Evernote 子彈筆記術-2:四個步驟先準備真正的子彈任務



延續前一篇:「Evernote 子彈筆記術-1:關鍵是先放下我的清單」,我提到如果有個行動可以簡單列上每日待辦任務清單,並且又能做到,那通常是不重要且價值較低的任務。而那些有難度、價值高的任務,如果胡亂的、零散的、想到就列到待辦清單上,那麼清單不僅不會是子彈清單,還可能是造成我們拖延、混亂、低效率的清單

子彈清單如果要快狠準,首先我們要發射真正對準目標、具有攻擊力的子彈,這樣發射出去的子彈才能一擊斃命。

而時間管理上,這樣的子彈應該是一個「高效率、高產值、做得到」的「子彈任務」。所以,在列出我的子彈清單前,我會先打造好自己的「子彈任務」。在射擊之前,在列出每週每日子彈清單之前,我會先把自己的「彈藥庫」整理好。

在 Evernote 中,就是先把一則一則的任務或專案筆記做好最佳化,先累積有效的子彈任務筆記,最後才能排出每週每日子彈清單。




什麼樣的任務筆記,可以符合子彈快狠準的標準呢?我又會怎麼整理這樣的子彈任務呢?我給自己四個標準:

  • 第一點:
    • 不遺漏任何一個可能創造價值的任務。任務就是我的彈藥庫,我不一定都要做,就像子彈不一定都要發射,但是當遇到敵人時,我要有可以應付的彈藥。
  • 第二點:
    • 要整合相關的任務,透過整合才能在一次行動時間中完成更多任務需求。子彈不是東射一點西射一點,而是要集中火力,不給敵人回血的時間。
  • 第三點:
    • 要連結相關的任務,透過連結才能讓不同任務去完成相同的更高價值。攻擊時到底目標是什麼?要鎖定目標,每一波攻擊都是向最終目標前進,這樣才能更有效的突進到目標地點。
  • 第四點:
    • 透過選擇,停止瞎忙。時間有價、有量,而可以採取的行動無限。如果隨意列出行動清單,就會讓限量的時間花在沒價值的行動上。這時候,子彈清單就不再是子彈,而是沒有攻擊力的空包彈了。

於是搭配 Evernote 實際的功能,我在 Evernote 上會利用下面四個步驟來建立真正的子彈任務。




一,不遺漏也不干擾的收集箱


首先,我當然不想漏掉要做的任務,因為那可能造成工作上的錯誤。我也不想漏掉那些我想做、可能可以做的任務,因為說不定那會帶來好的價值。

可是,如果一股腦的把要做、想做、可能可以做的任務都直接排上行動清單,那待辦清單只會一團混亂,而且最後很多事情都做不到,或是只做了一些不重要的事情,甚至一直增加的待辦清單,造成自己原本工作上的嚴重壓力和干擾。

這時候要怎麼做呢?其實很簡單,我就在 Evernote 中先建立一個叫做「收集箱」的記事本,然後所有「第一時間出現的任務」都先放到這個收集箱中,這時候,這些任務都還只是火藥,還沒有真正加工成子彈,當然也還不能排上子彈清單。


我只要在真正的工作結束後,找時間到「收集箱」中去加工,看看有沒有任務真正值得加工成子彈即可。多一個這樣的順序,多一個這樣的緩衝,會增加很多好處。

有了 Evernote 收集箱,工作時遇到任何插進來的新雜事、新想法,我就利用 Evernote 快速圖文筆記、郵件剪輯、網頁擷取等功能,先收集到收集箱,把這件雜事「從大腦清空」,並且記在一個我真的找得到他們的地方,然後告訴大腦說我已經記下來了,先不要煩惱他。

