交付任務給他人的 5 個簡單搞定技巧，讓時間管理不被外因打亂
在我的時間管理課堂上常常有這樣的提問：「任務會拖延是別人的問題，計畫被打亂是他人犯錯，這時候我要如何做好時間管理？」
有時候其實問題可能是在雙方身上，有時候真的是對方出錯，無論如何，我們無法真正改變他人，只能改變自己的「操作手法」。
而很多時候，我的「作法」改變了，或許問題就會解決，或者問題變得比較小一點。
這裡面有兩個層次的問題：
- 我交付任務給他人，他人總是在不如預期的時間中，交付不如預期的成果。於是我的計畫都被打亂。
- 在這個問題角度中，我的期望是「能夠更準確預估他人需要的時間」，「能夠更準確預期他人會完成的成果」。
- 我和他人一起合作，我的完成了，但是他的部分卻沒有完成，於是整個專案還是失敗。
- 在這個問題角度中，我的期望是「他人也能克服任務執行過程中的各種困難」，讓任務順利往前推進。
從上述三個關鍵的期望出發，我自己在「交付任務給他人」時，會有下面幾種操作步驟。
要先說明的是，不代表每一次交付任務，我都會「完整做滿」這 5 個步驟，因為這是需要額外花時間的，所以我會看對方的能力、處境、需要，以及任務難易度，適度添加其中幾個步驟。
雖然我先多花一點點時間，但後續能夠更準確預估時間、成果，並協助他人克服困難，其實節省更多的合作時間，也讓重要專案、任務相對容易往前推進，這才是有效的時間管理。
一，讓對方了解「整個時程」的全局關係
多人一起合作任務時，為什麼對方會拖延我的任務時間呢？
我自己的經驗是，如果我是整個專案的時間安排者，可能「只有我了解」整個專案如何銜接的起承轉合，這時候其實很難讓他人跟我一樣準時交付任務。
這是什麼意思呢？
- 整個專案需要完成 A、 B、 C 任務。
- A 任務完成後才能進行 B 任務（因為 B 需要 A 的成果）。 B 任務完成後 C 任務才能開始。
- 我排好 A 任務用 5 天在本周完成， B 任務下周用五天完成， C 任務下下周用 5 天完成。
- 因為下下周五，就是這個專案的截止時間。
這時候， A 任務需要由甲同事幫忙，於是我跟甲同事說：「希望他這周五協助完成 A 任務。」但是很容易到了這周五，甲同事因為各種因素，跟我說必須下周三才能把 A 任務的成果給我，於是我的整個專案計畫就被打亂了。
當遇到上述情況時，問題在於對甲同事來說，他以為完成 A 任務就好，並沒有看到後面的其他任務需要銜接，更不知道時程銜接的緊迫性。所以他以為 A 任務可以下周三才交。
所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」，我會這麼做：
- 雖然對方可能只需要負責這個專案中的一個小任務。
- 但我還是會跟他說整個專案的時程關係，至少說明他負責任務的前後因果關係。
- 明確說明他的任務完成後，下一個任務才能開始。
- 明確說明接下來依存的時間關係，以及專案最後截止時間，讓對方知道這個任務拖延了，其他時間也會被往後拖延。
其實這不需要多花我很多時間，但是多說明一下，將可以幫助他人可以跟我一樣思考全局，和我有一樣的緊迫性。
二，讓對方了解「最終目標」的明確定義與重要性
多人一起合作任務時，為什麼對方會交出和我預期相反的結果呢？
同樣的，我可能是這個專案目標的明確定義者，可能「只有我了解」最終的目的與所有規格，這時候對方照著自己的意思做其中一個小任務，其實很容易做出跟目標偏離的結果。
跟前面的任務交付有點像，我們可能只是把整個專案中的其中一個小任務，交付給他人去做。這時候他人其實不知道這個任務為什麼要做？做了跟專案的關係是什麼？還有為什麼很重要？
加上有可能我們交付任務時，並沒有（也很難）把所有規格鉅細靡遺地交代給對方，於是對方「照著自己的意思做」，很容易加入一些自己覺得這個比較簡單、這樣比較好的改變，於是最後跟目標愈離愈遠。
所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」，我會這麼做：
- 比起交付鉅細靡遺的規格，但重要的是說明整個專案的目標是什麼？這個任務是要完成什麼目標的其中一部份？
- 跟對方說明這個目標為什麼要做？為什麼重要？
- 然後跟對方從目標出發，一起討論這個任務怎麼做的規格與設定。
這樣一來，可能需要多花一些時間，跟對方解釋背後的目標定義與重要性。但這是非常值得的花費，有幾個原因：
