如何排出有效假期時間表?假期前我習慣用 4 步設定時間計畫


春節連假快要來臨,許多同學可能已經開始放寒假,難得的長假,大家心裡都會想著要好好利用,希望充分的去享受這些自己可以掌控的時間。

但往往等到假期快要結束時,才發現已經過去大半時間,但怎麼自己好像沒有真的利用到什麼時間,只覺得更加空虛、更加焦慮呢?甚至因此完全不想回去上班、上課呢?有幾個可能的原因:

  • 雖然是假期,但很多家人、朋友活動,其實也會佔用許多時間。有時候甚至比工作、上學時還要忙碌?
  • 覺得有很多時間可以利用,跟真的決定把時間投注到什麼利用上,是兩回事,有可能根本沒有決定自己的假期目標?
  • 或是排滿了太多事,結果跟工作上一樣每天做不完,最後乾脆放棄不做?
  • 工作上的時間管理,有時候比假期時間管理更簡單,因為「公司會幫妳管理」,妳有被設定好的上班時間、被同事主管客戶催促的行程,但假期完全自己掌控時,可能混亂的生活作息,反而導致時間更難以被利用,精神、體力更加不濟?




有時候,我們也不是完全不做準備的就開始假期,或許我們為長假擬定了一些時間表,但家人又要去哪裡聚會?要開始幫忙做家務?一整天忙碌行程後覺得累了?熬夜看電視結果白天精神不濟?等等原因,導致那份時間表根本不會照著執行。

這時候,我們需要的是不是一份看似完美與排滿的時間表,而是一個更有彈性的時間利用規劃表,她要具備四個關鍵:

  • 充分了解自己被佔用的固定時段、可利用時段。
  • 將可利用時段設計成高精力時間,有充分的休息時間。
  • 為自己每天保留一定數量的神聖時間或時段。
  • 知道零散空檔時間可以採取什麼行動,累積哪個任務的成果。

想要為自己的長假,設定一份有效計畫的朋友,歡迎一起跟著我來試試看這樣的方法。




第一步:評估被佔用時間,看出其他可利用時段:


我記得小時候跟家人一起去旅行,那時候很貪心,會在行李箱帶上很多故事書,想要趁著旅行途中好好閱讀,結果最後往往一頁都沒有翻到,但行李箱卻增加了很多重量。而長大之後,我們在設定時間表時,會不會也還持續著這種理想化的現象呢?

不是沒時間,但確實有些現實時間早已經「被預約」,我必須先知道哪些時間已經確定被佔用,然後從剩下的時間裡,去計畫「真正符合現實而可以被實現」的行動。

例如,旅行途中帶上很多本紙書,可能增加重量又不一定有時間拿出來看,要看時從行李箱翻出來也不一定方便。但如果下載一本電子書在手機,或許一個排隊等待的空檔,就能「立即」翻看個幾頁(可參考:我如何利用電子書養成更積極的閱讀習慣?),累積個幾天,說不定還真的能真正看完一本書。



所以第一步,確實的在每天的行動清單上,把確定已經會被佔用的時間先列出來,避免排出超現實計畫,避免誤以為我有很多時間可以做很多事情。

如果你尚未做過這樣的規劃,這次春節連假差不多一週多,剛好可以試試看這個行事曆格式:「做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載」。她會帶來三個好處:

  • 避免排出超現實計畫,結果充滿挫折,什麼都做不到。
  • 但也能真正看到還可利用的時段,不會覺得時間都被佔滿。
  • 從自己真正可掌控的時間開始做計畫。






第二步:設計休息時間與保留精力時段


除了掌握自己可以自由利用、已經被利用的時段外,我們在安排時間表時也常常忽略另外一點,那就是什麼時段是自己最有精力去實現有價值任務的?以及有沒有透過休息為自己保護好這樣的精力時段?

