Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學

Google 日曆是一個看似簡單的行事曆系統，但卻能發揮各式各樣跟「時間」有關的活用。因為 Google 日曆有協同合作、插入檔案、視訊會議，乃至最近加入的目標管理、任務提醒功能，加上多行事曆管理分類的特色，搭配之下可以創造無窮變化。

我之前曾經寫過「10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間」一文，那之後很多朋友都希望我能舉更多「真實應用案例」，來刺激大家用 Google 日曆解決更多問題的想像，今天這篇文章正是以此出發，結合我自己的部分用法，或是我看過其他人使用的方法，但都是真實案例。

如果能善用 Google 日曆從網頁端到 App 的技巧，我們甚至可以少裝很多額外的時間管理類型工具，統一的用 Google 日曆完成更多工作與生活管理需求。

2017/2 新增：快速建立大量行事曆行程技巧：把 Excel 表格匯入 Google日曆
2017/6/7 新增：用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧

一，課表

有了 Google 日曆，我們需要安裝另外一個課表 App 嗎？其實不需要，因為善用 Google 日曆的話，反而可以創造更強大的課表系統，他的應用特色有：

1. - 排課色塊，區分課堂顏色
2. - 建立循環一學期的課表
3. - 插入作業檔案
4. - 約定報告小組討論
5. - 在日曆上直接小組討論
6. - 期中期末考複習規劃

我自己試用過不少課表 App，除了現在有些強調社群性的特殊課表服務外，我覺得一般排課 App 可能還沒有 Google 日曆好用，而且穩定又長久有效。

我的完整教學文章請參考：用 Google 日曆打造完美課表：滿足老師學生10大需求

二，會議系統

我說 Google 日曆是開會利器的原因，不只是可以在 Google 日曆約定開會時間，而是可以用 Google 日曆結合 Google Drive，把會議前中後的流程都搞定！

無論會議前的集思廣益，會議後的資料追蹤，都統一在 Google 日曆一個系統上完成吧！這樣也可以少學一個額外的會議系統喔！

1. - 不出錯的即時會議通知
2. - 即時查看每個同事有空的開會時間
3. - 插入協同合作會議檔案
4. - 會前資料共享，多人繳交資料
5. - 會後資料追蹤
6. - 線上視訊會議
7. - 會後文件簽核系統

這部分的完整教學，請參考我另外一篇文章：「10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統」。

三，會議室預約系統

我看過有些創業團隊直接用 Google 日曆來預約公司會議室。

使用流程大概是這樣：想要預約會議室的人打開公司的共用日曆，看到哪個時段還沒有人預約，都可以預約，並在備註欄說明會議室用途，加上誰預約都會顯示在日曆上，方便管理者管理。

1. - 免架設其他系統
2. - 即時顯示預約狀況
3. - 可以顯示預約者
4. - 可以說明會議室用途

四，辦公室請假系統

同樣的，也有人如法炮製了公司內的請假系統。

使用流程是：想請假的人上公司共用日曆，填上請假日期，在備註欄說明原因，並且邀請核假主管「參加」這個請假事件，這樣主管就能以「是與否」來確認是否核假。

不過比較辛苦的是人事管理者，他可能必須定期上共用日曆結算大家的請假時數，所以這個活用案例更適合小團隊，或者不在意請假時數的公司。

1. - 免架設其他系統
2. - 即時顯示請假請求
3. - 主管答覆機制
4. - 隨時查看公司請假狀況

五，日記

我自己有一段時間對生活比較迷惘時，會利用 Google 日曆寫日記，把剛剛做過什麼事情？有什麼心得心情？寫在日曆事件中，例如「7：00～8：00 寫部落格文章」。

這樣做對我最大的幫助，就是讓我對每日時間利用提高掌握度，追蹤紀錄自己做了什麼，反省自己是否浪費時間。

1. - 方便記錄自己做過的事
2. - 可以寫上心得
3. - 隨時回顧

例如下圖是我在過年期間，不想浪費放假時間，所以用寫日記的方式，去記錄自己每一段的時間利用日記。

六，促進家人活動

我也跟老婆一起共用一個 Google 行事曆，這樣我們可以了解對方最重要的行程，例如我哪天晚上有講座不回家吃飯？老婆哪天晚上要跟朋友聚餐？

我們也可以用這個共用日曆一起約定共同活動時間，例如想要週日下午一起去爬山，老婆會事先把這件想做的事情加入我們的共用日曆，這樣我規劃時間時就會看到，就不會佔用家人共同時間。

