不怕忘記任務的 Google Inbox 郵件排程解析，完整心得與案例

「 Google Inbox 」是更進階的 Gmail 郵件管理系統，從他推出至今三年多的時間，我用它來管理自己的 Gmail 郵件，獲得非常大的效率提升。其中一個關鍵，就在於：

Google Inbox 可以幫助我「不怕忘記或漏掉關鍵時刻需要的郵件」。

我們每天收到大量郵件，但並非都能當下處理。事實上，有大量的郵件都是「之後才要處理的」，如果我們都把他們擺在收件匣，會跟現在要處理的郵件混在一起，造成干擾。但是如果我們沒有設定有效提醒，很有可能到了真的需要處理時，反而忘了、漏了、找不到這個任務。

這時候， Google Inbox 可以有效地幫助郵件「排程」，讓你把郵件分配到真正應該處理的情境，然後等到了那個情境，會自動告訴你應該處理這封郵件了。

於是我可以把下班前才有空處理的雜務，延後到下班前。
我可以把下週二開會才要用到的郵件，延後到下週二開會時間。
我可以在週末記得處理一份私人帳單。
我在下個月會記得要追蹤一下某封現在寄出郵件的處理進度。
甚至我在旅遊時，會很輕鬆且自動地看到我需要的旅館郵件。

要怎麼做到上述這麼輕鬆、專注的情境？就要依靠郵件的「排程」，而 Google Inbox 搭配網頁版、手機 App ，可以做時間與地點上有效的排程。

Google Inbox 上如何設定時間、地點提醒？

詳細的設定教學，我在之前「Google Inbox 11步完成 Gmail 時間管理！ 」這篇文章已經有介紹，這一次我就不做細部的圖解，需要的朋友，再點開我前面這篇文章來參考。

Google Inbox 可以做三種提醒：

1. 把郵件或任務，延後到某一個指定時間處理
2. 把郵件或任務，延後到某一個指定地點處理
3. 設定常用的固定提醒時間

設定好時間或地點提醒的郵件，會暫時從收件匣消失，等到時間與地點到達時，才彈出來告訴你應該處理它。

也因為我的郵件都已經「排程到真正需要處理他們的情境」，所以我的收件匣通常都只有少少的，但是是目前真正需要處理的郵件。這也是我實踐多年的「清空收件匣」方法。

不過值得好好討論一下的，則是如何在 Google Inbox 設定「常用的排程時間」，設定好這個，那麼以後工作上就能更快速有效的去分派郵件，也能在需要的情境提醒我。

在 Google Inbox 左方功能列的「設定」中，可以找到「延後」頁面，讓我自訂郵件或任務要延後的時間。

我是這樣想的，所謂的「時間或地點的提醒」，其實是要告訴我「什麼情境要做什麼事」。

因為這樣的概念，所以我把這裡三個可以自訂的常用提醒時間，想像成工作上的三種情境：

• 上午6:00：起床後，想要了解一下今天有沒有要注意與處理的重要郵件任務。
• 下午2:00：早上完成重要任務後，下午午休結束後，準備開始執行次要任務。
• 下午5:30：即將下班，還有沒有需要處理的一些簡單雜務？
• 週末時間：什麼任務是上班日回到公司才能處理的？什麼任務是週末私人時間才能處理的？

時間是你可以自己設定的，關鍵是可以用自己真實的工作情境來設定。

Google Inbox 的排程應用案例分享：

這樣設定完後，我就可以利用 Google Inbox 的「延後」功能，把郵件「排程」到真正適合處理他們的情境，讓我的工作流程專注而循序漸進，並且不會忘記這些任務。

下面讓我舉出幾個使用頻率最高的案例，給大家參考，邀請大家一起思考如何幫郵件與任務做好排程。

• 1. 今天內必須處理好的瑣事：下午兩點後

我喜歡早上頭腦清晰，而且比較沒有人干擾的時間，先做一些需要完整專注時間處理的複雜任務。等到下午，開始會有比較多電話、討論，這時候才利用時間去做那些相對簡單的瑣事。

所以我的一個習慣是，如果今天收到某封郵件，告訴我今天要處理好，但他相對不重要，是瑣事郵件（例如某個行政表單），我會統一先延後到「下午兩點」這個預設好的情境，也就是等下午精神比較沒那麼好時，再來處理這些瑣事。

這樣，早上才能專注在複雜而重要的事情上。

• 2. 今天下班前必須處理好的瑣事：下午五點半後

還有一些更簡單、更不重要的瑣事，我則會直接延後到「下午五點半」這個預設情境。也就是在我下班前，最後一次打開信箱時，可以決定要不要簡單處理一下，或是乾脆延後到更久之後的時間處理，或是可以直接完成不處理。

• 3. 某一天需要處理的任務：上午六點

有哪些郵件是某一天才需要處理的呢？例如下禮拜三開會的郵件、下個月要出差的行程表、兩個月後活動的注意事項。

這時候，我會統一把這些郵件延後到那一天的早上六點。這個意思不是說六點要處理，而是六點開始會出現在那一天的收件匣，我就會獲得提醒，也會記得今天要處理的這個任務。

• 4. 下週上班日才需要處理的任務

有時候這週工作很忙，有些工作上的任務真的這禮拜沒辦法回信，而對方也沒有很及，這件事情也還不到截止時間。這時候， Google Inbox 有個延後設定是「直接延後到下個工作日」，對我來說就是下禮拜一，這也是很簡單的延後排程方法，讓我下禮拜一再來決定怎麼處理它。

• 5. 這個週末需要處理的生活雜務

或者有些郵件是我私人的郵件，或許是某個帳單，或許是要處理某個票卷，這時候我就可以在 Google Inbox 延後設定中直接延後到「週末」，等我有私人時間再來處理。

• 6. 需要在某個時機追蹤進度的任務

有時候我已經回信給對方，或是寄出了一封任務交代郵件，但我想要過一段時間，追蹤看看對方的進度，我要怎麼記得這件事情呢？

這時候，我就會在自己已經寄出的郵件中，加上一個延後提醒，看是兩個禮拜或一個月後，提醒我自己追蹤進度。

• 7. 回家需要處理的信件

有時候那個需要處理的時機是「地點」，例如我收到一個繳費通知，回家要記得繳費。或是收到快遞通知，回家要記得取件。這時候我就把這樣的郵件，在延後裡加上「住家」的地點提醒，讓我到家時還記得要處理這件事情。

• 8. 到旅遊地點需要查看的旅館信件

我也試過，把旅館寄來的通知郵件，加上該旅遊城市的地點提醒，這樣等到了該旅遊地點（例如車站），這封郵件彈出來，我就很自然地知道怎麼前往旅館。



你可以試試看，利用 Google Inbox 的郵件排程（延後提醒），把郵件任務納入某個時間、地點的情境再處理，這樣一來信箱將不再雜亂，而且不會忘記要處理的重要郵件，可以在每一個不同的時間、地點情境，去處理真正要處理的郵件。

這其實就是一種有效的整理方法，就像你把家裡的物品都設定好最適合使用他們的定位一樣。也是後面這篇文章所說的方法：「整理是建立你的行動流程，不只是整理物品」。

而關於郵件整理，你還可以參考：「不只收信！ Google Inbox 才是最佳旅遊行程規劃軟體」、「Google Inbox 帶來五個高效能習慣」等文章。另外很多企業常用的 Outlook 也可以做到類似的整理，方法可以參考：「Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學 」。


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