如何進一步突破效率瓶頸?5個時間管理的不浪費法則



覺得自己做事情已經很熟練,也認為自己的專業技能足夠,並且沒有什麼拖延的問題,大多數事情都會努力認真去做。但是,即使如此,卻還是覺得自己忙不過來、時間不夠,效率與生產力就停滯在那邊,無法繼續提升上去。

這時候,突破效率瓶頸的方法,或許在於建立一個「不浪費」的時間管理流程。

事實上,如果能反過來做更好,更有效的時間管理方法,先從「不浪費原則」開始,你會發現,這些原則的調整,往往能夠帶來最大的時間節省,與產能提升。

在查詢相關方法的過程中,我找到自己七年前寫過的一篇相關文章:「最省時間的時間管理方法:如何讓時間管理不浪費時間的技巧」,那時候我還比較聚焦在工具上,而七年後的這篇文章,有了一些不同的想法,可以互相對比。




第一個效率瓶頸:目標的浪費


什麼是目標的浪費呢? 就是把時間花在次要的目標上,或是分散在過多目標上。導致最重要、有價值的目標,變得沒有充裕的時間去徹底完成。

但是我們都知道,半調子完成的目標,最後沒辦法成為一個真正有價值的目標。

而如果所有目標都變成只是在時間不充裕下,勉強去做,最後草草完成,看似用了許多時間,但這才是最大的時間浪費。

最可怕的是,這種時候我們還會誤以為自己很忙,以為自己很認真。但卻沒有注意到自己在目標上的浪費。(可延伸閱讀:如何評估時間管理夠好?不是把時間表排好排滿

要如何避免這樣的目標浪費呢?我自己常常會跑下面這樣的選擇流程:

  • 列出所有目標
  • 拆解目標的初步成果計畫(這是幫助我們知道哪些目標可以整合,以及哪些目標不重要或做不到)
  • 整合可以整合的目標
  • 挑出整合後最重要的目標
  • 暫緩無法整合或次要目標
  • 把時間盡可能花在最重要的目標上




第二個效率瓶頸:思考的浪費


時間管理的關鍵在於要花時間思考,不是說每個人都要成為思考高手,而是都能「主動思考,做出選擇」。不要看到事情就做,不要什麼事情都想排上待辦清單,因為這樣最後就會回到前面所說的目標浪費上。

思考,就是要做一件事情之前,想想這幾個問題:

  • 想想願景的設定
  • 分析一下面對的問題
  • 設定可以做到的階段性成果
  • 拆解出下一步怎麼做的子彈行動清單

不是說要列出完美計畫,而是要思考這幾個問題,想想自己的答案與做法,並且明確地寫出來。

你可會想,我花時間在做這些目標拆解的思考,會不會反而浪費時間呢? 但這是對效率的另外一個誤解,誤以為趕快去做是最有效率的做法,但其實不是。

如果我們不做這些目標拆解的思考,我們反而未來會浪費更多的時間。因為這樣一來,我們每一次做事情都會花時間在混亂的思考上。

這是什麼意思呢? 例如我要舉辦一場活動,我可以假裝自己不花時間去思考,然後出現什麼事情都兵來將擋、水來土淹。但真的有可能是這樣嗎?其實我們在做每一件臨時出現的雜事時,還是在不斷的思考:怎麼做比較好? 怎麼解決當下的問題?只是這些思考沒有事先拆解,也沒有記錄下來,更沒有進入一個目標規劃的流程。

這樣一來,思考就變得混亂,就變得要靠運氣和感覺,而下一次又要被交付一個舉辦活動任務,你會發現自己需要重新再思考一次,花掉跟之前同樣的思考時間。

我們以為自己不想花時間在目標拆解的思考上,其實會變成,隱形花費的思考時間,每一次做類似任務的思考時間,都要重複的浪費掉。

但是反過來,如果當我接到一個目標跟任務,第一次就先好好的拆解清楚,自己會更安心、更知道怎麼處理:

  • 執行的過程可以減少很多再次思考決策的時間。
  • 更重要的是,下一次又有同樣的任務,我就叫出上次的拆解清單,直接去做!