1. - 跟家人共享有空沒空時間
2. - 了解彼此行程
3. - 約定共同活動時間

這個經驗我也寫過一篇文章分享心得：「共享數位溫情：我和老婆喜歡這樣一起做的數位應用」。

七，旅行計畫

我自己安排旅遊行程當然是靠 Evernote 為主，但我也看過朋友善用 Google 日曆把旅遊行程規劃的非常詳盡。

我朋友的做法是這樣的：當訂票訂房郵件自動顯示在 Google 日曆上，自動安排出基本行程後，開始在每日行程中安插想去的地點與大概時間，到時候點擊行事曆事件地點就能快速用 Google 地圖規劃路線，也能掌握接下來要去的地方。

這個自動化流程可以參考：「不只收信！ Google Inbox 才是最佳旅遊行程規劃軟體」。

1. - 自動整合訂票訂房郵件
2. - 安排目標地點，顯示地圖
3. - 插入自訂地圖連結

另外還能利用在行事曆插入檔案的功能，把 Google 雲端硬碟之中的自訂地圖插入，這樣旅遊時只要看著 Google 日曆，就能獲得路線、旅館、機票等足夠的參考資料。

關於 Google 自訂地圖的教學可以參考：「Google Maps 我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略」。

八，專案管理

如果覺得一般甘特圖太複雜，其實可以跟我一樣，利用 Google 日曆畫出類似甘特圖的專案時間排程，一樣可以有進度條，並且可以拖曳調整時間位置，如果搭配會議系統利用，結合下面的任務提醒，其實專案管理軟體的基本需求就能滿足了。

1. - 簡易甘特圖方法
2. - 進攻型行事曆

這部分可以參考我之前兩篇應用教學，我目前也還是會這樣使用：

• 我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享
• 實作進攻型行事曆：學會留時間給自己的進度排程心法

九，習慣養成

最新版的 Google 日曆 App 中加入了「目標管理」功能，這可以讓 Google 日曆取代一般的習慣養成 App ，例如要每日健身、週末希望找出閱讀時間、定期想跟家人通通電話，這些習慣規劃，都可以利用 Google 日曆完成。

Google 日曆「目標」功能的特色在於：他不只是讓我們新增單一事件或循環事件，而是可以幫我們「自動找出適合的空檔、自動穿插某個目標活動」，例如自動找出我星期日下午有空檔（沒有安排其他事件），所以把閱讀目標插入這個時段。

而且目標系統的事件可以勾選「完成」或「延後」，更能符合目標管理需求。

1. - 最新目標管理功能
2. - 自動幫目標插入時間
3. - 學習時間習慣

這部分功能目前只出現在 Google 日曆 Android App ，但同步後的目標則可以顯示在網頁版中，詳細教學可參考：「幫你成為更好的人！ Google 日曆自動為夢想找時間」。

十，郵件與任務排程

當你覺得自己的任務分散在郵件、筆記、雲端硬碟檔案和行事曆時，是不是常常覺得混亂而顧此失彼？那麼我們應該學習怎麼把時間管理流程與系統統一。

我自己的方法是利用 Evernote 來匯集各方任務，並自成一個統一的時間管理系統。（參考：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理）

而如果你更常使用 Google 日曆，其實也可以把 Google 日曆當作一個「匯流任務」的時間管理中心，讓「來自郵件的提醒、筆記的待辦、硬碟的待處理檔案、會議、活動、每天時間分配」，全部統整在 Google 日曆上完成，而且跨裝置跨平台同步管理。

1. - 把待辦郵件安排在日曆上
2. - 設定時間提醒
3. - 規劃當日時間利用方式
4. - 自動延後未完成任務

這部分請參考我之前寫過的兩篇文章：

• 簡單有效 Google 時間管理系統： Keep+ Inbox+ 日曆
• Google 日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒！

以上，就是我自己用過，或是我看過其他人使用過的 Google 日曆活用案例，你會發現它不只是日曆，而可以作為生活與工作上的管理工具來使用。

最後，如果還想了解 Google 日曆在時間管理、專案管理上更深入應用方法的朋友，歡迎來參加我陸續受邀開設的一系列雲端工作、數位工作管理課程：「電腦玩物的講座課程報名清單」，或是參考我的工作術相關書籍：「電腦玩物書籍清單」。

大家還有其他 Google 日曆的活用案例嗎？歡迎一起留言分享討論。

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