

這樣一來,花在規劃待辦清單的時間本身就可能是一種浪費。但如果沒有待辦清單,我們又可能會搞不清楚目前處於什麼樣的工作狀態,以及下一個需要處理的工作是什麼。我們也可能會漏掉那些隨時出現的雜事和瑣事。要怎麼辦呢?

或許我們可以試試看「間歇性日記」這種待辦清單的方法,它的大原則是,我們能夠掌握的就是自己當下做了什麼行動,以及下一步還要做什麼行動。

  • 我們可以像寫日記一樣,快速地記下自己當下正在做的行動,如果想到下一步可能還要做什麼,也應該馬上把它記錄到後續的行動清單上。
  • 在撰寫間歇性日記的時候,還有一個關鍵技巧,就是也要記下自己對正在做的行動的心得和想法,例如為什麼要做這個行動的原因,也可能是對當下行動的一個覆盤。 

間歇性日記雖然沒有事先的規劃,但是只要記下目前正在做的行動、想法、覆盤,以及接下來可能要做什麼的下一步行動,這其實就是為了接下來做一個有效的規劃。而且,我們也保留了自己做了什麼的細節。 

於是,當每次工作到一個階段,回頭來看自己的間歇性日記,就可以掌握自己今天處理了哪些任務。這有時候可以帶來一定程度的成就感。當我們需要接續工作的時候,間歇性日記也可以幫我們有效地接續接下來的工作。

在撰寫間歇性日記的時候,我們可以掌握一個像是這樣的節奏:

每工作一個階段,這個階段可能是五分鐘、十五分鐘或二、三十分鐘,我們就應該回頭打開自己的筆記,做下剛才的紀錄。

這時候,我們可以同時把握敏捷的執行流程,但間歇性日記也保留了足夠的待辦清單功能。

雖然這樣子好像沒有經過前面的一些心理盤點、輕重緩急的規劃,或者是預先的計畫,但如果我們就處在一個不斷變動的工作流程當中,那麼或許間歇性日記更能夠掌握我們變動的工作流程,更適合這樣的自己。






六,結合番茄鐘的待辦清單:讓時間有價值,而非拚命做事

各種待辦清單的技巧來到這裡,或許有些朋友開始思考:比起每天到底打勾了多少任務,我更在意的是每一天有多少時間被優質、有價值的利用。例如,我一天可能可以處理掉十幾件的雜事,但也有可能我一天花上十個小時,好好地把一件重要的事情深度地完成。說不定後面這樣子的方式更能夠讓自己感受到時間被好好地利用。

確實,我們不是要去思考能夠完成多少事情,最終的目的還是希望每天覺得自己過得更有意義、獲得更多的價值。那麼這時候或許我們需要的待辦清單方法,不是像前面聚焦著要做什麼行動、每天能夠打勾多少待辦事項,而是要去記錄每天有多少時間被優質地利用。

如果你的需求如此,那麼或許可以試試看下面這個結合番茄鐘的待辦清單管理方法。你可以列印他的範本來使用(參考:解析一張結合番茄鐘的每日任務計劃表,紙本範本免費下載列印),但基本上你完全可以在自己的任何筆記工具上運用同樣的邏輯。

首先,我們每天還是列出一件我想要專注的事情,接著,我們可以預估一下打算在專注的事情上花掉多少番茄鐘。

每個番茄鐘是一個三十分鐘的循環。假設我設定六個番茄鐘,意思是我希望今天就算分成兩段、三段、四段,但加起來要有三個小時的時間投注在這件重要的事情上。然後每天一邊推進,一邊記錄自己在這件事情上已經投注了多少個番茄鐘。這樣一來,我們在過程當中就可以知道時間是否被有效地利用。


說不定今天最後,在最重要的一件事情上比我預期的投入了更多個番茄鐘的時間,導致後面的其他次要的事情沒有推進。但對我來說,這時候應該也覺得充分的滿足。

這個待辦清單的技巧,不是要求我們打勾劃掉待辦清單,而是每天有一個工具幫我們記錄如何把時間投注在讓自己有感覺、有效益的目標上面。

如果你常常焦慮地覺得自己每天很忙碌,但卻覺得瞎忙,你常常不知道自己的時間到底花費在哪裡,比起完成那些瑣事,你更在意著時間被有效地利用,那麼你可以試試看這個待辦清單結合番茄鐘的方法。




七,未計畫時間表:每個當下提醒自己更善用空檔

經過了前面幾種待辦清單的方法,接下來,或許有些朋友會發現,自己平常的時間大多數已經被既定的工作和生活的任務佔用了,有很多時間真的不是自己可以掌控的,在這種時候,做什麼待辦清單好像都無法動搖這些已經被佔用掉的時間,怎麼辦呢?

雖然有很多已經被佔用的時間,但或許這中間還隱藏著一些空檔,只是我們日常沒有辦法明確的看出來。我們確實無法做太過理想化的待辦清單,因為大多數時間不是自己可以掌控,但是似乎也還不需要做太負面的思考,我們依然可以掌握那些或許不多,但零碎的空檔時間。

這時候就可以試試看「未計劃時間表」。未計劃時間表的操作很簡單,我們打開下週的行事曆,很簡單地把下週所有已經確定被佔用的時間記錄下來。這包含了工作上那些明確的會議行程,也包含了生活中那些明確的日常行程。確定要被佔用的時間先寫下來,那麼剩下的就是我們的空檔。

但是也不要硬去排空檔的時間,因為排了也不一定做得到。這時候我們保留這些空檔,但是在未計劃時間表的開頭,先記下個禮拜自己想要推進的某些事情。然後等到遇到空檔的時候,我們只要做記錄,回顧前面這個空檔自己做了什麼事情。自己做的這件事情有沒有跟自己原本預設這個禮拜想做的事情有關呢?


