實踐簡單但符合需要的生活物品整理系統,不需庫存目錄的方法



前一陣子在網路上讀到一篇文章,分享「個人的物品庫存整理系統」,管理自己平常家居生活購買、收藏、收納的物品。他的方法是整理出一份非常鉅細靡遺的表單,有清楚的分類邏輯架構。但是該文作者也提到,他自己整理出這套表單系統,確實花了不少時間,而且也發現最終有些資料其實很少有機會用到,甚至用不到。

我們在尋找一個好用的工作、生活管理方法時,其實很容易遇到這樣的困境:「先從理論上最完美的方法開始」,但最終可能不小心「為了方法而方法」,結果雖然花了很多心力去架構系統,卻不一定實用,反而因為太花心力而容易半途而廢。

建立物品的庫存表單系統,可能是最完美的方法。如果是公司要管理自己的倉庫庫存、設備清單,當然需要建立一個非常嚴謹的表單資料庫,因為每一項物品都是公司財產帳目,汰舊換新時更要緊密追蹤。

可是如果是自己家居生活的物品,一來數量可能沒有那麼龐大,二來有些物品的資料不嚴謹也無傷大雅。這時候是不是要花很多時間清點物品,建立庫存表單,其實是可以有彈性的。




我平常也會管理自己的生活物品,也有一個自己的庫存整理系統。

早期我也建立過類似庫存目錄的表單,但是後來也發現很多資料整理了卻用不上。例如「物品的數量」,如果是開公司、店家,物品庫存數量當然很重要,但在生活中,一來不會大量累積物品,二來不會囤積不需要的物品。東西都是現在需要的,快要用完時自然會發現,只要有一個流程幫助我記得購買即可,核心需求是「每次購物記得補充現在需要的物品」,而非物品數量本身。

但是如果完全沒有自己的物品整理系統,那麼就很容易找不到東西、沒辦法充分使用某些東西。所以,我列出自己的需求,從需求出發,幫自己建立一個簡單但有用的生活物品整理系統:

  • 需要東西時,能夠快速找到。
  • 能夠充分的、輕鬆的使用各種物品。
  • 知道自己目前擁有哪些可利用的物品。
  • 有些物品需要避免他過期。
  • 每次購物時,記得需要補充哪些物品。

我之前拍攝過一個影片版本,主題是如何建立物品筆記,幫助自己不再找不到物品的相關資料,那也是今天這篇文章的方法論基礎。影片很短,只有兩分多鐘,推薦有需要的朋友先參考:





一,先從「建立一則物品筆記」開始:


對於一些有用的生活物品,例如:

  • 車子上買過的各種裝備
  • 廚房料理需要的各種器具
    • 以及常備的食材
  • 園藝整理時需要的各種工具
  • 泡咖啡買過的各種器材
  • 家中大大小小的家電
  • 偶爾需要的藥品
  • 等等

我有一個簡單明確的整理邏輯:「每一種物品,建立一則筆記」。

把這樣的一則一則物品筆記,放入一個好搜尋的系統中,這樣就會是一個有用的生活物品整理系統了!

當然,我目前還是使用 Evernote 來建立這樣的「物品筆記」。

不一定要建立表單,或是要做什麼複雜管理,而是當購買一種新的物品時,就在 Evernote 中隨手新增一則「物品筆記」,這則物品筆記把握幾個原則:

  • 筆記標題:就用物品名稱,最好加上幾個以後搜尋可能使用的關鍵字。
  • 使用資料:物品的說明書、外觀、使用方式等各種資料,掃描或拍照插入筆記中。
  • 使用心得:之後可以一邊使用,一邊在這則筆記記錄心得。
  • 存放位置:一句簡單的話,就可以記住這個物品收納在哪裡。




不需要一開始就建立得很詳細,關鍵其實是兩個步驟:

  • 建立「以後需要用到」的物品筆記,就算裡面一開始只有簡單資訊也沒關係。
  • 物品筆記上有物品關鍵字,可以用來搜尋。
  • 其他資料,可以之後一邊使用,一邊補充。

例如下面這則物品整理筆記,只是很簡單記住備用鑰匙放在哪裡,以免很久之後要用,一時之間還找不到。





二,不需花時間整理,搜尋就能找到物品:


這個整理邏輯是下面這樣的,目的是要輕鬆、簡單,但是有用:

  • 不需要一開始就建立完整的庫存目錄清單,那很花時間,裡面很多資料還可能用不到,或是很難更新。
  • 只要在「需要時」、「剛購買時」,隨手建立一則物品筆記即可。
  • 物品筆記可以「很簡單」,只要有物品名稱,當下需要的資料就好。
  • 下次有需要使用某個物品,就「搜尋」找到之前的物品筆記,繼續補充資料。

例如我買過幾種不同的植物肥料,當有需要時,只要在整個 Evernote 中搜尋「植物 肥料」,就能找到相關的物品筆記,而上面就會有之前使用累積的資料,現在可以參考,或是繼續補充。

