5分鐘的晨間待辦清單整理,從混亂到掌控的生產力習慣



當一天事情很多很亂時,兩個小動作,可以幫助自己獲得更有掌控力的一天。第一個小動作是:每天早上花個 5 分鐘回看一下待辦清單,確認今天的重心,幫助自己減少混亂中的失誤,在繁忙中掌握關鍵,並且懂得取捨,知道如何停止。(延伸參考:8 種待辦清單方法指南,從 GTD 到子彈筆記,選擇適合你的更有用

第二個小動作是:一邊處理事情,一邊把各種意外行動記錄到待辦清單,讓自己可以隨時回顧在忙什麼,即使亂中也有序,避免空忙。以免一天最後結束時,忘了自己做了什麼重要行動。(延伸參考:用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單,不會再寫了一堆卻做不到




在大多數時候,我們通常認為待辦清單與時間管理息息相關,似乎是為了計畫的制定與準時、準確執行。但基於我多年來使用待辦清單的經驗,我發現它的真正價值其實在兩個方面:

  • 第一,它幫助我們能夠安心地推進每天的工作。
  • 第二,它讓我們在一天結束時,能夠清晰地知道自己完成了哪些事情。

或許這才是待辦清單對大多數人來說最重要的功能。

所以,上面提到的兩個小策略,其實目的不僅是進行時間管理的規劃,而是讓我們在每天開始之前,清楚地知道今天可以做些什麼。並在每天結束時,讓我們能夠安心地回顧自己所完成的事情。這樣做能夠幫助我們在忙碌且複雜的日子中,至少有一個更清晰的方向。(延伸參考:設計好下班後待辦清單, 5 個常忽略卻重要的技巧

2024/3/15 更新,想要更健康時間管理的朋友,可和這篇文章對照閱讀5 條「這時候,不要做」清單打破低效循環,提醒無意識行動模式





每一回看待辦清單,都是在強化目標

比如說,每天早上調整待辦清單,面對一長串待完成的事務,我會首先篩選出與「長期目標」最為相關的任務。這是確定待辦清單優先順序中最有效的策略。

當我發現今天需要完成的任務過於繁多,而我不可能全部處理完成時,我會選擇那些與我的長期目標最為相關的任務來優先處理。

這個動作雖然簡單,但卻也「最有效益」:

  • 長期目標累積出來的價值是最大的,先投資長期目標,回報最大。
  • 長期目標的意外往往更難處理,降低長期目標的風險,回報最大。
  • 而這些回報,往往也足以抵銷自己可能捨棄的那些次要任務。

在執行待辦清單的過程中,無論是紀錄自己當下的行動,或是要新增未完成任務時,我們也可以從長期目標的角度出發,思考哪些真正與長期目標相關,優先處理它們,或是思考如何往目標的方向前進,而不只是紀錄上去一件事情而已。

對於那些與目標無關的待辦事項,我可能會選擇在今天的清單中先不予考慮,這種針對目標的調整和紀錄,是我在管理待辦清單時,用來強化目標導向行動的具體做法。






每一回看待辦清單,都要決定下一步行動

當我決定將與大目標相關的某個任務加入待辦清單時,(無論是早晨的待辦清單調整,或是隨時的待辦清單記錄)我會進一步思考當下能立即採取的下一步行動是什麼。

放在每日待辦清單上的,應該是我今天真正能夠完成的具體下一步行動,而不是那些抽象的專案或任務名稱。

比如,今天突然多了一個必須完成的報告,這份報告與我今年上半年的一個大專案密切相關,但「製作報告」這個任務,我今天具體能採取的下一步行動是什麼呢?

可能我的下一步行動會是:從我的筆記系統中找出與報告相關的資訊,並快速歸納出一份報告大綱。

這就是一個具體可行的下一步行動,我會將這樣的行動寫入待辦清單,而不是僅僅寫上「製作報告」。具體的下一步行動能夠讓我們明確知道在每個空檔時間應該做些什麼,而泛泛的任務描述則會使待辦清單變得難以實施






整理待辦清單的目的是決定可行性

前兩步驟其實對我在整理早上的待辦清單,以及在執行任務的同時記錄代辦清單這過程中,都補足了一個時間管理的關鍵細節,那就是「可行性」。

我們經常會制定一些不切實際的計畫,結果往往只會導致無止境的拖延,只有真正可行的清單,才能成為今日完成有效任務的強大工具。

當今天突然多了一些臨時會議,使得可用時間變得更加緊張時,從強化目標的角度出發,我會更清楚地知道哪些次要的任務可以放棄,而專注於與最大目標相關的關鍵任務。

當我明確下一步的具體行動時,我就會了解到在有限的時間內,或許無法完成整個重要任務,但至少能推進任務的幾個步驟,實現百分之四五十的進度也是很棒的。

這種方法讓我們在時間被不斷壓縮、分割、占用的過程中,不會完全放棄待辦清單,仍能逐步有效前進。

只有真正具備可行性的代辦清單,才不會變成增加壓力和挫折感的清單,反而幫助我們避免更容易陷入拖延的困境。





好的待辦清單,可以得到休息平衡

結合上述小技巧,實際上能夠幫我們在每日的時間管理過程中找到更適當的休息時機,也讓我們明白何時可以放下心頭大石,無需再擔憂。(延伸思考:設計「停戰領域」與「行動邊界」,我建立健康時間管理的小秘訣

往往我們列出的待辦清單,可能因各種原因而沒有進展,即使到了晚上,我們可能仍處於一種焦慮的狀態。但若我們在執行任務的同時記錄下自己的行動,就更容易感覺到自己確實完成了一些事情,這樣我們便有了更多安心休息的空間

有時,我們的一天真的會因為各種臨時的意外、不可預期的雜事、突發狀況而被打亂,但如果我們每天早上先確認當日的重點目標及可採取的下一步行動,就能利用日間的零星空檔,逐步推動這些小步驟

即便一天被打亂且零散,至少我們知道自己的重要目標仍然在進展,這讓我們更容易對自己說,可以停下來休息一下,準備迎接明天的挑戰。




春節假期後,我們又要面對更多零散繁雜的工作流程和生活任務。這篇文章分享的兩個簡單實用的待辦清單技巧:

  • 第一是每天早上調整目標化的待辦清單。
  • 第二是在執行中記錄行動。

這可能無法讓我們的工作生活完全井然有序,那是不現實的。

但在混亂中至少讓我們知道自己在做什麼、向何處推進,找到一種更安心的時間管理方式,並懂得適時休息,這才是最為關鍵的。



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