Google 試算表插入智慧型方塊,讓檔案管理、日曆預覽更方便



Google 文件中已經推出一段時間的「 smart chips 」功能,也開始慢慢的在 Google 試算表中同樣可以使用。例如最近 Google 試算表開始支援插入「雲端硬碟檔案」的智慧型方塊,讓我們透過試算表整理專案檔案時,會更加輕鬆、方便。

之前我有分享過相關的文章,提到可以如何利用最簡單的 Google 試算表做好大量專案檔案的管理,或是用來做任務協作清單:

原本就可以把 Google 雲端硬碟的檔案網址插入到 Google 試算表中,建立以專案流程排序的檔案管理清單。那麼透過「 smart chips 」會有什麼不同呢?主要有兩個不同。

  • 第一個是可以呈現更清楚、視覺化的「檔案方塊」,分辨檔案的類型,容易瀏覽,方便找到需要的檔案。
  • 第二個是可以利用快速插入的語法,搜尋需要的檔案,並建立「檔案方塊」的連結。

下面就讓我們來看看簡單的功能操作。



在 Google 試算表中需要插入雲端硬碟檔案的欄位,透過 @ 的快捷指令( @ 必須是半形符號),可以開啟快速插入各種內容的清單,包含聯絡人資料、日曆行程、檔案連結。

也可以透過上方功能列的「插入」-「智慧型方塊」,開啟相應的功能選單。




這時候我們可以切換到中文輸入法,透過中文關鍵字搜尋需要的檔案。




選擇需要的檔案,就能插入到 Google 試算表的欄位中,變成一個檔案預覽方塊。




比起原本插入檔案連結的方式,新的「智慧型方塊」功能看起來更清楚,而且插入檔案時(結合搜尋檔案)也更方便。




一個小功能的更新,但對常常使用 Google 試算表整理資料、管理任務的朋友來說更加方便,分享給大家參考。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:
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留言

  1. 行銷辦各 一小時線上講座三場或兩小時線上講座兩場
    建議,有個子活動也方便推廣

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  2. 請問這功能有限定版本才有的嗎?我的目前沒有這項功能ㄟ

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  3. 請問插入檔案連結的方式,一個儲存格是否只能插入一個檔案連結?
    或是要使用其他插入方式? 我在同一格儲存格要插入第二個檔案連結後發現第一個檔案連結就會失效變成一般文字。

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  4. 您好,想請問,目前試算表與同事共用,插入的檔案是否還需要每一個個別再設定共用的權限?謝謝!

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