Spaceli 免費把 Google 文件一鍵轉換成知識庫，還可整合 YouTube

如果想要用 Google 文件，取代 Evernote、 Notion 這樣的知識庫工具，是否可行？其實可行與否的關鍵，在於我們的需求，到達什麼程度。

如果說你的知識庫不需要標籤、屬性等過濾，也不需要連結。可能只是工作上的操作流程說明文件，或是像書本一樣有明確大綱目錄的百科文件。那麼，好像用 Google 雲端硬碟，撰寫一篇一篇文件，一樣是一個雲端的筆記知識庫。

只是還是有一個「不方便」的缺點，那就是 Google 雲端硬碟是資料夾、分散檔案的結構，要打開一個一個文件檔案，其實是很花時間的：

• 有沒有可能把所有文件、簡報，列成一個大綱目錄，可以快速展開、切換每一篇資料，而不是一個一個檔案打開？
• 有沒有可能重新排序所有文件資料，根據我們的知識需求順序？而非只能照時間、檔名排序？

今天要介紹的這個「 Spaceli 」，就是可以把 Google 雲端硬碟上的大量文件，一鍵轉換成符合上述筆記庫、知識庫查詢需求的工具。

例如下圖是我原本在 Google 雲端硬碟中的資料夾分類方式，文件很多、資料夾很多，要翻找查看並不方便。

如果用「 Spaceli 」來檢視，可以將上圖的文件資料夾，轉換成下圖這樣的知識庫檢視模式。

原本的資料夾與大量文件檔案，變成左方的知識庫目錄清單，可以快速查詢切換，並且可以在右方瀏覽完整的文件、簡報、影片等內容。

目前（2021/1/17）「 Spaceli 」的基本功能都是免費的狀態，未來如果開發出進階的功能則可能採取收費的模式。

要注意的是，「 Spaceli 」並非真的要取代我們的 Google 雲端硬碟、 Google 文件，她並非是一個知識庫、資料庫「編輯」工具。

我們可以把「 Spaceli 」看做是提供一個「特殊的檢視模式」，讓我們更輕鬆的瀏覽雲端硬碟上的文件、簡報，甚至各種雲端服務資料。

從實際用途來看，可以解決下列兩種需求：

• 如果說你在 Google 雲端硬碟整理了大量的學習文件（用 Google 文件、簡報等格式），那麼用「 Spaceli 」來檢視，就可以像是在筆記工具那樣，快速搜尋、瀏覽這個資料庫，而不用在資料夾與檔案中翻找。
• 如果你在的團隊在 Google 雲端硬碟整理了大量的工作文件，那麼用「 Spaceli 」來檢視，就可以像是在知識庫工具那樣，快速瀏覽、搜尋各種工作操作手冊，同樣不用在資料夾與檔案中翻找。

「 Spaceli 」操作非常簡單，首先需要使用 Google 帳號授權登入，讓其可以讀取我們在 Google 雲端硬碟上的文件資料。

接著，我們可以建立名為「 Space 」的知識庫，然後就能將某一個 Google 雲端硬碟上的資料夾內容，轉換成知識庫的檢視模式。

例如，我讓「 Spaceli 」將我在《時間管理的 30 道難題》這本書的稿件檔案與資料夾，轉換成知識庫的模式。

這時候，原本分散在不同子資料夾的不同文件檔案，就變成一份筆記清單，依照資料夾層級建立左方的大綱目錄，並且有一個「 Overview 」頁面，可以展開所有的文件資料。

像是 Google 文件、簡報、試算表等內容，點擊左方的大綱項目後，都可以直接預覽。

想要編輯時，也可以點擊頁面右上方的「鉛筆（編輯）」按鈕，直接進入編輯模式。

所有的修改，其實都是改在原本的 Google 雲端硬碟中，所以不用擔心同步問題。

左方的大綱目錄，可以按住後，手動拖曳，調整每個文件的前後順序。

不像是原本的 Google 雲端硬碟，只是照著時間、檔名排序，在「 Spaceli 」中可以手動調整出最適合的文件順序。

並且在「 Spaceli 」中，可以透過「＋」，直接建立新的分類（資料夾），或是直接建立新的文件檔案，甚至也能直接建立其他雲端服務上的資料。

例如我可以插入一個知識庫需要的 YouTube 影片，或是像 Miro 上的流程圖。並且都能在「 Spaceli 」知識庫中統一預覽，不需打開其他工具。

這些更新改動，也都會同步在我的 Google 雲端硬碟原始資料夾中。

「 Spaceli 」知識庫也有搜尋功能，同樣可以搜尋文件的內文，找到後就能快速切換到知識庫中的該份文件。

最後，「 Spaceli 」可以把建立好的知識庫檢視模式，分享給其他人：

• 指定授權分享，只有授權的人才能看到。
• 公開分享，可以建立公開知識庫，讓所有人都能查看。

例如這是我建立的知識庫檢視範例，文件資料在我的 Google 雲端硬碟與 YouTube ，但是透過公開的「 Spaceli 」檢視，大家都能以知識庫的方式瀏覽。

有興趣的朋友可以用這個範例看看效果：「電腦玩物的時間管理思考」。

總結來說，「 Spaceli 」的特色在於：

• 一鍵把 Google 雲端硬碟上的文件資料，轉換成知識庫的「檢視模式」。
• 知識庫檢視，更加快速、好切換、好查詢、有次序。
• 在知識庫模式中，也可新增內容、排序整理。
• 還可整合其他雲端服務內容到知識庫，統一檢視。
• 簡單的分享功能，讓公開分享，團隊分享，都能快速讓夥伴查看知識庫內容。

如果說你在 Google 雲端硬碟上，有很多團隊需要的工作說明文件，想要用一個方便的檢視方式，讓團隊成員擁有一份工作操作手冊知識庫。

如果說你在 Google  雲端硬碟上，整理了很多報名、學習文件，想要用筆記模式來快速查詢瀏覽。

那麼或許「 Spaceli 」可以試試看。

對這類工具有興趣的朋友，還可參考：

• 煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已
• 活用資料庫的資料收集法：試試加上這四個關鍵步驟！
• 3W 資料收集法：整理我的資料庫、知識庫，不要變成垃圾場

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