如果上次的專案或任務結束後,還有覆盤的筆記更好,於是下一次的目標跟任務,再也不要花費同樣的思考時間,這才是真正減少思考浪費的方法。




第三個效率瓶頸:不確定的浪費


前面所說的,先思考目標、任務如何拆解,並列出下一步行動清單,要真的列出來,而不是等到要做時,才在大腦裡面想一想。這樣做,還可以減少很多「不確定」造成的浪費。

如果我們的任務沒有拆解出行動清單,就只能每次矇著頭讓大腦去運轉,但是大腦很容易思考決策疲勞。 

當我每天推進專案、處理事情時,沒辦法立即確定下一步行動到底是什麼?無形之中會花很多時間在猶豫焦慮,花時間在確定之前的進度,花時間在確認接下來到底要做什麼。

沒有做好目標跟行動的拆解,導致執行時充滿不確定性,就會讓工作的速度變得更慢,讓大腦要花更多時間在做思考決策,這就是不確定的浪費。




第四個效率瓶頸:重複的浪費


有時候我們覺得自己工作很努力,但其實工作方法是來一件事情處理一件,盡力去做完,但沒有真正去安排長期的、專案的工作流程。這時後,這種來一件事情就列上待辦清單的作法,很容易造成重複的浪費。

如果我搞不清楚這件雜事在整個專案流程當中,應該處理的順序跟位置。於是有什麼事情出現,就趕快處理這件事情,這樣很容易造成兩種問題:

  • 到了專案後面流程的時候,我要回頭修改之前自己做過的事情,因為我搞錯他的順序。
  • 而且,也會干擾到自己現在原本真正要趕快執行的任務,最後所有的時間就亂成一團。

如果沒有好好的做好目標拆解,我們就很容易多做一些重複的動作。前面做好的事情後面還需要再修改,不用先做的事情先做而卡住其他該做的事,導致了很多重複時間的浪費。




第五個效率瓶頸:等待的浪費


有時候A事情卡關了,我不知道現在還可以選擇哪些有價值的目標來推進,或是有沒有現在可以做的其他有效行動,於是我就在那件現在卡關的事情上面消耗時間。

或者,有時候出現一個空檔了,我不知道當下可以選擇什麼任務讓這段時間變得有價值,於是我就去做一些打發時間的事情。(我要再次提醒,這不是不能放鬆、放空的意思,可參考:如何沒有罪惡感且現實的完成「想玩的事情」?

這都是等待時間的浪費,時間是一種強制花費的東西,我不好好花掉就變成浪費。

所以要提升效率,更關鍵的就是把等待的浪費去除掉。要建立一套時間管理系統,這套系統有幾個功能:

  • 有明確拆解成果與行動的目標。
  • 所以,我才能夠快速選擇有價值的下一步行動。
  • 而且,下一步行動的選擇彈性而多樣,但有共同目標。
  • 不一定要強制安排時間,但要知道我現在還可以做什麼。

讓自己知道每個時間的當下,可以做出哪些有價值的選擇,讓我們不會輕易放棄時間的選擇,這比提升工作速度更有效,會節省更多的時間。

確實,我們也可以利用搭配有效的工具,來提升自己的速度(例如很多自動化的數位工具)。 不過無論如何,最關鍵的還是必須在流程上進行效率的改進,節省那些不自覺的「浪費」,因為那會是最大幅度節省時間的方法。

前面這篇文章,其實來自於我的新書《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?》中的一個章節,放在「效率改進法」中,做一個統整結尾。我將文章內容做了一些調整,讓還沒看過全書的朋友,也不至於進入不了這篇文章的狀態。

分享給大家,這也是我自己多年來提升自己的生產力,所實際累積的經驗與心得。

有興趣的朋友,也可進一步閱讀幾篇相關文章:

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