Outlook 職場必備郵件整理圖解教學,網頁版 11 個排程管理技巧



因為我所任職的公司是使用 Outlook 郵件系統,所以我當然也想把自己在 Gmail 上的清空收件匣方法,套用在公司的郵件系統上。

多年前,我曾經用 Outlook 電腦端軟體(當年是用 Outlook 2010 ),實際測試過一套工作流程:「Outlook 搞定 GTD 時間管理: 8 個 Outlook 任務排程技巧教學」。

不過現在新版的 Outlook ,基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟 Gmail 一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章,就用版本比較一致的 Outlook 最新網頁端,分享幾個關鍵的郵件整理功能,提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號,或是使用公司帳號,可以分別從下面的網址,登入網頁版的 Outlook :




01. 指定時間稍後處理郵件:


首先,我的第一個常用功能,就是把郵件[延遲]處理。例如:

  • 下週會議才要使用的郵件。
  • 兩週後才要開始處理的任務。
  • 次要的,之後有空再處理的。

我就會利用[延遲],把郵件延後到指定的時間。

這些郵件,會在「指定時間」再次出現在收件匣,而且出現在最上方,提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail 的對應功能為:「改變 Gmail 預設延後郵件時間,聰明排除瑣事郵件的工作干擾」,非常有幫助的功能。





02. 封存處理完成、不需要處理的郵件:


有些郵件是看過就好,不需要處理(只是一些參考資料)。有些郵件是已經處理完成了。這類郵件,我不會留在「收件匣」,這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候,就要把這些郵件[封存]起來。

Outlook 中也預設了一個[封存]按鈕,點擊後,郵件將會從收件匣消失,放入[封存]資料夾。

不用擔心郵件不見,以後搜尋關鍵字,一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail 中也有封存的功能,善用封存,我們的信箱將會更簡潔、更好工作,可參考:「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件」。





03. 釘選重要郵件,常駐處理:


有時候有些郵件很重要,一時之間也處理不完,但隨時要看到。這時候,可以利用 Outlook 中的[釘選]功能,把郵件釘選在整個清單最上方,方便隨時處理。

有兩個地方可以釘選郵件。

第一個地方,是在郵件清單上,游標移動郵件項目右上方,會浮現幾個常用動作,其中預設會有一個[圖釘]按鈕,可以釘選郵件。




第二個地方,在上方工具列最右方的[...],選單裡也有釘選郵件的選項。





04. 把郵件變成待辦清單工作、行事曆事件:


如果這個郵件想要變成行事曆上的行程,或是變成待辦清單上的工作, Outlook 中也有相應的功能可以使用。

以 Outlook 網頁端為例,打開右上方的[我的一天]按鈕,會在信箱右方打開行事曆、 To Do 的側邊欄。這時候,把左方的某一封郵件,直接按住拖曳到右方側邊欄,就可以新增行程(事件)或待辦事項( To Do )。

當郵件拖曳到 To Do ,新增的待辦事項,也就是同步到「微軟 To Do 」服務中。

你可以利用這個側邊欄,在處理郵件時,同時安排行程,或是添加待辦清單。







05. 自動分類郵件:開啟焦點收件匣


在 Outlook 中也會自動幫我們分類郵件,主要分成「焦點郵件」和「其他郵件」,其實在工作上也很夠用。

焦點郵件,就是工作上單獨寄給你的、來自重要聯絡人的郵件。可以幫助我們先處理相對重要的郵件。

其他郵件,就是比較偏向資訊類、通知類的郵件。

如果你預設沒有開啟,可以在網頁版 Outlook 右上方的[齒輪]設定選單中,開啟[焦點收件匣]。

Gmail 的類似功能則可以分類一些促銷、通知、帳單型的郵件:[Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法]。





06. 建立「自動整理」規則:


Outlook 有一個快速建立自動化規則的[整理]按鈕。

針對某位寄件人寄來的郵件,按下[整理],可以快速建立一條規則:

  • 以後這個人寄來的郵件,都自動移到某一個分類中。
  • 以後這個人寄來的郵件,只保留最新一封,其他都自動封存。
  • 以後這個人寄來的郵件,只保留最近 10 天,其他都刪除。

上述條件都可調整、替換。

利用[整理],快速建立一條自動化規則,以後這個人寄來的郵件,都會自動套用這個整理方式。






07. 收回剛剛按下傳送的郵件:


有時候寄出郵件當下,才發現漏寫一段話,或是還沒寫完不小心按下傳送。這時候,設定好反悔功能,就可以把郵件收回。

在 Outlook 網頁版中,進入右上方的[齒輪設定],再進入[檢視所有 Outlook 設定]。

接著在[郵件]設定中的[撰寫及回覆],可以開啟[取消傳送]功能,最多 10 秒鐘。




開啟後,按下傳送,會有 10 秒鐘的時間,在郵件清單下方會出現[復原]按鈕,可以收回剛剛按下傳送的郵件。





08. 自訂常用郵件動作:


前面有提到,在郵件清單的項目右上方,會有一些預設的快速動作按鈕。這裡是可以自訂的。

進入檢視所有 Outlook 設定的畫面,在[郵件]的[自訂動作]頁面,可以決定哪些常用按鈕要出現在郵件右上方。

不要貪多,最好只勾選必要的,以免誤點,也才能真正發會快速處理的效果。





09. 透過增益集安裝外掛: Evernote 郵件擷取


Outlook 中可以透過[增益集]來添加外掛功能,例如擷取郵件到 Evernote 的[ Evernote for outlook ]工具。




安裝後,在 Outlook 網頁版的郵件畫面中,打開[...]選單,可以看到 Evernote 的外掛按鈕,點擊後就可以擷取郵件。

你可以結合 08 的技巧,把常用的增益集外掛,擺放在郵件功能按鈕選單上,方便快速點選。

Gmail 也可以安裝外掛,來讓郵件中包含像是簽名等功能,可參考:[Google 推出 Gmail 內建外掛程式:整合其他服務建立專案流程]。





10. 連結其他雲端儲存空間


Outlook 預設當然是以 OneDrive 當作雲端硬碟來使用,但也允許使用者連結自己專用的其他雲端硬碟服務。

在[檢視所有 Outlook 設定]中,從[郵件]的[附件]頁面,可以新增像是 Google 雲端硬碟、 Dropbox 的授權。

授權成功後,之後撰寫郵件,可以在附加檔案時,選擇從這些雲端服務直接插入檔案到郵件中。 





11. 稍後傳送郵件


稍後傳送,其實是一個好用的功能。

例如我下班前寫完一封工作郵件,但如果現在就傳送,怕會干擾到對方,也怕對方明天收信時反而這封信被擠到下方,所以我設定一個更精準的時間,讓對方在明天上班後才收到信。

在 Outlook 網頁版中,撰寫郵件的[傳送]按鈕有一個選單,可以選擇[稍後傳送],設定一個更準確的傳送時間。






結論:


利用上述的功能, Outlook 網頁版或最新版,也可以做出很輕鬆但有效的工作排程管理。要完成每天清空收件匣的習慣,也會更加容易。

整理幾個關鍵功能,分享給大家,有興趣的朋友還可參考:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:

留言

  1. 謝謝 Esor 分享 Outlook 的使用撇步,很受用。
    希望未來也能多多分享 Office365 的應用。

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  2. 我們使用outlook exchange的竟然沒有你介紹的功能

    回覆刪除
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    1. outlook 還是有版本的問題,有時候確實落差很大

      刪除

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