- 對方明確知道目標是什麼，自己要調整任務時，也相對不容易偏離目標。
- 對方如果也能了解重要性，也會跟我一樣有動力去做。
- 就算對方還是做錯了，起碼留下的郵件等紀錄，會知道我有明確的跟對方定義目標，而非任務說明不清楚。這也是一種保護自己的方法。
三，讓對方跟我一樣「熟悉」這件事情
有時候我們覺得是一件簡單的任務，怎麼交付給他人做的時候，他人無法跟我們一樣有效率，在設定的時間中完成呢？
這其實不一定是能力的問題，而是我們忘記了這件事情可能「只有自己很熟悉」，但對於他人來說則未必。如果我們只是以自己的熟悉度來交付這個任務，很有可能交付得「太簡陋」，這時候會增加對方執行任務的難度，於是在時間上會拖延，在完成度上會不如預期。
所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」，我會這麼做：
- 如果我平常有整理這個任務的知識庫，我會不藏私的直接共享給對方。
- 知識庫包含：
- 這個任務我之前怎麼做的執行步驟？
- 這個任務需要注意的關鍵重點？
- 這個任務需要哪些文件？資料？
- 如果我沒有這個任務的知識庫，我也會把自己手邊隨手可能的資料（不是自己幫對方找，而是把我已經有的給對方），整理一下提供給對方。
多年閱讀電腦玩物的讀者朋友，應該都知道我有建立工作知識庫的習慣，把自己執行過的任務都做好筆記與資料整理（可參考：煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已）
這個習慣，不只幫助我自己做事情總是愈做愈快。
這個習慣，更幫助我在交付任務時，可以相對更快讓對方也熟悉這件事情，並且我並不需要多花時間，只要把我的任務知識筆記提供給對方即可。
四，讓對方先做「簡單的」、「短期的」一小步
我自己在時間管理時，面對困難的任務，想要不拖延，我會把任務拆解成小步驟，從簡單步驟開始，任務就往前推進，拖延的問題也就相對解決了。（可參考：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）
而當我們要交付給他人一個困難的、龐大的、模糊的任務時，他人當然也會容易拖延。
所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」，我會這麼做：
- 把原本要交付的任務，拆解成幾個部分。
- 先交付其中一部分，並約定一個更短的交付時間。
- 甚至主動提醒對方，可以先做哪個簡單的步驟，讓這個任務開始推進。
如果平常我們就會做時間管理，應該很習慣這樣的任務拆解，我們只需要應用在交付任務給他人時就好。
利用階段性小步驟、短時間交付，一方面幫助對方處理任務更簡單，一方面我們也更容易掌控時程與結果。
五，「尊重」他人的時間安排
我們不能忽略的是，自己的時間很寶貴，他人的時間也一樣寶貴。他人其實也有很多需要忙碌的任務，也有他們自己的時間安排。
如果我忽然插入一個任務，希望對方幾天後交付，我怎麼知道對方這段時間有沒有很重要的任務安排，插入這個任務其實對他來說是很大的負擔呢？
所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」，我會這麼做：
- 提早詢問對方的時間，第一步不是交付任務，而是先確認對方接下來有沒有空檔。
- 不只約定任務，也約定彼此要付出的時間。
- 如果對方不一定有足夠時間，但又很需要對方協助，就一起討論如何在對方擁有的有限時間中，做到什麼程度的結果。
不要認為我丟一個任務給對方，他人就要負責完成，大家都一樣有各種時間管理問題。
尊重他人的時間安排，其實才是幫助我能正確掌控這些任務的時間與執行程度，並且讓他人真正可以把任務完成。
小結：
這是從我的多年職場經驗，累積下來的幾個交付任務技巧。尤其像我一樣，大多時候是居中協調者、專案管理者（但又不是說什麼算什麼的老闆）時，這幾個技巧，幫助我更能完成前述的三個需求：
- 「能夠更準確預估他人需要的時間」
- 「能夠更準確預期他人會完成的成果」
- 「他人也能克服任務執行過程中的各種困難」
於是，這些任務也就能相對順利地往前推進了。有興趣的朋友，還可以進一步參考：
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