Spaceli 免費把 Google 文件一鍵轉換成知識庫,還可整合 YouTube



如果想要用 Google 文件,取代 EvernoteNotion 這樣的知識庫工具,是否可行?其實可行與否的關鍵,在於我們的需求,到達什麼程度。

如果說你的知識庫不需要標籤、屬性等過濾,也不需要連結。可能只是工作上的操作流程說明文件,或是像書本一樣有明確大綱目錄的百科文件。那麼,好像用 Google 雲端硬碟,撰寫一篇一篇文件,一樣是一個雲端的筆記知識庫。

只是還是有一個「不方便」的缺點,那就是 Google 雲端硬碟是資料夾、分散檔案的結構,要打開一個一個文件檔案,其實是很花時間的:

  • 有沒有可能把所有文件、簡報,列成一個大綱目錄,可以快速展開、切換每一篇資料,而不是一個一個檔案打開?
  • 有沒有可能重新排序所有文件資料,根據我們的知識需求順序?而非只能照時間、檔名排序?

今天要介紹的這個「 Spaceli 」,就是可以把 Google 雲端硬碟上的大量文件,一鍵轉換成符合上述筆記庫、知識庫查詢需求的工具。




例如下圖是我原本在 Google 雲端硬碟中的資料夾分類方式,文件很多、資料夾很多,要翻找查看並不方便。


如果用「 Spaceli 」來檢視,可以將上圖的文件資料夾,轉換成下圖這樣的知識庫檢視模式。

原本的資料夾與大量文件檔案,變成左方的知識庫目錄清單,可以快速查詢切換,並且可以在右方瀏覽完整的文件、簡報、影片等內容。





目前(2021/1/17)「 Spaceli 」的基本功能都是免費的狀態,未來如果開發出進階的功能則可能採取收費的模式。

要注意的是,「 Spaceli 」並非真的要取代我們的 Google 雲端硬碟、 Google 文件,她並非是一個知識庫、資料庫「編輯」工具。

我們可以把「 Spaceli 」看做是提供一個「特殊的檢視模式」,讓我們更輕鬆的瀏覽雲端硬碟上的文件、簡報,甚至各種雲端服務資料

從實際用途來看,可以解決下列兩種需求:

  • 如果說你在 Google 雲端硬碟整理了大量的學習文件(用 Google 文件、簡報等格式),那麼用「 Spaceli 」來檢視,就可以像是在筆記工具那樣,快速搜尋、瀏覽這個資料庫,而不用在資料夾與檔案中翻找。
  • 如果你在的團隊在 Google 雲端硬碟整理了大量的工作文件,那麼用「 Spaceli 」來檢視,就可以像是在知識庫工具那樣,快速瀏覽、搜尋各種工作操作手冊,同樣不用在資料夾與檔案中翻找。




「 Spaceli 」操作非常簡單,首先需要使用 Google 帳號授權登入,讓其可以讀取我們在 Google 雲端硬碟上的文件資料。

接著,我們可以建立名為「 Space 」的知識庫,然後就能將某一個 Google 雲端硬碟上的資料夾內容,轉換成知識庫的檢視模式。




例如,我讓「 Spaceli 」將我在《時間管理的 30 道難題》這本書的稿件檔案與資料夾,轉換成知識庫的模式。

這時候,原本分散在不同子資料夾的不同文件檔案,就變成一份筆記清單,依照資料夾層級建立左方的大綱目錄,並且有一個「 Overview 」頁面,可以展開所有的文件資料。




像是 Google 文件、簡報、試算表等內容,點擊左方的大綱項目後,都可以直接預覽。

想要編輯時,也可以點擊頁面右上方的「鉛筆(編輯)」按鈕,直接進入編輯模式。

所有的修改,其實都是改在原本的 Google 雲端硬碟中,所以不用擔心同步問題。




左方的大綱目錄,可以按住後,手動拖曳,調整每個文件的前後順序。

不像是原本的 Google 雲端硬碟,只是照著時間、檔名排序,在「 Spaceli 」中可以手動調整出最適合的文件順序。




並且在「 Spaceli 」中,可以透過「+」,直接建立新的分類(資料夾),或是直接建立新的文件檔案,甚至也能直接建立其他雲端服務上的資料。

例如我可以插入一個知識庫需要的 YouTube 影片,或是像 Miro 上的流程圖。並且都能在「 Spaceli 」知識庫中統一預覽,不需打開其他工具。

這些更新改動,也都會同步在我的 Google 雲端硬碟原始資料夾中。




「 Spaceli 」知識庫也有搜尋功能,同樣可以搜尋文件的內文,找到後就能快速切換到知識庫中的該份文件。




最後,「 Spaceli 」可以把建立好的知識庫檢視模式,分享給其他人:

  • 指定授權分享,只有授權的人才能看到。
  • 公開分享,可以建立公開知識庫,讓所有人都能查看。

例如這是我建立的知識庫檢視範例,文件資料在我的 Google 雲端硬碟與 YouTube ,但是透過公開的「 Spaceli 」檢視,大家都能以知識庫的方式瀏覽。

有興趣的朋友可以用這個範例看看效果:「電腦玩物的時間管理思考」。




總結來說,「 Spaceli 」的特色在於:

  • 一鍵把 Google 雲端硬碟上的文件資料,轉換成知識庫的「檢視模式」。
  • 知識庫檢視,更加快速、好切換、好查詢、有次序。
  • 在知識庫模式中,也可新增內容、排序整理。
  • 還可整合其他雲端服務內容到知識庫,統一檢視。
  • 簡單的分享功能,讓公開分享,團隊分享,都能快速讓夥伴查看知識庫內容。

如果說你在 Google 雲端硬碟上,有很多團隊需要的工作說明文件,想要用一個方便的檢視方式,讓團隊成員擁有一份工作操作手冊知識庫。

如果說你在 Google  雲端硬碟上,整理了很多報名、學習文件,想要用筆記模式來快速查詢瀏覽。

那麼或許「 Spaceli 」可以試試看。

對這類工具有興趣的朋友,還可參考:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Spaceli 免費把 Google 文件一鍵轉換成知識庫,還可整合 YouTube

留言

  1. 感謝分享~不過我發現它不能夠顯示PDF以及docx,真是可惜!

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    1. 對,目前主要支援的是 Google 雲端文件與其他雲端服務的部分

      刪除
  2. 請問 這個適用於 google suite 的雲端嗎? 權限似乎會卡住 只能用於一般的 google drive 個人使用者

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