這樣一來,其實也不需要什麼庫存目錄系統,只要當下需要什麼東西,進入資料庫「搜尋關鍵字」,就知道自己買過什麼物品?現在擁有什麼物品?這些物品目前的數量、資訊、存放位置等等。





三,想知道擁有、買過什麼物品?建立標籤分類即可


如果想要搜尋的時候更聚焦、更準確,或是「想要看到自己擁有哪些物品?或是曾經購買過哪些物品?」

那麼我會把幾個大方向的物品使用專案,建立「標籤」來管理。(可參考:大掃除結束後,用 Evernote 「標籤」讓生活雜物更有「定位」

例如,我自己很喜歡沖泡咖啡,所以:

  • 買了很多種咖啡器材。
  • 買過很多不同的咖啡豆。

我把這些物品筆記,全部加上一個[沖泡咖啡]的標籤,以後打開這個標籤,我就會看到所有咖啡相關的物品,就能:

  • 想起自己有個很少用的咖啡器材,還在櫃子裡,要不要拿出來用一下?或是乾脆賣掉?
  • 想起自己買過哪些咖啡豆?哪些好喝?哪些不喜歡?




用 Evernote 的「標籤」來分類,和建立表單目錄,有一個很關鍵的不同:

那就是[加上標籤]是一個非常簡單、快速、直接的動作。

只要在筆記上方,新增一個或多個「物品使用專案的分類標籤」即可。我建議也不要分得太細,就用「專案」的概念,建立大方向的標籤分類,例如:

  • 沖泡咖啡
  • 園藝研究
  • 烘焙料理
  • 等等

這樣的分類等級就夠了,剩下的就是在標籤中瀏覽,或是在標籤中進一步搜尋。

加上標籤,在新增筆記的當下就可以完成。

而另外建立表單目錄,就要另外打開一個工具、另外整理、另外排序,其實就要花掉很多時間。




四,怕過期?設定物品筆記的時間提醒即可


如果有些物品怕過期,或是需要某個時間之後記得使用,這時,也只要在 Evernote 的物品筆記中,加上[時間提醒],就能記住。

例如,我要定期使用肥料施肥,那就設定一個三個月後的提醒,到時候就記得拿出這個物品來使用。





五,建立「常備」採買清單,需要時就註記:


我研究其他人分享「生活物品庫存目錄」系統時,往往有一個需求,就是想要知道「下次採購可以買什麼東西」,有哪些東西需要補貨?有哪些東西接下來需要?

我也有類似需求,但我不是利用庫存目錄來統計或查找,而是用一個很直接的方式解決問題:

建立一個常備的採買清單筆記,平常需要什麼東西就寫上去。

因為「只有一則」常備採買清單,所以很容易就可以搜尋到。

接著在平常生活過程中,例如我正在做麵包,發現高筋麵粉快要用完了。或是日常生活中,想到需要一個什麼東西,想到週末要來做道什麼料理而需要什麼食材。我都會:

  • 立刻打開這則常備採購筆記,把當下發現需要補充的物品註記上去。

其實,不需要什麼庫存目錄來統計,反而有這份簡單易用的「常備採購清單」,下一次要去超市、大賣場採買時,直接打開陸續累積好的「常備採購清單」,就可以直接購買,也不會遺漏了!

買完後,就清空已經買的東西,接下來繼續累積新的清單即可。





結論:


這就是我的「生活物品整理系統」,不需要建立很花時間的庫存目錄,但是又會比什麼都沒有整理要提昇許多效率。

其實他就是兩個關鍵步驟:
  • 建立物品筆記。
  • 準備一份常備採購清單。

其他則是一邊使用,一邊順手加上的整理流程:
  • 準備一個好搜尋的筆記工具。
  • 需要一個物品時,就建立一則物品筆記。
  • 在一則物品筆記中,持續累積相關資料。
  • 未來需要時,搜尋物品關鍵字,找到物品筆記即可。
  • 真的有必要時,用標籤做個物品專案分類,但愈簡單愈好。
  • 如果怕物品過期,可以加上時間提醒。
  • 隨時需要補充什麼物品,當下發現,就先整理到常備採購清單。

提供大家參考,有興趣的朋友,還可進一步研究:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:實踐簡單但符合需要的生活物品整理系統,不需庫存目錄的方法

留言

  1. 我需要 esor大的個人物品清單轉置於 Notion上面的範本啊

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

全新設計 Google 相簿推出!有哪些挖掘珍貴照片新功能?

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

AnyDesk 最快的遠端桌面軟體,免費免安裝中文教學

不需買印表機也免隨身碟, 7-11 全家雲端列印超方便教學

Obsidian 免費單機軟體實踐卡片盒筆記法,建立知識連結網路系統

Adobe Photoshop Camera 照片AI修圖,陰天變藍天、黑夜變星空