但是因為他們記在「收集箱」而不是「待辦清單」,所以我還沒有做的壓力,也不會有怕遺忘的壓力,我可以更加專注去做目前重要的正事。

並且,在實際執行時,我會讓自己「 100% 」可能要做的事情都會在「收集箱」中,因為這樣一來我就不用擔心有沒有自己大腦漏掉的,二來我可以在這個「收集箱」中開始專心把雜事加工成子彈任務。




二,集中精力,不重複浪費行動


「收集箱」就是雜事最好的緩衝與整理區,我先收集,一段時間後做一次統整,把可以一起做的行動統整在一起,這樣就能一次完成,而不是分次完成去耗費每一次切換工作的精力。

例如我可能在執行一次課程專案時,陸續想到要跟甲同事確認 A事情、B事情、C事情。這時候,我不是想到一件就確認一件,這就好像一有行動就排上清單,可是每次確認都要耗費聯繫到甲同事的時間。

還不如我先收集,透過收集我發現 A、B、C 三件事情都可以跟甲同事確認,於是我在適當時間把聯繫甲同事排上真正的行動清單,然後在那次聯繫行動裡,一次把三件事情確認好

更進一步的,在整合行動後,我有可能發現 A、B、C 三件事情其實可能只是一個 D 的問題,只要解決一個 D 問題就好,這樣就更大程度的節省了三次行動的精力浪費。

Evernote 在我執行上,可以幫助我快速合併筆記,或是複製貼上內容,這樣就能更快的把分散的行動整合成一個更集中的任務。





三,集中注意力,關聯任務創造一致價值


我們不是「會行動的機器人」,如果只是會排上行動、處理行動,是沒辦法讓人感到快樂與成就感的,而一個不能創造成就感的行動清單,不會是真正的子彈行動清單。

我要避免陷入這樣的一種待辦清單:清單上有很多行動,也完成了很多行動,但每個行動都是不同任務、不同方向,結果我今天雖然做了 10 件事,卻沒有真正「完成」一個有價值的任務。如果這樣的情況每天重複,就會發現整天都很忙,但創造的價值卻很低。

能夠擊毀目標的子彈才是有用的子彈,能夠「真正創造產值」的待辦清單,才是有效的子彈清單。

這時候,找到那些有共同目標的任務,或是想辦法讓每個任務有共同目標,也就是透過收集箱,去關聯出不同任務間的「更大更高的統一目標」,這時候,我可以讓這些瑣事因為關聯到一個共同目標上,變成更有價值

有了統一目標後,回過頭來,也會幫助我集中注意力,更知道自己應該選擇甚麼行動,因為:「設定未來目標的真正價值:「改變當下現實感」的最佳手段 」。

在 Evernote 中,我會利用「記事連結」的功能,把零散的任務行動,「關聯」到一個統一的目標上去整理,這時候,我才知道該選擇什麼樣的子彈行動。





四,集中時間,專注要事、停止瞎忙


要停止瞎忙,在有限的時間裡完成重要的事,才是我想完成的子彈清單。

而經過前面的三個步驟:

  • 我先收集了所有可能的行動
  • 接著找到裡面一起做更有效率的行動
  • 並且思考哪些行動關聯起來可以幫我創造更大的統一價值

而且所有我可以挑選的任務都在收集箱裡,讓我可以專心選擇,經過這樣的流程,我就可以在列清單之前,更有效先找到、先準備好「真正的子彈任務」。

找到真正的子彈任務後,我才開始把這些事情移出「收集箱」,開始放入他們各自的專案流程中。

而下一步我要做的,就是專心去完成專案流程裡的任務,那才能創造更大的價值。




這篇文章要分享的關鍵步驟,就是在子彈筆記中,幫自己「先準備一個雜事收集箱」。

雜事會在收集過程中,因為整合、關聯而變成更有價值的任務,並且你會在這些更有價值的任務中,找到真正值得追求的目標。有了目標,才能瞄準快狠準的子彈清單。

最後,我想繼續邀請有興趣的朋友幫我填寫一份問卷:「[問卷調查]Evernote 子彈筆記與目標計畫實作課程,我正在設計一門「用 Evernote 子彈筆記術」的進階課程,手把手教你如何用 Evernote 一步步做時間管理,不是教基本功能,也不是當作第二大腦資料庫。我想知道會有多少朋友有興趣?以及想學到什麼?所以歡迎填寫問卷讓我知道。


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留言

  1. 站長您好,請問片段的思緒和想法,您也會每個都開一則新筆記在收集箱嗎?又如何做下一步處理?

