一看就能採取行動的檔案命名技巧：我的兩大檔名規則

打開硬碟，看到一堆散亂的資料夾，一下子迷失方向不知道自己應該做什麼才好？檔案整理術要如何去幫我排序「重要的任務」？

再打開資料夾，看到依然零散的檔案，要花好多時間才能找出自己想要查看的文件在哪裡？檔案整理術又要如何幫我快速看出「需要的內容」在哪裡？

說到「檔案整理術」，應該是大家都需要的技巧，今天讓我們來聊聊我在這方面的心得，就先從「怎麼命名檔案」開始吧！

你在整理大量同類資料？還是整理專案任務檔案？

但是不同的檔案使用需求，會有不同的檔案命名方法。所以我們還是要先把實際檔案整理需求再分成兩大類：

• 1.大量同類資料的整理。
• 2.不同任務檔案的整理。

什麼是大量資料檔案的整理？例如我出去玩，拍了上千張照片，這時候我要怎麼整理？在這個雲端時代，我建議這類同類資料最好的整理方式就是丟入雲端硬碟。

例如丟上 Google 相簿， Google 會幫我們自動分類照片、自動分析照片內容，讓我以後用關鍵字就能搜尋到需要的照片。

或者像是「 Google Drive 雲端硬碟上的搜尋技巧」，一樣可以幫我們找到照片內容、搜尋文件內文，這時候不一定需要依靠分類來整理同類大量資料。因為有時候雲端服務比我們更會整理，除了相簿服務、硬碟服務，例如音樂雲端服務也是，需要時也能透過雲端更快找到。

推薦大家延伸閱讀這個雲端時代的新方法：「不需要搜尋時才要搜尋！這一步徹底改變你的工作效率」。

手動整理任務檔案的檔名，其實就是一種時間管理

但是第二種情況：「不同任務檔案的整理」就要自己來了。

例如你在執行辦公室工作時，有些資料夾特別重要、有些文件常常要用、有些檔案正在處理中，或是不同檔案裡有不同任務關鍵內容，這時候我要怎麼分類才能有效率的使用他們？

今天我想分享的，就是從「檔名」開始解決專案任務的檔案整理問題。從我自己的經驗出發，討論：

• 怎麼訂檔案名稱，可以凸顯重要、待辦的檔案？
• 怎麼幫檔案命名，可以讓我更快速看到需要的文件？

當我們的檔案命名方法可以排序出重要與待辦的任務時，那我們就等於把自己的檔案系統變成一個時間管理系統，使用起來也會更有效率。

檔名規則一：數字與符號，排序重要、待辦、計劃、備查檔案

我的檔案命名方法可以歸納成兩大規則，第一大檔名原則是「以數字或英文符號開頭」。

透過數字可以有效率的讓檔案依照我的檔名去排列，於是我就能用數字來達到兩個目的：

• 排序檔案或資料夾的重要性（愈重要的排在愈前面）。
• 把相關檔案放在一起（讓同一類檔案或資料夾排序在一起）。

例如我目前第一層的資料夾是像下圖這樣的命名規則：10～（重要常用）、20～（ToDo 進行中）、30～（計劃中）、40～（完成備查），依此類推，最後 90～（其他資料），再依需要增加數字。

實際展示的資料夾排序為：

• 10-常用辦公室資料
• 11-常用部落格工作
• 12-常用簡報文稿與範本
• ........依此類推
• 20-執行中專案
• 21-第二個執行中專案
• ........依此類推
• 30-計劃中專案
• 31-第二個計劃中專案
• ........依此類推

以「2」開頭代表「進行中」，是因為 ToDO 和 Two 有諧音。而剛好「1」用來放常用的資料也很適合。

然後採用十進位的數字，是參考我在《打開大家的 Evernote 筆記本》一書中，採訪惠敏法師的筆記分類方法時獲得的啟發，向他學習了這個有效的命名分類方式。簡單的說，也就是「2開頭的數字」都代表進行中的資料夾或檔案，這樣這些進行中的資料夾也會在排序時聚集在一起，再用 21、 22、 23 來排出同一類裡的重要次序。

我很在意時間管理的原則，所以我希望的資料夾與檔案名稱排序就是一個依據「重要（1）」、「進行中（2）」、「計劃中（3）」、「完成備查（4）」的排序方式。

你不一定要像我這樣歸類，但善用數字開頭來設計出自己的檔名、資料夾名稱原則，可以讓整個檔案系統看起來更有條理，並且一下子就能找到排列在最前面的重要或待辦任務檔案。

我在幾年前的「Evernote 筆記分類與標籤心得教學：建立會翻開的抽屜」一文中也採用了類似的筆記分類法。

檔名規則二：關鍵字，說明行動-主題-關鍵內容

接著我的第二大檔案命名原則，是結合「行動-主題-觀念內容」的關鍵字檔名，他們分別代表的意義是：

• 行動：這個檔案目前需要採取什麼行動？如果沒有，可以不寫。
• 主題：這是什麼類型、屬性、需求、專案的檔案。
• 關鍵內容：這個檔案裡面有什麼獨特內容，可以從人事時地物的角度去想。

例如一個檔名範例是：「2-修改中-新書封面V2-打開大家的Evernote筆記本-撕開紙的效果」，雖然有點長，但從檔名裡我可以獲得工作需要的重要指示，讓我來解析一下：

• 2：前面規則一所說的，代表需要處理的檔案。
• 修改中：表示這個檔案還需要採取修正的行動。
• 新書封面V2：代表檔案類型是封面修改第二版。
• 打開大家的Evernote筆記本：代表屬於哪本書封面。
• 撕開紙的效果：代表檔案內容的關鍵提示。

「數字-行動-主題-關鍵內容」的檔案命名規則不是一定要固守的，只是我給自己檔案命名時的一個指引原則，例如有些檔案不是那麼重要，那不加上數字也可以。而檔名中要使用幾個關鍵字，就是看怎麼樣最清楚明白。

至於每個關鍵字的前後順序，除了數字一定排在最前面外，其他也可以看自己需求決定，總之就是以最好認出檔案為原則。

特別的是我認為在檔案名稱上加入「關鍵內容」的描述關鍵字是很重要的，這避免了檔案看起來都一樣那就很難找了。

結語

以上，就是我目前在檔案管理上使用的檔名規則，或者說兩大檔案命名的方向。

說是方向，表示有時候也會因時制宜的調整，例如需要更多層級的檔案排序時可以使用 A01、 A02 這樣更複雜的開頭符號，但基本原則是不變的。

所以也希望我自己的這兩大檔名規則：

• 檔名規則一：數字與符號，排序重要、待辦、計劃、備查檔案
• 檔名規則二：關鍵字，說明行動-主題-關鍵內容

可以對大家整理檔案、排序檔案、分類檔案有所幫助，也歡迎大家回饋你們的方法。

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