[筆記術-13] 準備好瑣事清單,幫你不費力進入決定性工作狀態


老婆是我的忠實粉絲,昨天認真聽了兩遍我在年輕人 Show 吧的時間管理專訪,在今天我們開車回基隆的路上,跟我說她聽了專訪裡我談「覆盤系統」後,提醒了她,今天到公司上班時,立刻打開之前完成的幾筆訂單筆記,加上「下一次可能要增改哪幾個步驟」的下一次行動清單。

我們接著聊到最近一次經驗。老婆與我都有一個凡事先列清單再說的習慣(可參考:晚上列待辦清單,養成早起習慣跟你的鬧鐘無關),例如我們列了一份帶小孩外出要準備的物品清單,並且根據每次經驗增改,讓這份清單愈來愈有用,而我們會在外出前打開清單來收拾物品。(類似方法我們還用在: 聰明的旅行行李打包清單法,如何用 Evernote 實作與清單分享

不過最近有一次,我們出門前覺得很自信,想說就根據大腦印象來收拾東西就好。結果,雖然重要物品都記得帶,卻忘了「有準備會更方便的」口水巾和尿布墊。那次經驗我們都覺得,一份「瑣事清單」,隨著經驗累積與增改,可以真的有效地幫助自己把事情完成得更好,只要我們記得去參考他。(畢竟記憶是不可靠的: 跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法




當然,並不是說我們什麼事情都不記住,也不是什麼事都只想依靠一份清單來執行就好,確實有些重要的事情值得養成習慣與直覺。

但是很多「瑣事」如果也依靠直覺,卻可能在重複做錯、額外爭吵,與不必要的焦慮上花費時間。

所以幫自己準備好「瑣事清單」,並且根據「清單」來完成瑣事,是想要幫自己在次要事情上減少時間浪費、降低大腦壓力,並且讓自己更專心在重要的事情上

就像前面我和老婆的那份「孩子外出準備清單」為例,他的實際運用流程是這樣的:

  1. 外出前幾天完全不擔心準備工作,因為有份清單可以參考。
  2. 準備外出行李時可以準確根據清單準備,不需浪費額外思考、清點時間。
  3. 外出前可以有更多心力,專注在照顧孩子的需求上。
  4. 外出前也可以更開心在規劃行程等更重要的事情上。 
  5. 如果出遊時真的發現有新的應該準備的東西,就寫入清單中,繼續累積好經驗。
  6. 不焦慮下次出遊時會不會有遺漏,因為有一份「上次經驗以來最好的清單」可以參考。

一份「持續累積的好經驗清單」 ,確實在節省瑣事時間、降低瑣事焦慮,並且讓我們更專注在重要事情上,會很有幫助。




我自己工作上,也常常利用這樣的「瑣事清單」來快速解決瑣碎但必要的環節,讓我:

更快進入決定性重要步驟。
更快投入高效率工作狀態。

例如我有一份「寫文章架構清單」,在這個架構清單裡,我列舉了寫一篇文章要做的每一個瑣碎步驟,像是研究關鍵字、設計開場、提出要解決的問題、用案例說明,以及解析方法。

這份清單有什麼效果呢?當我每次要開始寫一個新題目,還茫無頭緒時,我就打開這份清單,先照著這個架構,把基本內容列舉出來、填寫進去。這就是「快速解決瑣碎但必要的環節」。

接著我就能有更多時間進入「決定性關鍵內容」的寫作上,例如怎麼把故事寫的更有趣,或是把方法解釋得更有說服力。

而這也幫助我不會在寫文章的「周邊問題」上浪費時間,更快進入核心問題,通常我也會更有動力解決這個問題。很多時候我們就是卡在周邊問題,結果一步都跨不出去,遲遲無法進入難度最高但可能也是最有趣的核心工作狀態,當然工作也就一再拖延,因為瑣事太無趣(還可參考我的克服拖延技巧:克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧)。




而「好經驗清單」的製作沒有什麼特別的技巧,唯一的技巧就是「要記下來」,並且「下次記得使用」,持續的累積自己完成不同事情的必要步驟,為這些事情累積清單,來快速解決那些瑣事:

與其說這是一種技術,不如說是一種習慣。

而這種習慣可以幫助我們減少做事時間、降低瑣事焦慮,而更棒的是更快投入到有價值的工作和心中。

如果你想知道更進一步的經驗筆記技巧,則可以參考「寫出元經驗,不要讓筆記日記變成無用流水帳」 ,或是我在持續累積下一次更好的經驗時,會使用的「KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌」。而要克服瑣事的煩惱,也推薦你閱讀我多年前撰寫的這篇:「 如何記住今天要做的瑣事?給健忘朋友的三個好建議」。

也歡迎你來電腦玩物跟我分享你的相關心得。

筆記術系列文章:
本文歡迎社群分享,但全文轉載請來信詢問,禁止商業使用,並註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:[筆記術-13] 準備好瑣事清單,幫你不費力進入決定性工作狀態

留言

  1. 一、先做當下能做的,再做需要深入思考的。
    二、讓電腦替你記憶,讓大腦來思考。
    三、積累經驗,不斷優化,使用最佳的流程。

    回覆刪除
  2. 我的工作是業務,很基本的工作就是要報價、打訂單、追生產進度、打出貨文件之類的,但因為每個客戶的作業流程不一樣,所以我的工作筆記也不可能都完全相同,雖然我們公司有規定要寫出每個客戶所屬的作業與文件準備流程,但不可能要求每個接手過的同事都把工作流程寫的詳細,所以我自己會在開始接手的時候,一邊實做一邊寫自己的筆記,然後下次再作的時候,先讀一遍自己的筆記(清單),第一次自己實做的時候,可能是因為同事剛講過所以記憶猶新,所以沒有出甚麼大錯,第二次自己作的時候就出錯了..回頭檢視自己的筆記就是少記了一個很重要的重點,所以才出錯,而第三次就沒出錯了。因為這樣子我蠻震撼的,因為自己親身實際驗證了了,別人的給的清單(工作SOP)不一定絕對正確,自己要建立自己的清單,而清單要不斷地不斷地優化與檢視

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期