透過這樣的記錄,我們就可以做一個當下的覆盤,讓自己意識到其實我也有一些空檔時間,只是我沒有把時間利用在自己設定的有價值的事情上。

在記錄的過程提醒自己,優先把空檔時間花在有價值的事情上。

未計劃時間表意思就是,不用刻意地做理想化的計劃,但是在不計劃的情況底下提醒自己,優先把空檔花在有價值的事情當中。這或許是一個更有彈性的待辦清單方法。





八,防彈筆記:用專案任務筆記,取代待辦清單

前面介紹了這麼多的待辦清單方法,你應該可以找到一個適合的代辦清單。那麼,我現在的待辦清單方法是什麼呢?其實這幾年來,我自己慢慢地嘗試脫離待辦清單,而是更聚焦在專案任務筆記的整理上,而這更適合目前我的情境和工作型態。

我的工作情境上,同時有很多個專案正在進行。這些專案常常來自於不同的領域,而且每天除了專案之外,也有很多行政雜事、瑣事需要處理。也常常要應付臨時的意外,並且工作流程中常常有很多內容不同,但流程類似的任務,這時候,任務的覆盤對我來說非常重要

於是我開始意識到一個問題:如果我們是從待辦清單開始做事件管理,常常會遇到兩個麻煩:

  • 第一個問題是,待辦清單往往只能處理當下或者是短期的事情,但是要關注一個長期的專案、長期的計畫的時候,待辦清單甚至會讓整個工作流程變得很破碎。
  • 第二個問題是,如果我們常常需要做經驗的覆盤,待辦清單反而會讓一個任務執行的細節、想法散落在很多不同日期、不同段落的清單當中。

為了解決這樣的問題,我提出了「防彈筆記法」這樣的概念,在這樣的概念當中,不是先列待辦清單,而是先著手寫好任務或是專案的筆記。當遇到任何事情、任何臨時的意外變動、任何的想法或資料,先問自己一個問題:它是屬於哪一個任務或哪一個專案?把它當下寫進需要的任務或專案筆記當中。慢慢你會聚焦出的是一個一個要完成的任務和專案。

雖然這時候看起來好像沒有每天的待辦清單,但是反而可以聚焦在我們確實要完成的重要任務和重要專案上。

我覺得時間管理最終的目的其實不是要管理每天到底做了什麼行動,而是要管理我們最終要完成的那些任務成果、專案目標。

如果你開始意識到單純的待辦清單只是能夠幫你完成一些眼前的行動,甚至行動還越來越雜亂。那麼,我會推薦你可以試試看防彈筆記法。在這樣的過程中,專案跟任務可以整理得更好,並且我們每一次的行動也會顧及更有價值的這些專案跟任務,就算沒有明確的待辦清單,說不定只要掌握好這些專案跟任務筆記,其實我們的時間管理也就會發揮有效的價值了。




最有效的時間管理策略是那個能夠解決你當前問題、符合你個人風格,以及能夠持續應用的策略。

不論你是一名專案經理,還是一名忙碌的家長;不論你是面對短期瑣事還是長期專案;你可能需要不同方法,而幸運的是,我們有多種方法和策略可供選擇。

從心理角度的 Autofocus 自動聚焦時間管理法,到具體實用的 GTD 收集箱和子彈筆記等。本文詳細介紹了 8 種不同的待辦清單和時間管理方法,每種方法都有其獨特的優點和適用情境,值得我們根據自己的需求和工作狀況去嘗試。

有興趣的朋友可以延伸閱讀:

大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:8 種待辦清單方法指南,從 GTD 到子彈筆記,選擇適合你的更有用

留言

  1. 「電腦玩物的未計畫時間表」一圖的內容看起來很流水帳,這樣紀錄真的有意義嗎!?就生產力的角度來說,圖中紀錄的事項似乎只是個人幸福感、主觀有價值的事情,更適合紀錄在社群網站,不需要紀錄在待辦清單或是進攻型日曆!

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    1. 您直接看圖的這個理解似乎有點誤會

      行事曆中要記錄的是「確定的行程」,也就是那個時間確定要發生的行程喔,主要是了解自己哪些時間已經被佔用了

      刪除
    2. 而對於「個人幸福感、主觀有價值的事情,更適合紀錄在社群網站,不需要紀錄在待辦清單或是進攻型日曆!」這個想法,其實我剛好抱持有點相反的看法

      個人幸福感的事情,到底在社群網站紀錄好,還是在個人的待辦清單去確認更好呢?其實我傾向後者^^ 因為幸褔感應該是自己的確認,而非需要他人的認同

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    3. 我的觀點也是傾向 Esor ~~

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  2. 我認為第 8 種可以說是最強的生產力系統,它甚至可以以任務筆記為單位,去管理其他形式的待辦清單甚至是複雜的 Notion 模板,形成「唯一通道」!

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