    因為在創作小說,我希望諸如「寫個車子被拖的場景」、「某人的這動作很有趣」、「某人為何會有這樣的反應」、「這件事的這裡給我這樣的感觸」、甚至是「某人的這種髮型很吸引我」...這樣的思考、觀察片段能彙集成一個靈感觸發來源庫。工具已經是evernote了,但收集、分類、搜尋、查閱的一整套流程就有點困擾。

    收集:片段是各開一則筆記?還是在一則筆記中一條條加上去?
    分類:感覺不大可能分類,也不可能即時就決定下一步行動
    搜尋和查閱:我希望這個想法庫可以在查閱、搜尋時刺激出很多沒想到的結果來豐富創作。如果每個想法都一則筆記,查閱的時候幾百條螢幕是擺不下的,而且會有固定的排序,怎麼看大概都是那樣。

    不知道這樣的用法,您有什麼寶貴建議?謝謝您。

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    1. 片段的思緒與想法,第一時間我會都各開一則新筆記。但接下來要回顧時,我就會開始做整合、連結,然後開始闡述我更進一步的想法。

      之後到查閱時,我大多就是利用替換不同關鍵字,來查閱同時出現的各種想法,然後繼續做整合與連結。

      但因為您有特殊的小說創作需求,到最後這一步,想要靈感自由重新組織的話,除了我的方法,會不會需要的是更專業的寫作軟體呢?

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  2. 站長您好:

    我反覆讀了這篇和上一篇結合到我現在的使用子彈清單有些問題想向您請教。在文章提到收集箱是拿來收到各種瑣事和在工作中突然想到的行動,等到要整合之時,會進一步去整理它們看看是否彼此互有聯繫,或者屬於更大的專案清單,是的話就複製貼上或合併兩側筆記。
    我有疑問的是,如果在想到一件行動A的時候已經知道那個行動是和某個專案相關的行動的話,也一樣是先收集在收集箱裡嗎?還是就直接把該行動記錄到所屬專案的目錄頁面上?
    文章中的作法如果我沒有解讀錯誤的話,是用記事連結的方式連到原本的專案管理目錄,可萬一是一個極其龐大的專案的話會否容易產生大量的單一行動筆記頁面,每次要找的時候都要從目錄連結到該行動頁面才能看到細節,而不是在一個共同的頁面裡就一目瞭然?我先行的作法是採用了過去在電腦玩物所學到的子彈筆記整理方式,但使用至今可能有些地方已經跑調到讓我感覺現行的方式有些不夠有效率,才等不及後續這系列的文章出爐就先來請教站長。

    不知道您對於這樣的狀況有沒有比較好的解決辦法,或者我可能是誤讀了文章中的哪個環節,還請協助解惑,感謝。

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    1. 第一時間還是先丟入收集箱,等有空處理的時候,應該放入那個專案內的『行動紀錄』暫存區塊。我們在GTD 裡面喜歡稱為 Next Action Lists。因為這些 Next Action Lists 還需要再審思其 135法則排列。

      第二個問題,因為不清楚你極其龐大的專案是怎樣的結構,且你定義出來的『行動頁面』裡面應該包括工作流程、支援的參考資料…這些你自己都要先釐清清楚。不太可能整個頁面滿滿的都是 Next Actiion。精簡你的工作流程,我想整個行動的頁面應該部會太繁雜。

      回問題真的很燒腦~

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