一樣是我小時候旅行的例子,那時候總是想說,晚上回到旅館,就有很多時間可以寫作業、看書啊?於是在晚上塞滿了各種想做的事情。但偏偏每天晚上回到旅館,身體、精神都已經非常疲累,想要去做些事情,捨不得睡覺,但又做不了正經事,於是打開電視消耗時間,最後很晚睡覺,第二天早上變得更累。

想要做很多事,結果反而做不了任何事情。

還不如晚上回到旅館,真的充分休息,第二天早一點起床,這時候大家還沒要出發,就擁有了一些自己可以好好利用的空檔時間,而且這時候的精力是最充足的,執行事情的效率也更高。



所以第一步,讓我知道哪些是被佔用時段、哪些是可利用時段。而第二步,讓我可以想辦法把「可利用時段」,進一步變成「高精力時段」,於是可以全力去實現真正重要的事情。

現在距離連續假期還有一個禮拜,你可以先試試看填寫「列印這張每日精力熱點圖,規劃事半功倍的個人生產力節律」,觀察自己每一天的活動力變化,什麼時候自己精力會下降?什麼行動會讓自己精力上升?自己的精力通常可以維持多久?需要什麼樣的休息節奏?

然後,在決定每天要做什麼事情之前,先為自己:「把休息放入你的待辦清單:在累了之前開始休息」,連假其實會有更多活動、更多事情,這時候,要排入更多自己想要實現的任務之前,先為自己安排好休息時間,然後才能擁有真正精力充足的時段,去全力衝刺最重要的任務。

我所謂的休息,也不一定只有睡眠,休息也可以是冥想、運動、切換不同行動,你可以參考這篇文章:「練習好好休息的七種方法,不用一口氣衝到終點」,給休息更多變化與彈性。






第三步:設定與保護神聖時間:


某些被佔用的時段,例如和家人旅行、聚會,其實也是很有價值的時間。

而除此之外,還有哪些時段是我自己仍然可以充分利用的?

我是否透過足夠的休息與調節,讓自己進入這些時段時,是處於可以全力戰鬥的狀態?

那麼,現在這個時段已經明確出現在時間表上了,是時候,為她安排那個最重要的目標與行動了。

這邊的思考流程如下:

  • 這些最精華時段,一定所剩不多。
  • 所以我們會知道,必須挑選出最想實現的目標。
  • 並且全力集中在一個或一種目標上。
  • 透過每天兩小時(假設)的精華時段,累積一個禮拜,就有十四個小時。
  • 可以用十四個小時,完成哪個有價值的成果呢?

還有,別忘了我常常說到的「神聖時間」概念:「畫時間盒的練習:如何在更少時間完成更多事情」也就是這個為自己精心打造的時段,就是已經被自己佔用的精華時段,她也告訴我們,不能再答應、安排更多其他事情,必須真的為這個假期的目標,把這些時段保留下來。




第四步:充分利用隱藏的零碎空檔時間:


最後,在時間表上,其實還有很多「隱藏的」空檔時間。像是前面說的排隊時間?等待時間?偶爾大家都在滑手機、看電視的時間?或是偶爾大家都暫時無事可做的短暫空檔?

這些時間很短,不知道什麼時候出現,但其實隨時都在發生,只是我們常常不知道這些空檔如何利用,於是變成只是把空檔時間「打發掉」。

確實無法把這些零碎空檔時間排入時間表,因為無法事先規劃與掌握,但可以利用一張任務拆解清單,讓自己可以充分利用任何零碎時間,推進任務、目標的小小一步:

  • 切割與拆解任務,變成每個只要 10 分鐘就能完成的小行動。
  • 拆解出更多可行行動,就有了彈性,不同情況可以先採取當下最適合行動。
  • 專注在一個任務,透過很多分散的小行動,逐步累積成果,最後任務就會真正完成。

不只為目標安排時間,更要理清楚目標的雜訊,把目標拆解成容易執行的小行動,這樣即使在忙碌的假期,也能讓自己隨時利用零散空檔,專注累積有價值的任務成果:「工作愈忙愈要能快速專注,方法卻不在燈光美氣氛佳與有時間」。



在春節連續假期即將到來之前,提供大家這套規劃時間表的流程。

其實這個流程,我不只用在假期,也用在我日常的工作流程中,而且非常有效果。

有興趣的朋友,還可延伸參考:[暑假計畫不是行事曆填空,設定一個相對有效計畫的 8 種方法]、[如果現在才要規劃一個寒假計畫?還不遲!我會用這六步驟設計]、[預防假期症候群:放假前先做好這四步,讓你連假後不需收心]等文章。


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  1. 專注在一個任務,透過很多分散的小行動,逐步累積成果,最後任務就會真正完成

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