Gmail 預約會議時間新功能教學,讓客戶一鍵挑選安排會議行事曆



要跟重要客戶約定一個討論重要專案的會議時間?或是請貴賓挑選一個可以參與活動的日期?還是老師要提供學生幾個可以預約諮詢的時段?這常常是一個看似不困難,但動作很繁瑣的麻煩,有時候來來回回確認時間,加上在郵件、行事曆等多種工具上的修改確認,就讓人覺得效率低落。如果說,在撰寫郵件時就能直接插入多個讓對方挑選的時段,而對方在郵件中就能預約完成,雙方才會更加省時省力!

Gmail 最新推出的預約時間表功能:「插入會議時間-提出你有空的時段」,能夠幫我們解決上述問題,而且這項功能是包含免費 Google 個人帳號都可使用的!

Google Gmail 於2023年7月11日推出了這項新功能,可以直接在郵件撰寫介面中安排會議時間,不再需要單獨打開 Google 日曆,也不需要安裝額外的外掛:
  • 這項功能不僅讓我們能夠直接在電子郵件中查找和提議會議時間。
  • 還能提供多個時間段給對方挑選「預約」。
  • 更棒的是,無論是用戶還是客戶,都可以從電子郵件中方便地預約時間。
不再有任何障礙,大大提高了工作效率。

今天這篇文章,將深入示範這項功能,從如何開啟,如何提供可選擇的預約時間,到如何創建和插入事件摘要等細節,一一為你解說,一起試試看 Gmail 這項新的會議時間預約功能吧!( Google 日曆企業板還有更強大的預約時間功能,可參考:Google 日曆內建預約時間表網頁,讓他人預訂你的視訊會議行程




如何在Gmail中提供對方可以選擇的多個有空檔預約時間?

首先,在 Gmail 撰寫郵件的下方功能列,開啟「...」選單,選擇「插入會議時間」,裡面有兩種功能可以選擇:
  • 一個是提供你有空的時段讓對方直接預約。
  • 一個是直接建立活動行事曆邀請對方加入。




開啟「提供你有空的時段」,這時候可以在郵件中插入一個「可讓對方預約的時間表」,而 Gmail 右方則會出現可以挑選時間的行事曆畫面。

我們可以在右方設定挑選時段的「長度」,然後行事曆上挑選多個自己有空、可以讓對方挑選的時段。

確認後按下右下方的「下一頁」。




輸入預約時間表的活動名稱、內容介紹等資訊。最後按下「新增到電子郵件」即可。




這時候就可以在電子郵件中,插入預約時間方塊。




收件人不需要使用 Gmail 或 Google 日曆,收到郵件後,直接點擊郵件中的預約時間表,挑選自己適合的時段即可完成動作。




不過這個功能目前也有限制,目前只能針對主日曆提出時間建議,並且僅適用於 1:1 會議。如果收件人列表中包含多人,則只有第一個預約的人會自動添加到活動中。

後面的人要預約,會顯示活動已經被預約。

所以如果你想要更強大的行事曆預約工具,還是可以選擇:






如何從電子郵件中直接創建行事曆事件?

如果你不是要讓對方選擇有空的某個時段,而是有一個固定的行程,要直接發出邀請。那麼 Gmail 中也內建可以直接插入邀請的功能,不用另外打開 Google 日曆進行設定。

這時候選擇選擇「插入會議時間」-「建立活動」即可。

會在 Gmail 右方出現行事曆,可以直接安插一個新的活動安排。




郵件的主旨會直接變成活動名稱,郵件的收件人也會變成會議的被邀請者。

這樣一來,就可以在撰寫郵件時,直接完成會議邀請,而且不用另外打開 Google 日曆囉!




有多少次,當你嘗試安排一個會議時,你發現自己被困在一場看似永無止境的電子郵件往返戰中?你傳送了一個提議的時間,對方回應說那時不行,然後給了另一個時間。你再檢查自己的日曆,發現新提議的時間正好你有其他安排。這場"時間提議的小劇場"似乎永無止境,有時甚至會持續好幾天,直到雙方終於找到一個適合的時間。

而現在,利用  Gmail 最新推出的預約時間表功能:「插入會議時間-提出你有空的時段」,就可以一定程度告別會議安排的繁瑣步驟囉!

延伸閱讀:

大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

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