Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學

我之前在電腦玩物撰寫的「Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學」一文，提到了可以利用 Google 共用日曆來建立「公司內的會議室預約系統」、「請假系統」，步驟簡單而效果實用。

後來我又進一步撰寫了「最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學」，分享一個團隊如何利用 Google 日曆來一起管理專案與活動。以及「用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧」，分享我自己如何利用共用日曆和老婆做好家庭生活溝通與管理。

不過這裡其實有一個問題，那就是共用 Google 日曆雖然簡單，可是協作者都可以改行事曆上的內容，這樣會不會有同事誤改別人預約的會議室？或是合作者誤改重要的專案行程與活動呢？

在家人、少數人合作上問題不大，但是如果真的要用 Google 日曆達成團隊的遠端協同合作，可就不能讓人誤改行程了！




最近有個公益團體詢問我，他們想用 Google 日曆做全台灣的活動協調，台灣各地的夥伴都要添加自己的需求與行程，但他們也怕會在操作時不小心誤改他人的行程。有沒有辦法：

「又能讓每個人添加行程」，但是「又能避免誤改他人行程」呢？

我研究了一下後發現確實可以，步驟上會麻煩一點，不過能解決問題。如果也有下面需要的朋友，這個技巧會非常適合你的進階利用：

• 要用 Google 日曆預約會議室或公司設備（並且你不是使用 G Suite ）
• 要用 Google 日曆管理團隊的專案進度、回報、行程

學會之後，在免費版的 Google 日曆，就可以做到：

• 每個人都能在共用日曆上添加行程
• 每個人都能看到共用日曆的所有行程
• 但不能改動其他人的行程
• 管理者才能統一管理

其實這個技巧在 Google 官方說明文件中有教：「建立會議室或共用空間的日曆」，只是他寫的不是那麼清楚，我這篇就用更完整的圖文教學來示範。




以下教學，我使用的是「新版 Google 日曆網站」。

首先，從建立一個準備共用的 Google 行事曆開始。

第一步設定這個新日曆的名稱，如果你是要建立預約會議室系統，可以將日曆取名為會議室名稱，例如「電腦玩物 A1 會議室-20人」。如果是要共用專案，那就取名為專案名稱。

接著，在「自動接受邀請」的部份，可以依據你的需求做設定：

• 會議室預約系統：因為不能重複預約，所以可以選「自動接受不衝突的邀請」，到時候衝突邀請會被自動排除。
• 專案回報系統：如果是要讓團隊回報各自行程，那行程可以重疊，就選「自動將所有邀請加到這個日曆中」。

接著，把想要一起共用這個日曆的合作者，加入「與特定使用者共用日曆」的名單中。

要注意的是，因為我們的前提是想要「共用時，防止誤改他人行程」，所以這時候我們不能開放編輯權限給合作者，而要用下面這個權限：

• 查看所有活動的詳細資料：合作者可以看到這個日曆內容，但是不能直接修改或新增上面內容。

咦？可是我們不是也要讓合作者可以預約會議室，或是直接回報行程嗎？別急，先做好這個權限設定，後面我再一步步解說。

接著來到這個共用日曆的「日曆 ID 」欄位，把這個預約會議室或團隊專案的共用日曆 ID 複製下來， ID 會長成類似這樣：「xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@group.calendar.google.com」。

這個技巧就是；

讓其他合作者，用「邀請日曆 ID 」的方式，在共用日曆上添加行程，但因為合作者沒有給他編輯權限，所以他只能添加、只能瀏覽，不能修改或刪除他人資料。

現在視角換到其中一個合作者，假設他想要在「電腦玩物 A1 會議室-20人」這個共用日曆上預約一個會議室時間，那麼他的作法如下。

合作者在「自己的行事曆」上新增這個預約會議室的行程（注意，不是在共用行事曆，而是在自己原本的個人行事曆上新增行程），但是在「新增邀請對象」的欄位，輸入前面「電腦玩物 A1 會議室-20人」共用日曆的「日曆 ID」 ，按下確認。

根據讀者的分享回饋：「日曆ID 可以儲存在 Google 聯絡人中，並且給一個組別名稱，那麼每次在邀約欄位中只要輸入組別名稱就可以了，一點也不麻煩。」

這時候，在合作者的個人行事曆上，他會看到自己的行程卡片上，有「電腦玩物 A1 會議室-20人」這個共用日曆加入，而顯示的方式看起來就好像是預約了會議室地點一樣。

而來到大家共用的這個「電腦玩物 A1 會議室-20人」共用日曆，因為受到前面那位合作者的邀請，所以大家也會看到這個「共用日曆」上，已經有一個一樣的行程時段被預約了！

只要讓合作者、會議室預約同事，用上面的流程去操作（麻煩的地方則是大家要記住共用日曆 ID ），就可以一起在共用日曆上插入行程，但是不會改到別人的行程，並且都能看到所有的行程了。

最後則補充一些實作上會遇到的問題與解答：

• 如果兩個人在衝突時段安插行程會怎樣？前面若是有設定「自動接受不衝突的邀請」，那麼後來者，就無法把自己的行程插入共用行事曆，這樣就避免會議室被重複預約。
• 如果合作者在自己的個人行事曆中把行程刪除或修改，那共用行事曆上他插入的行程也會刪除或修改，也就是只能改自己加入的行程。
• 如何禁止某些時段給別人安排時間？管理者先把那些時段預約起來即可。

也就是說，這樣一來只有管理者有權限協同共用行事曆的內容，或是直接在共用日曆上安插行程，其他合作者要用「邀請共用日曆 ID 」的方式來插入自己的行程做預約。

雖然多了步驟，多了點麻煩，不過這是在使用「免費版 Google 日曆」下就能完成的方法，讓個人使用者或小團隊，也能滿足類似 G Suite 上會議室預約系統的需求。

如果大家有需要，接下來我也可以撰寫 G Suite 上如何更有效的建立公司內、學校內的會議室預約、設備預約系統，並在 Google 日曆上更輕鬆做到預約。

而如果你想知道更多 Google 日曆技巧，還可以參考：「10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間」、「Google 日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒！」，或是我最新的案例應用：「用 Google 日曆幫孩子留下成長日記與健康記錄，更利合作查詢」。


 （全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學）