Quick Schedule 倒數計時器待辦清單,時間緊迫下更能掌控時間



我和孩子之間會進行一項遊戲化的小挑戰,情境可能是晚上或假日,爸爸需要處理一下文章的最後收尾,或是準備課程的其中一小段,但是孩子很想要跟爸爸一起玩。這時候我會跟孩子說,爸爸需要 30 分鐘完成一個任務,並且我會按下一個計時器(通常就是手機上的倒數計時器),讓孩子明確知道爸爸需要多少時間、還剩多少時間,而爸爸也努力的在這段時間中把任務處理到一個段落。

晚上跟假日,我會盡量留下好幾個小時的時間來跟孩子一起相處,無論是閱讀、玩遊戲或各種親子活動,不過有時候也確實需要自己的時間來處理自己的任務。孩子還小,這是我跟他一起溝通時間分配的方法,並且在這樣的過程中,我的經驗是:「時間有了更好的分配和溝通,我在時間的專注度與利用效率上也大幅提高。」(可延伸我的親子時間經驗談:時間愈少,我們能創造的時間價值愈大

因為我希望能信守承諾,並好好利用這可掌控的寶貴時間。

所以我也常在自己的時間管理課程中提到,「明確限制時間」其實是很有效的一種時間管理方法:
  • 我們不會無止盡的工作,更懂得分配時間。
  • 我們不會無止盡的走上各種叉路,更懂得專注集中。
  • 我們會開始反思各種更有效率的執行步驟。
  • 我們會開始聚焦如何真正產出階段性成果。
今天要跟大家分享一個另類的待辦清單工具:「 Quick Schedule 」,正是一個結合時間限制、倒數計時器的待辦清單。




Quick Schedule 」是一款很簡易的免費線上待辦清單工具,他不需要註冊帳號,因為所有資料都儲存在使用者自己的電腦瀏覽器中。他可以在電腦端、手機端瀏覽器開啟,不過當然沒有同步資料的功能。

根據我自己的時間管理系統方法論,當然不可能真的用「 Quick Schedule 」管理每天的行動清單,而是要借用他「倒數計時器」+「可循環重複任務」的功能。

讓我們先看看基本功能,進入「 Quick Schedule 」,在第一張任務卡片中,可以做幾件事情:
  • 輸入自己的任務名稱
  • 設定想要花費的任務時間長度
    • 預設有1小時、2小時、3小時可選,但也可以細部調整到幾分鐘。
  • 按下倒數計時,就開始一個任務,可以隨時暫停、隨時繼續計時
    • 例如一個預計 3 小時完成的任務,可能是分段完成的。
  • 可以在任務卡片上,隨時看到還剩下多少預設時間
    • 也可以隨時在任務進行到一半時,修改預設要花費的時間。例如可能發現原本太樂觀,需要更多時間才能完成。
  • 完成的任務、倒數結束的任務,都可以 reset 重新開始、重複利用
    • 例如每天都要花一小時閱讀,每天都希望社群使用時間限制在 30 分鐘。
  • 其他額外功能
    • 也可以設定任務日期、為任務加上標籤,還能同時一起計時多個任務





一,那些希望每天花上足夠時間的事情

從我自己的角度來說,不可能把「 Quick Schedule 」當作真正的待辦清單使用。但是我自己的嘗試,很適合利用「 Quick Schedule 」來解決幾種需求,下面跟大家一一分析。

有些任務,我們可能每天都希望「累積足夠的時間去做」。

例如每天期許自己能夠專心陪伴孩子 3 小時,每天運動 30 分鐘,每天閱讀學習時間加起來有 1 小時等等。

這時候不妨在「 Quick Schedule 」上設計一張任務卡片,每天執行這類任務時按下倒數計時,最後可以統計今天到底是累積了足夠時間?還是遠遠不夠?並且可以每天 reset 重新倒數計時。





二,那些希望限制在一定時間內完成的事情

或者另外一個反向的思考角度,有些任務,我們希望「能夠限制在一定的時間量、不要超出某個使用量」。

例如每天上網看新聞的時間最好在 30 分鐘內,每天處理雜事的時間最好在 2 個小時內。

或者就像文章一開始提到的,雖然要寫一篇文章,但希望能「給自己一個明確的時間承諾」,加總的時間不要超過 3 個小時。

這時候同樣可以在「 Quick Schedule 」中設計一張任務卡片,按下倒數計時後,分段執行也可以暫停,但能隨時看到自己還剩下多少時間,提醒自己更專注、不分心,警告自己要去蕪存菁,提示自己要能更快產出成果。





三,那些需要計算要花多少時間的事情

前面兩種任務卡片開始倒數計時後,我們會更警覺到這個任務已經快要花費超出我預設的時間了。

這時候或許我們會到「 Quick Schedule 」中修改自己的時間預設值,但試試看不要一次加太多,每次添加一點點,一方面給自己時間緊迫的壓力,另一方面更能在這樣的經驗中瞭解這類任務實際要花費的總時間長度。





四,了解一天的空檔是否足以完成這個任務

如果說我們在「 Quick Schedule 」中設定了多張要完成的任務卡片,並且設定要預期花費的總時間。

那麼,我們從任務清單中,也能更快知道今日所剩時間,是否足以完成這些任務?




這時候,可以搭配:「做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載」,幫助我們在各種會議、行程安排之間,找出可以完成任務的空檔時間。

有興趣的朋友,還可以進一步參考:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Quick Schedule 倒數計時器待辦清單,時間緊迫下更能掌控時間

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