Google 試算表新版下拉式選單,取代資料驗證,設計進度更簡單

 

很多朋友會利用 Google 試算表來做待辦清單、專案任務規劃,除了簡單在表格中規劃行動項目與內容,我們還可以利用一些試算表的特殊功能,幫助我們分配任務、設定日期、分類進度等等,我之前在電腦玩物也寫過一篇文章,分享一個模擬案例:「Google 試算表團隊協作任務清單教學,製作簡易版 Airtable 範本下載」。

之前在製作試算表的專案進度分類時,例如要分辨哪些任務項目是進行中、準備中還是驗收中,我會利用 Google 試算表的「資料驗證」、「條件格式」兩種功能,設計出進度選單,並且讓不同進度有不同顏色,但要搭配兩個功能來製作,確實有點麻煩。

而現在(2022/12/17), Google 試算表正在陸續推出一個新功能:「下拉式選單」,可以同時幫儲存格設計固定選項,看是要進度設定、屬性分類、任務分配皆可,並且直接就能設計對應顏色與樣式。

整個操作流程更簡單,製作出的結果更漂亮,讓我們用更輕鬆有效的方式在 Google 試算表中管理專案的大大小小任務。




下面這張圖,可以對比原本的「資料驗證」+「條件格式」設計出來的任務進度選項,以及利用最新版的「下拉式選單」設計出來的進度選項。

Google 試算表這個新版「下拉式選單」,將會對所有的用戶陸續推出,如果你還沒獲得相應功能,只要再等待一段時間即可。




設定方式也非常簡單,你會在「插入」功能清單中看到這個「下拉式選單」。




開啟後,右方會看到一個「資料驗證規則」欄位(可以看到這個功能是和之前的資料驗證功能互相整合的)。

我們只要依序新增自己想要的選項即可,並且可以直接設定選項的顏色。




更進一步的,在進階選項中還可以設定「樣式」,預設是「方塊」,也可以改回像是舊版本中的箭頭或文字。




如果你用 Google 試算表來管理任務或資料,那麼可以利用「下拉式選單」為這些任務、資料設計類似 Notion 的屬性,例如可以設計這些分類:

  • 準備中、進行中、驗收中、已完成
  • 重要緊急、重要準備、緊急、待辦
  • 每日推進、企劃準備、定期追蹤、行政任務
  • 開始推進、會議討論、成果報告

這樣一來,哪些任務更重要,哪些任務如何執行就會更加清楚,並且可以掌控目前狀態。有興趣的朋友可以延伸參考:



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